Toen de Chief Information Officers (CIO’s) van de vier grootste gemeenten Amsterdam, Rotterdam, Den Haag en Utrecht ongeveer twee jaar geleden bijna gelijktijdig begonnen, viel hen één ding op: de IT-wereld van de gemeenten was versnipperd.
Hoe de G4 een gezamenlijke digitale koers uitzet
De digitale samenwerking van de G4 begon bij de CIO’s, maar breidt zich nu langzaam uit over de rest van de organisaties.
Waar het Rijk al jaren een coherent CIO-stelsel kende, troffen zij bij de G4 een mozaïek van afzonderlijke trajecten, uiteenlopende processen en lokale keuzes. ‘Wij waren verbaasd over het gebrek aan samenwerking in de gemeentelijke wereld’, zegt Dennis Ravensbergen, CIO van gemeente Den Haag. ‘We zijn toen snel bij elkaar gaan zitten.’ Peter den Held, CIO van gemeente Rotterdam, herinnert zich dezelfde constatering. ‘Dat we veel dingen solistisch aanpakten, was niet handig.’
Gezamenlijk sterker in overleg met Microsoft
Die gedeelde analyse leidde uiteindelijk tot de eerste grote doorbraak: gezamenlijke inkoop van IT. Niet meer zelfstandig alleen onderhandelen met grote leveranciers, maar één front vormen. Den Held noemt dat een zeer belangrijke stap. Ook Ravensbergen ziet de impact. ‘Tweeënhalf jaar geleden waren we allemaal individueel met Microsoft in gesprek. Inmiddels hebben we ons allemaal aangesloten bij een traject dat door de VNG is gestart.’ Daarmee heeft de versnippering plaatsgemaakt voor schaalvoordeel, samenhang en een betere onderhandelingspositie.
Naar één G4-dienstverleningsplatform
Het tweede speerpunt is nog iets ambitieuzer: één gezamenlijk platform voor digitale dienstverlening aan inwoners. Voorheen ontwikkelde elke stad zijn eigen route, maar dat tijdperk loopt op zijn einde. Den Held schetst de verandering: ‘We zijn gestart om op onderdelen gezamenlijk een platform dienstverlening in te richten. In eerste instantie hadden we allemaal onze eigen trajecten lopen, maar we hebben nu besloten om dit met Common Ground bij elkaar te brengen.’ Ook de VNG zag het belang ervan in en stapte in als partner. Het doel: een platform dat niet alleen de vier grootste steden kan ondersteunen, maar op termijn bruikbaar is voor heel gemeenteland.
De organisatie beweegt mee
De samenwerking begon bij de CIO’s, maar breidt zich nu langzaam uit over de rest van de organisaties. Ravensbergen: ‘We hebben bijvoorbeeld nu ook onze CISO’s opdracht gegeven om uitdagingen en oplossingen te bespreken en met voorstellen te komen.’ Ook de enterprise-architecten zijn samengebracht. Dat leidt tot concrete resultaten. Zo is een van de Amsterdamse collega’s inmiddels afgevaardigd in de landelijke NDS-werkgroep over digitale autonomie en is Rotterdam actief op Burger en ondernemer centraal.
Procesverschillen grootste hindernis
Niet alles gaat vanzelf. De CIO’s stuiten geregeld op de realiteit dat beleid en processen tussen gemeenten nog altijd uiteenlopen. Ravensbergen: ‘We hebben misschien wel zestig verschillende waardeketens per digitaal product, waardoor ze op een heel andere manier tot stand komen. Ook zien we dat collega’s van bepaalde diensten elkaar heel makkelijk weten te vinden en anderen nog helemaal niet.’ Zelfs wanneer de wet- en regelgeving voor digitale producten gelijk is, wordt deze lokaal verschillend geïmplementeerd. Den Held noemt dat een structurele hobbel: ‘Wet- en regelgeving wordt door gemeenten toch elke keer weer anders beleefd of geïmplementeerd. Dat maakt het creëren van een gezamenlijk ICT-pakket een behoorlijke uitdaging.’ De G4 heeft deze uitdaging inmiddels zelfs voorgelegd aan de vaste Kamercommissie Digitalisering.
Beweging verder in de organisatie
Eén ontwikkeling geeft beide CIO’s vertrouwen: steeds vaker komt het initiatief nu van onderop. Ravensbergen vertelt: ‘Laatst hadden we een bijeenkomst vanuit de directies Belastingzaken en collega’s kwamen zelf naar ons toe met de vraag of onderliggende IT-systemen meer naar elkaar toe kunnen bewegen.’ Dat ook de verantwoordelijken voor primaire processen binnen de gemeenten nu zelf G4-samenwerking opzoeken, ziet hij als een teken dat de samenwerking dieper in de organisaties doordringt.
G4 als versneller binnen gemeenteland
De G4 werkt nauw samen met VNG, Common Ground en landelijke trajecten binnen de Nederlandse Digitaliseringsstrategie (NDS) en zal dat ook blijven doen. Maar de grote gemeenten wachten met digitaliseren niet op andere initiatieven. Den Held: ‘Ik denk dat wij met de G4 iets makkelijker grotere stappen kunnen maken.’ Dat heeft te maken met de aanwezige capaciteit aan digitaliseringsexperts bij de gemeenten, maar ook met het feit dat de G4-gemeenten zelf in staat zijn om te investeren. Bovendien: uiteindelijk komen alle ontwikkelingen beschikbaar voor andere gemeenten. Ravensbergen benadrukt dat: ‘Alles wat we ontwikkelen en doen, stellen we daarna ook beschikbaar aan het collectief.’
De G4 moet ook wel sneller digitaliseren dan andere gemeenten. Volgens Den Held is de noodzaak in grote steden simpelweg groter; vanwege de schaalgrootte is het veel werk om alle bewoners te blijven bedienen via het gemeentelijk loket. ‘Bovendien zijn de maatschappelijke vraagstukken in de G4-gemeenten anders dan in de G40 en de kleine gemeenten’, aldus Ravensbergen. et verleden lag de focus op de verschillen. We hebben nu steeds meer de focus op de overeenkomsten.’De grootste verandering die inmiddels teweeg is gebracht, is misschien wel de mindset. Den Held: ‘In het verleden lag de focus op de verschillen. We hebben nu steeds meer de focus op de overeenkomsten.’
Plaats als eerste een reactie
U moet ingelogd zijn om een reactie te kunnen plaatsen.