Gemeenten zijn nauwelijks in staat om zich als goede opdrachtgevers op te stellen ten aanzien van ICT-leveranciers. Harde aanbestedingseisen zwakken tijdens het proces vaak af. Gemeenten zijn wat dat betreft gevangen in een gedoogcultuur. Dat zegt Kees Groeneveld, relatiemanager bij Operatie NUP, in Webwereld.
Gemeenten zelf schuldig aan ICT-falen
Gemeenten laten zich vaak afschepen met onduidelijke overeenkomsten bij ICT-aanbestedingen, zegt Kees Groeneveld, relatiemanager bij…
Standaard ondersteuning
Als voorbeeld geeft Groeneveld dat bij aanbestedingen door gemeenten meestal de harde eis wordt gesteld dat ICT-leveranciers standaard ondersteuning moeten bieden aan bepaalde documentmanagementsystemen. Vaak zet de leverancier dan bij de opmerkingen in het contract dat ze dat eventueel kunnen bieden, als de gemeente dat wenst. Gemeenten accepteren dit vaak, terwijl er eigenlijk staat dat die ondersteuning er dus niet standaard is.
Beter formuleren
‘Gemeenten dienen veel scherper de antwoorden vanuit leveranciers te analyseren, omdat sommigen wel heel creatief met antwoorden omgaan’, stelt Groeneveld dan ook tegenover Webwereld. Hij pleit voor het beter formuleren van eisen en het maken van prestatieafspraken.
Reacties: 11
U moet ingelogd zijn om een reactie te kunnen plaatsen.
Gedeeltelijk mee eens. In principe is het niet tegenstrijdig als de leverancier zegt dat als een gemeente een bepaalde functionaliteit wenst zij dit kunnen bieden. Tegenstrijdig wordt het als de leverancier dit binnen de afgesproken tijd en budget niet kan leveren. De gemeente kan in de aanbesteding hiervoor een boeteclausule inzetten om tijd overschrijdingen te bewaken en dat de kosten nooit boven het afgesproken bedrag uitkomt. Misschien moeten gemeenten aan zichzelf ook afvragen of zij voldoende objectief zijn bij het beoordelen en toekennen van de aanbestedingen en niet uit (misplaatste) redenen, bijv. risicomijdend gedrag, bij voorbaat voor de grote en bekende leveranciers kiezen... Voldoende bewijs in ICT projecten dat een "grote naam" geen zekerheid geeft voor succes. Integendeel juist....
Het is een constatering die regelmatig wordt gehoord/gepubliceerd. Op zich een goede zaak. Een gebrek aan goed opdrachtgeverschap, niet alleen bij de gemeenten maar bij veel meer organisaties in zowel de publieke als private sector.
Verschillende organisaties zijn zich wel bewust van deze zwakte. Maar blijkbaar zijn ze niet in staat hier iets aan te doen. Waarschijnlijker is dat het niet de aandacht van bestuurders heeft. Het staat amper op de agenda, terwijl er toch veel mee te besparen valt.
Hans Wortmann en ondergetekende hebben diverse publicaties geschreven over het thema Goed Opdrachtgeverschap. Maar ook suggesties over hoe het beter kan.
Het eerste artikel hierover is al enkele jaren geleden verschenen in een aantal vakbladen, getiteld "Het belang van Goed Opdrachtgeverschap". Zie http://publicaties.eestum.eu/Publicaties/overzic …
Dit is al tientallen jaren zo, en wordt ook erkend en herkend. En vervolgens: doet niemand er iets aan. Ook een vakorganisatie als VIAG steekt z'n kop in het zand en viert liever 'congresje' dan dat er daadwerkelijk iets wordt ondernomen.
Antwoorden analyseren gaat makkelijker als er een expliciete uitvraag ligt geschoeid op slimme werkwijzen.
System Engineering
Value Engineering en
Best Value Procurement
zijn moderne geneesmiddelen voor zulke euvels. Dan stel je de goede vragen en je stelt ze goed (en denk je intern echt goed na voordat je iets uitvraagt).
Je kunt ook een review door een extern (ontwerp- of aanbestedings-) team laten verrichten.
Ja en dan kunnen we Kees van King inhuren om het beter te doen...... Preken voor eigen parochie kunnen ze goed. Oja king is een commercieel bedrijf en is hier niet transparant in..
Jaren te maken gehad met aanbestedingen en er zijn meerdere zaken mis m.i.:
het begint bij een gedegen programma van wensen en eisen die ook door de organisatie breed wordt gedragen. (Veelal wordt een pve opgesteld door de ICT manager zonder de 'eindgebruikers' erbij te betrekken)
een pve dat niet is toegeschreven naar een specifiek bestaand product van een bestaande leverancier. (Veelal is de aanbesteding een wassen neus, omdat voorop al is bepaald welk product van welke leverancier het zou moeten worden)
een proof of concept gedurende het traject, waardoor je niet achteraf voor voldongen feiten staat
een pve dat ook uit wensen bestaat en niet alleen maar uit knock out eisen, waardoor er veel leveranciers zijn die inschrijven en positief antwoorden op eisen, terwijl zij eigenlijk niet aan de eis voldoen (zie ook proof of concept)
Dit zijn zo even wat belangrijke aspecten waarop aanbestedingstrajecten vaak mislopen.
Bij aanbestedingen kunnen wensen en eisen geformuleerd worden. Aan eisen MOET invulling gegeven worden. Een leverancier moet dan de eis bevestigen, anders voldoet zijn aanbod niet.
Mocht een leverancier aangeven dat het - indien gewenst - mogelijk is, dan MOET dit als een volmondig JA gezien worden en kan de gemeente uiteraard verlangen dat de leverancier - zonder meerkosten - de eis inwilligt. Sterker nog, mocht de gemeente dit niet doen, dan versoepelt hij de eisen en verandert hij daarmee de aanbesteding. Dit is juist niet toegestaan, hiermee zou een oneerlijke concurrentie in de hand gewerkt worden!
Na beoordeling van alle offertes kan een verificatiegesprek ingepland worden met de winnende partij om dit soort twijfelzaken door te spreken. Een leverancier kan zich dan terugtrekken of krijgt de gevolgen en moet dan binnen tijd en budget een volledig goed werkende koppeling realiseren.
Deze koppeling dient dan goed werkend gerealiseerd te zijn op het moment dat het voor de opdracht nodig is.
De voorzichtige bewoording van de leverancier doet niets af aan het vereiste vanuit de gemeente en dient ook op die wijze passende opvolging te krijgen.
Volgens mij is het allemaal heel transparant. De markt voor overheidstoepassingen is verdeeld tussen Centric en Pink Roccade. Geen degelijke andere speler die daar tussen komt. Besturing is van Microsoft en officepakketten grotendeels idem.
De aanbestedingseis is aldus voor ict grotendeels voor de bühne.
probleem is duidelijk: gemeenten zijn te klein voor vereiste deskundigheid op dit gebied. oplossing simpel: alle gemeenten dezelfde systemen. dan is ook het probleem van de beveiliging naar een ander vlak getild. bespaart ook nog eens heel veel geld.
Is dit geen oud nieuws onderhand? Opdrachtgeverschap is al jarenlang een issue in de digitaliserende organisatie, aangezien dat opdrachtgeverschap geregeld niet goed is belegd - of bij systeem- en softwarebeheerders (IT-afdelingen) of bij secretarieel en content medewerkers dan wel managers (communicatieafdelingen). Waarom komt hier geen verandering in? Omdat ieder competentiegebied er juist van overtuigd is dat zij alle antwoorden al heeft. En omdat er geen besef is van het principe dat werken met computers dat werk niet verandert in IT-werk, maar dat het mensen blijven die meyt alle systemen (dienen te kunnen) werken. Maarja, business consultants of informatie analisten zijn vaak IT'ers. En zij worden vaak gebriefd door blaadjesmakers of door senior managers die helemaal geen zin hebben in al dat digitale spul.
Goed om nog aan te geven dat KING (Kwaliteits Instituut Nederlandse Gemeenten), onderdeel is van de VNG. KING is van en voor de gemeenten en is geen commerciële organisatie. Vanuit het Nationaal Uitvoerings Programma (NUP) geven we in nauwe samenwerking met gemeenten en leveranciers ondermeer standaarden vorm (zie http://new.kinggemeenten.nl/operatie-nup/standaa … en zetten we in op het verbeteren van opdrachtgeverschap door gemeenten (zie ondermeer: http://new.kinggemeenten.nl/operatie-nup/onderst …