Gemeenten testen hulp van AI

Welk werk zou AI zoal kunnen overnemen van ambtenaren? Amsterdam en Beverwijk gingen in een pilot met die vraag aan de slag. De ene gemeente bij de afhandeling van burgerbezwaren, de andere bij de omgevingsvergunningen. ‘Als je het vergunningsproces automatiseert, speel je medewerkers vrij.’

Bezwaarmakers

Elke gemeente, groot of klein, heeft er wel mee te maken: burgers die bezwaar maken tegen een besluit, zoals een boete voor huishoudelijk afval dat naast de vuilcontainers is buitengezet. In Amsterdam is dat niet anders. Gemiddeld krijgen we zo’n 800 tot 1.000 bezwaren per maand binnen,’ zegt Virgill van der Meer, lead data scientist bij het juridisch bureau van de gemeente. Dat levert een behoorlijke workload op. Van der Meer: ‘Je hebt soms te maken met complexe zaken die veel tijd en capaciteit vragen. Soms wel tot zestien uur per case.’

De gemeente schreef zich in op een pilotprogramma van de VNG, Uitvoeringskracht en Arbeidsmarktkrapte. Daarin wordt getest hoe je de slagkracht van het uitvoerende beleid kan versterken door de inzet van allerlei innovatieve methoden.

Amsterdam werd in maart vorig jaar gekozen uit de in totaal 67 ingediende voorstellen. De gemeente zette vol in op technologie en wel met big data en algoritmes. Die zouden kunnen helpen bij een efficiëntere afhandeling van al die bezwaarschriften, was de gedachte. Hun vraag: hoe kan AI bijdragen aan een snellere en vooral kwalitatief betere besluitvorming die ook ten goede komt aan de Amsterdammer zelf? Het paste helemaal binnen de route die de gemeente eerder had uitgezet, zegt Van der Meer, die fungeert als de project- en ­pilotleider. ‘Binnen het juridisch domein doen we al veel aan datagedreven werken en daarbij komt ook steeds vaker AI om de hoek kijken.’

Concept-adviesbrief checken

Van der Meer en zijn data science & AI-team ontwikkelden zelf, en dus in eigen beheer, speciale software. Met Juris-Match, dat mede draait op generatieve AI, kunnen juridische medewerkers snel door de ­verschillende bezwaarschriften heen ­scrollen en ook snel (cases)bezwaarschriften uit het verleden naar boven halen en die vergelijken met actuele zaken. Met behulp van een nieuw ontwikkelde applicatie, genaamd LegalCheck, komen relevante cases boven drijven en kunnen er zelfs (begin van) antwoorden worden geformuleerd die richting burgers gaan en veel tijd besparen.

Op een groot scherm laat Van der Meer zien hoe het werkt: met zorgvuldig ­ingevulde informatie rolt er inderdaad een (geanonimiseerde) ­concept-adviesbrief uit. ‘Let wel, dit moet altijd dubbelgecheckt worden door medewerkers,’ benadrukt hij.

Dwangsommen

Nu is het zo dat de werkvoorraad (het aantal nog niet behandelde bezwaarschriften) steeds verder oploopt. Met dwangsommen tot gevolg, als de afhandelingstermijn van zes weken wordt overschreden, ‘Dat is onwenselijk, vanwege de kosten, maar ook omdat je het zorgvuldig en binnen de tijd wilt doen.’ Bovendien: ‘Met AI kunnen we in een schaarse arbeidsmarkt juridische medewerkers vrijspelen, zodat zij zich ook op de complexe juridische zaken kunnen richten en zo van meer waarde zijn. En zo in contact kunnen treden met burgers.’

Omgevings­vergunningen

Ook in Beverwijk kon de vlag uit nadat de gemeente was uitgekozen om mee te draaien in het pilot-programma. ‘Ja, dat was toch wel een erkenning dat we goed bezig waren als middelgrote gemeente,’ zegt Linda Aardenburg, programma­manager dienstverlening bij de Noord-Hollandse gemeente. In deze pilot draait alles het verlenen van omgevingsvergunningen, een proces dat sinds de Omgevingswet behoorlijk is veranderd.

Aardenburgs collega Pascal Langen legt als projectmanager uit hoe de tool VergunWijzer werkt. ‘Alle aanvragen voor een omgevingsvergunning komen in een soort webomgeving te staan en die toetsen we via een algoritmisch systeem aan ons omgevingsplan,’ zegt hij. Op basis daarvan wordt een conceptadvies opgesteld, dat na zorgvuldige controle door de ambtenaar, naar de inwoner wordt gestuurd.

Korte lijntjes

ActiveCollective, een lokaal Beverwijks ­bedrijf, bouwt VergunWijzer. ‘Active­Collective werkt met op maat gemaakte (gen)-AI-toepassingen die zijn afgestemd op onze behoeften,’ legt Langen uit. Het privacyteam was er, net als in Amsterdam, vanaf het begin bij betrokken. ‘Dat gaat hier natuurlijk heel gemakkelijk. Het is vrij kleinschalig, we zitten met z’n allen aan de lunchtafel, dus de lijntjes zijn kort en goede afspraken en afstemming dus zo gemaakt.’ Het belang van gegevensbescherming ziet iedereen in, aldus Aardenburg. ‘We hebben te maken met gevoelige persoonsgegevens. Dat moet je dus echt goed regelen.’

Maar waarom is de inzet van AI nodig? Na klanttevredenheidsonderzoek bleek dat inwoners niet altijd even tevreden waren over het vergunningsproces, met name over de communicatie. ‘Informatie over de status werd gemist,’ kregen we als feedback. ‘Toen dachten we: daar moeten we iets mee,’ aldus Aardenburg. AI en deze ­pilot boden daarvoor kansen. ‘Immers, als je het vergunningsproces automatiseert, speel je medewerkers vrij,’ vult Langen aan. Collega’s hebben zo meer tijd voor de inwoners van de gemeente.

Andere taal

Binnen het Beverwijkse stadhuis bestaat veel animo voor wat ze doen, zeggen de twee collega’s. Toch gaat niet alles van een leien dakje. Langen: ‘Je merkte dat de technische ontwikkelaars en wij aan het begin van de pilot niet dezelfde taal spraken. Het omgevingsdomein is behoorlijk ingewikkeld.’ Zijn tip voor andere organisaties: zorg dat je de communicatie goed op orde hebt, dat alle stakeholders direct betrokken zijn. Zodat je weet wat je aan elkaar hebt.

Wat de pilot precies gaat opleveren, daarvan hebben ze in Beverwijk nog geen idee. Langen: ‘Het is te vroeg om dat te zeggen. We zitten nu volop in onze testfase en we bouwen stap voor stap. Maar we geloven erin dat het straks gewoon kan worden gebruikt, ook buiten Beverwijk.’

Lees het hele artikel in de papieren of online editie van BB#17 [inlog].