Als wethouder ICT in uw portefeuille?

Gefeliciteerd, u bent wethouder geworden! En met een goed gevulde portefeuille nog wel, vol interessante maatschappelijke opgaven en… ICT? O jee, een enkel moment van onoplettendheid aan de formatietafel en nu zit u opgescheept met een corveedossier. Tenminste, dat mogen uw collega’s in het college denken - in feite heeft u een sleutelpositie verworven en kunnen ze de komende vier jaar niet om u heen. Want al die mooie plannen voor woningbouw, het sociaal domein of publiekszaken komen zonder goede ICT niet van de grond. Zonder u, dus.

Dan is het wel zaak om snel de teugels in handen te nemen. Hier zijn vijf vragen om aan uw gemeentesecretaris, CIO of informatiemanager te stellen, zodat u kunt beginnen met sturen.

1. Hoe stevig is ons fundament?

Uw gemeente voert honderden zeer uiteenlopende taken en diensten uit. Die enorme variatie is terug te zien in de informatievoorziening. Er zijn letterlijk honderden softwareapplicaties nodig om alle werkprocessen snel en goed uit te voeren. Die applicaties zijn op allerlei manieren verbonden met elkaar én met externe systemen, zoals DigiD en basisregistraties.

Deze complexe informatievoorziening heeft continu aandacht nodig om in goede conditie te blijven. Achterstallig onderhoud maakt uw gemeente kwetsbaar voor uitvallende ICT-systemen, het verlies van gegevens en cyberaanvallen.

Als wethouder hoeft u niet precies te weten hoe de techniek werkt, maar u wilt wel op hoofdlijnen weten hoe uw gemeente ervoor staat. Hoe zit de ICT in elkaar? Wat zijn de kritische systemen die de belangrijkste processen ondersteunen? Welke onderdelen dreigen te verouderen? Zijn er misschien grote contracten die de komende twee jaar aflopen?

Besturen is vooruitzien: u wilt voorkomen dat u plots onder tijdsdruk besluiten moet nemen omdat een kostbare applicatie niet langer ondersteund wordt of onrechtmatig is aangeschaft.

2. Welke projecten lopen er?

De hele ambtelijke organisatie is afhankelijk van informatie en daarom borrelen er voortdurend wensen en vragen omhoog. Er lopen tientallen grotere en kleinere IT-projecten die op allerlei manieren samenhangen en elkaar soms ronduit in de weg zitten. Minstens zoveel projecten wachten tot er capaciteit beschikbaar is om ze uit te voeren. En dan moeten uw collega’s in het bestuur de mouwen nog opstropen om de ambities uit het coalitieakkoord te verwezenlijken.

Laat u bijpraten over het projectenportfolio. Hoe zijn de plannen en ambities uit het coalitieakkoord erin verwerkt? Hoe vindt besluitvorming plaats? Weegt de kwaliteit van de informatievoorziening als geheel voldoende mee?

Wat zijn de belangrijkste, meest risicovolle ICT-projecten die nu lopen? Neem geen genoegen met geruststellende rapportages vol groene stoplichten en smileys, maar vraag door naar de status en verwachtingen. Wacht niet tot een belangrijk project uit de hand loopt en pas dan op uw bureau belandt.

3. Zijn we voldoende weerbaar?

Een ransomware-aanval, datalek of uitval van kritieke systemen kan leiden tot stilvallende dienstverlening, verlies van persoonsgegevens en hoge herstelkosten, met alle politieke en maatschappelijke schade van dien. Met de komende Cyberbeveiligingswet (Cbw) bent u medeverantwoordelijk voor de digitale veiligheid. Diezelfde wet stelt het overigens verplicht dat collegeleden een training volgen om voldoende kennis te verwerven over cyber.

Hoe houdt de organisatie haar informatieveiligheid op peil? Laat u informeren over de belangrijkste kwetsbaarheden en wat eraan gedaan wordt. Vraag naar de uitkomsten van recente audits en hoe aandachtspunten zijn opgevolgd. Minimaal wilt u voldoen aan de wettelijke eisen (AVG, NIS2).

Geen enkele organisatie is volledig beschermd. Dat betekent dat ook uw gemeente getroffen kan worden door een aanval of ernstige storing. Ligt er een draaiboek voor? Hoe is IT verweven in het continuïteitsplan? Wanneer is er eigenlijk voor het laatst geoefend op een crisissituatie waarin IT een belangrijke rol speelde?

4. Wat kost ICT en wat levert het ons op?

De jaarlijkse ICT Benchmark Gemeenten laat al jaren zien: de kosten die gemeenten maken voor ICT stijgen alleen maar. Reden voor sommige bestuurders is om zich te richten op het beteugelen van die kosten, maar dat is niet altijd terecht. Bij de vraag hoeveel uw gemeente aan ICT uitgeeft, hoort ook die andere vraag: wat levert het op?

Dat zijn geen eenvoudige vragen. Veel gemeenten hebben moeite om een compleet beeld te geven van wat ze aan ICT uitgeven. En de baten die al die technologie opleveren, zijn nog lastiger boven tafel te krijgen. Toch is het belangrijk om een poging te wagen.

Wat zijn onze ICT-kosten eigenlijk? Hoe verschillen we daarin van andere, vergelijkbare gemeenten? En hoe komt dat? Hoe verhouden de kosten zich tot de kwaliteit van onze informatievoorziening? Investeren we daar voldoende in?

En ja: wat leveren de investeringen in digitalisering, datagedreven werken, AI en ICT-infrastructuur eigenlijk op? Wat doet dat voor onze organisatie en, bovenal, voor onze inwoners en ondernemers? Wat hebben zij eraan?

5. Hoe werkt de informatievoorziening over de informatievoorziening?

Zowel de Rijksoverheid als de VNG zijn het er tegenwoordig over eens: ICT is Chefsache. Maar om als politiek verantwoordelijke ‘chef’ de juiste beslissingen te kunnen nemen, heeft u informatie nodig.

Vaak zijn problemen en risico’s allang bekend in de ambtelijke organisatie voordat ze uiteindelijk doordringen tot het college. Rapportages en notities leggen een lange weg af van de werkvloer naar de bestuurstafel. Onderweg worden problemen afgezwakt en oplossingen aangedikt. Alles met de beste bedoelingen, natuurlijk: om de bestuurder te beschermen, om slapende honden niet wakker te maken, uit angst voor repercussies of omdat het probleem eigenlijk al zo goed als opgelost is dus waarom zouden we onze drukbezette wethouder er nu nog mee lastigvallen…

Dat kan lang goed gaan, totdat het goed misgaat.

Micromanagement werkt averechts, maar u wilt wel de vinger aan de pols houden. Zorg daarom voor goede verbindingen met de werkvloer. Hoe ziet het (formele) proces eruit: wie bepaalt welke informatie wanneer en in welke vorm op uw bureau belandt? Past dat bij uw eigen behoeften? Welke sleutelfiguren in de organisatie zijn interessant om af en toe mee bij te praten? Vertrouw niet enkel op directie, afdelingshoofden en strategisch adviseurs om u van informatie en goede ideeën te voorzien. Wissel ook eens van gedachten met een ICT-beheerder, een projectleider, of iemand van de postkamer.

Begin goed geïnformeerd

Met deze vijf vragen maakt u een goede start. Ze geven u inzicht in wat er nodig is om de informatievoorziening op niveau te houden (of brengen) en welke ruimte er is om de bestuurlijke ambities van u en uw collega’s waar te maken. Want als een moderne gemeente iets nodig heeft, dan is het de juiste informatie op het juiste moment op de juiste plek. En laat dat nou net in uw portefeuille zitten.

Dus nogmaals, gefeliciteerd, wethouder. Maak er een goedgeïnformeerde termijn van!