Strategische waarde creëren in de lokale overheid

In heel Europa werken lokale overheden in een omgeving met steeds hogere verwachtingen, ingewikkelde regels en veel druk om meer te doen met minder. Omdat de overheidsbudgetten nu meer dan ooit onder de loep worden genomen, moeten gemeentelijke bestuurders ervoor zorgen dat elke financiële beslissing gebaseerd is op actuele, betrouwbare en bruikbare gegevens. Deze verschuiving naar wendbaarheid, verantwoordingsplicht en inzichtgestuurd management verandert de vereisten die moderne overheidsdiensten stellen aan technologie. 

De gemeente Delft, een van Nederlands meest historische en innovatieve gemeenten, laat zien hoe deze toekomst eruit ziet. De gemeente bedient meer dan 100.000 burgers met een personeelsbestand van ongeveer 1.100 medewerkers en zag in dat haar oude financiële infrastructuur de veranderende verantwoordelijkheden niet langer kon ondersteunen. Hun oude systeem was on-premises, versnipperd en te veel afhankelijk van handmatige ingrepen. Daardoor was het overzicht beperkt, waren de rapportages niet consistent en werkten teams vaak met tegenstrijdige gegevens. Voor een organisatie die zich inzet voor transparantie, goed financieel beheer en operationele uitmuntendheid was dit niet langer houdbaar.

De beslissing van de gemeente Delft om Unit4 ERPx te implementeren markeert een strategische sprong naar een geïntegreerd, intelligent en veranderingsgericht besturingsmodel. En het effect is transformatief.

Van gefragmenteerde gegevens naar een centrale strategische basis

Vóór ERPx hadden de belangrijkste financiële processen, zoals purchase-to-pay en sales-to-cash, onvoldoende zichtbaarheid en beperkte end-to-end controle. Handmatige gegevensadministratie was omvangrijk en de nauwkeurigheid inconsistent.

"Er ging veel tijd en financiële middelen zitten in het administreren van gegevens”, zegt Jurriën Westhoek, Hoofd Financiën bij de gemeente Delft. "De cijfers klopten niet altijd, dus we waren voortdurend bezig met het corrigeren van de gegevens. Bovendien waren er vertragingen, waardoor de gegevens vaak al verouderd waren tegen de tijd dat ze beschikbaar waren.”

Rapportage bracht vergelijkbare uitdagingen met zich mee. Zonder een centraal kader voor financiële inzichten, bouwden budgetbeheerders vaak hun eigen interpretaties van de cijfers. Zoals Kim Zwarts van KZ Consultancy, die de implementatie van ERPx begeleidde, uitlegt: "Er was heel weinig controle over de rapportages, dus budgetmanagers maakten vaak hun eigen budgetrapportages die niet overeenkwamen met andere rapportages. Mensen spraken niet dezelfde taal. Dit ondermijnde het vermogen van de gemeente Delft om betrouwbare, gegevensgestuurde beslissingen te nemen.”

ERPx heeft dit landschap volledig veranderd. Tegenwoordig werkt de gemeente Delft met één enkele bron van waarheid. Financiële gegevens zijn uniform, consistent en in bijna realtime beschikbaar. Budgetmanagers hebben toegang tot intuïtieve dashboards, kunnen details van transacties opvragen en samenwerken op basis van een gedeeld beeld van de prestaties. Wat ooit gefragmenteerd was, is nu strategisch verbonden.

Een model voor de publieke sector dat het implementatierisico vermindert en de waarde versnelt

Een van de sterkste punten van ERPx is de speciaal gebouwde basis voor de Nederlandse publieke sector. Dit model bevat gestandaardiseerde workflows, vooraf geconfigureerde overwegingen op het gebied van regelgeving en gevestigde best practices voor gemeentelijke financiën.

"Unit4 ERPx is gebouwd voor de toekomst van overheidsdiensten”, merkt Jurriën op. "Het zit boordevol vooraf ingebouwde AI-functionaliteit die de gemeente Delft helpt efficiënter te werken en op inzichten te reageren.” Vanaf dag één sloot het platform naadloos aan op de operationele en wettelijke vereisten van Delft. Dit elimineerde aanzienlijke configuratieoverhead en verminderde de complexiteit die normaal gesproken gepaard gaat met grote ERP-programma's.

Zoals Zwarts uitlegt: "Veel organisaties hebben van die geweldige ERP-systemen, maar je bent er nooit 100% zeker van dat het voor jou geschikt is, of het kan uitgebreide configuratie vereisen om aan de doelstellingen te voldoen. Dat is niet het geval met Unit4 ERPx. Het publieke model geeft ons gestandaardiseerde workflows, maar met de mogelijkheid om de onderdelen die we nodig hebben gemakkelijk aan te passen."

Deze combinatie, structuur met flexibiliteit, staat centraal in de manier waarop Delft een veerkrachtige financiële operatie opzet die kan meegroeien met veranderend beleid, verschuivende prioriteiten en nieuwe behoeften van de gemeenschap.

Budgetbeheer verbeteren met real time inzicht en volledige transparantie

Budgettering is een van de meest strategische verantwoordelijkheden van elke gemeente. Met ERPx heeft de gemeente Delft een nieuwe manier bedacht om budgetten te bepalen, te beheren, bij te houden en aan te passen. Waar Excel ooit de boventoon voerde, worden nu bijna alle gegevens rechtstreeks in het ERPx-platform ingevoerd. Dit heeft fouten voorkomen, dubbel werk verwijderd en gezorgd voor afstemming op alle niveaus van de financiële planning.

"Een budgetbeheerder kan klikken op de dashboards die we in ERPx hebben gebouwd en alle relevante details zien”, zegt Zwarts. "Ze hebben ook een granulaire weergave, tot aan individuele facturen." De mogelijkheid om proactief aanpassingen te doen is een van de meest impactvolle mogelijkheden van het platform. Als er nieuwe projecten ontstaan of onverwachte gebeurtenissen van invloed zijn op de uitgaven, ontvangen managers waarschuwingen en kunnen ze prognoses onmiddellijk aanpassen op basis van real time informatie. Dit reactievermogen is essentieel in de de dynamische omgeving van de publieke sector.

Ook de source-to-pay processen zijn nu beter. Contracten worden makkelijker beheerd dankzij gebruiksklare sjablonen. Budgetmonitoring verloopt sneller. En de regels worden beter gevolgd. Met een soepele integratie in maar liefst 25 systemen, zoals HR, profiteert de gemeente Delft van een systeem dat zich aanpast aan veranderingen in plaats van ze moeilijker te maken.

Operationele efficiëntie bereiken en talent inzetten voor werk met een hogere waarde

Een van de duidelijkste indicatoren van strategische ERP-waarde is het vermogen om personeel te verschuiven van handmatig administratief werk naar activiteiten die langetermijnplanning en publieke waarde ondersteunen. De gemeente Delft heeft precies dat bereikt.

Dankzij de efficiëntieverbeteringen die ERPx heeft opgeleverd, is 10% van de financiële medewerkers ingezet voor strategische taken. Dit is niet alleen een vermindering van het aantal personeelsleden; het is een structurele transformatie van de manier waarop de financiële functie bijdraagt aan de doelstellingen van de gemeente. Waar het team ooit uren besteedde aan het navigeren door meerdere systemen, het controleren van gegevens of het afstemmen van discrepanties, consolideert ERPx alle taken in één gebruiksvriendelijk platform.

Vooral de rapportage heeft een metamorfose ondergaan. Activiteiten die voorheen uren duurden, zijn nu minutenwerk, waardoor de besluitvormingscycli tussen afdelingen sneller verlopen en Delft beter kan inspelen op operationele verschuivingen.

Zoals Jurriën het zegt: "Het financiële team is nu meer een adviseur geworden, in plaats van begraven in spreadsheets. Dat is goed nieuws voor onze planning, en het is nog leuker voor de mensen die met mij werken." Deze verschuiving in rol, van transactionele ondersteuning naar strategisch advies, is precies wat gemeenten die klaar zijn voor de toekomst willen bereiken.

Een moderne gebruikerservaring creëren die adoptie stimuleert en de productiviteit verhoogt

Gebruikerservaring is vaak de doorslaggevende factor voor het succes van een technologische transformatie. Het intuïtieve ontwerp van ERPx, de visueel samenhangende dashboards en de workflowgestuurde navigatie hebben veel weerklank gevonden bij de medewerkers van de gemeente Delft. Medewerkers waarderen de eenvoud om alles op één plek te hebben. Dashboards geven precies weer wat elke gebruiker wil zien. Werkruimten consolideren taken in één digitale omgeving. En de strakke, moderne interface verkleint de leercurve voor medewerkers met uiteenlopende digitale vaardigheden. Deze focus op bruikbaarheid heeft de adoptie versneld en de weerstand tegen verandering verminderd, zodat de gemeente de volledige waarde van haar technologie-investering kan benutten.

Een toekomstbestendige basis voor voortdurende innovatie

De transformatie van gemeente Delft gaat verder dan operationele verbeteringen. Met ERPx heeft de gemeente geïnvesteerd in een platform dat gebouwd is om te evolueren. De cloudeigen architectuur zorgt voor continue updates. AI-mogelijkheden worden jaar na jaar uitgebreid. Gegevensmodellen kunnen worden uitgebreid zonder complexiteit. Bedrijfsprocessen kunnen worden aangepast als de behoeften van de gemeenschap veranderen. Gezien het tempo van beleidsveranderingen, economische verschuivingen en aanpassingen in regelgeving waarmee organisaties in de publieke sector te maken krijgen, is het vermogen om snel te reageren essentieel. 
De gemeente Delft heeft nu een stichting die innovatie ondersteunt in plaats van beperkt.

Een blauwdruk voor gemeentelijke modernisering

Het ERPx-traject van de gemeente Delft staat model voor gemeenten die verantwoord, strategisch en efficiënt willen moderniseren. Hun ervaring toont de transformerende impact van het afstemmen van technologie op het doel:

• Eén enkele bron van waarheid die je helpt om de controle en de financiën op orde te houden
• Snellere, meer samenwerkende besluitvorming door real time data
• Gestroomlijnde processen die tijd vrijmaken voor waardevoller strategisch werk
• Een gebruikerservaring die adoptie stimuleert en productiviteit ondersteunt
• Een flexibel, uitbreidbaar platform dat speciaal is gebouwd voor de Nederlandse publieke sector

Het is een overtuigend voorbeeld van hoe een gemeente haar financiële organisatie kan uitrusten om een proactieve, inzichtgestuurde strategische partner te worden. Voor lokale overheden die een wendbaarder, verantwoordelijker en toekomstgericht besturingsmodel willen bouwen, laat de gemeente Delft zien wat er mogelijk is als het juiste platform wordt gekoppeld aan een duidelijke ambitie.