Het Stadsarchief Amsterdam ondergaat een omvangrijke vernieuwing van zijn digitale infrastructuur. Daarover zijn zorgen ontstaan.In een opiniebijdrage in Het Parool waarschuwen hoogleraren Judith Pollmann, Charles Jeurgens en Fred van Lieburg dat het archief ‘op het punt staat onbruikbaar te worden’. Volgens de auteurs dreigt de overstap naar een nieuw digitaal zoeksysteem te leiden tot verlies van overzicht en vindbaarheid binnen de omvangrijke Amsterdamse archieven.
Hoogleraren bezorgd over nieuw zoeksysteem Stadsarchief Amsterdam
Archiefstukken inzien op de studiezaal of gedigitaliseerd via een ‘scanning on demand’-service, voldoet volgens de hoogleraren prima.
Digitalisering en nieuw platform
Het Stadsarchief schrijft op een speciaal ingerichte pagina met antwoorden op veelgestelde vragen over de vernieuwing dat het huidige systeem de groei van digitaal materiaal niet meer aankan. De instelling meldt dat daarom eind november een nieuw zoeksysteem wordt ingevoerd. Dit moet zowel het zoeken in als het beheren van digitaal geboren archieven verbeteren. De invoering zou noodzakelijk zijn, omdat steeds meer documenten uitsluitend digitaal worden aangeleverd. De grote en snelgroeiende hoeveelheden digitaal materiaal zijn niet goed te verwerken en online te presenteren.
Zorgen bij onderzoekers
Onder de hoogleraren leven echter zorgen over de gevolgen van de systeemvernieuwing. Met name omdat de zogenoemde ‘dynamische boomstructuur’ van archieven mogelijk verloren gaat. Die structuur is volgens hen van belang voor het behouden van context en herleidbaarheid binnen archiefmateriaal. ‘De nieuwe zoekomgeving is op een compleet andere leest geschoeid. Elk document wordt nu als los stuk gepresenteerd, in een platte lijst, zonder structuur. De inventarissen zijn onzichtbaar geworden en gebruikers worden geacht stukken te traceren door een zoekterm in te vullen à la google’, schrijven ze.
De huidige werkwijze van het archief, waarbij archiefstukken kunnen worden ingezien op de studiezaal of gedigitaliseerd kunnen worden via een ‘scanning on demand’-service, voldoet volgens de hoogleraren prima aan de zorgplicht en informatiebehoefte.
De uitklapbare inventaris
Het Stadsarchief schrijft op de vraag-antwoordpagina dat de structuur van de inventaris niet weg is, maar simpelweg anders wordt gepresenteerd. ‘In het huidige systeem werd een inventaris in één scherm gepresenteerd, waarbij je steeds een onderdeel kon openklikken. In het nieuwe systeem klik je door naar het bovenliggende onderdeel.’ Een voordeel van die doorklikfunctionaliteit is dat deze is toegerust op de grote hoeveelheden data waarmee het archief te maken heeft. ‘De laadtijd om grote hoeveelheden scans of omvangrijke digitale archieven online te kunnen presenteren is veel lager.’
Het nieuwe zoeksysteem betreft bovendien een bèta-versie, wat inhoudt dat er nog volop aan wordt gesleuteld. Maar zoals het er nu uitziet, is het volgens de hoogleraren geen deugdelijke vervanging van het huidige systeem. ‘De in de Archiefwet verankerde belofte van een ‘goede, geordende en toegankelijke staat’ van overheidsarchieven wordt hiermee geen dienst bewezen. Hetzelfde geldt voor de talloze particuliere archieven uit alle geledingen van de samenleving.’
In de opinie roepen zij het Stadsarchief dan ook op om ‘alsnog een deugdelijk zoeksysteem te ontwikkelen dat nieuwe mogelijkheden biedt, maar tegelijkertijd beproefde manieren continueert’.
Plaats als eerste een reactie
U moet ingelogd zijn om een reactie te kunnen plaatsen.