Een slimme overheid is op de toekomst voorbereid
De overheid wordt geconfronteerd met een groot aantal problemen, zoals minder inkomsten door krimp, vergrijzing van de bevolking en ook van…
Zo willen de dertig grootste gemeenten 900 miljoen euro ombuigen. Dat denken ze te doen door regionale samenwerking, het herstructuren en digitaliseren van werkprocessen, het verminderen van de bureaucratie, het clusteren van bedrijfsvoeringsfuncties, zoals IT en P&O, en het afslanken door vacaturestops, afvloeiing en het beperken van externen. In de Volkskrant van 17 september staat dat de rijksoverheid tot 2015 nog eens 230 miljoen euro extra gaat bezuinigen op de rijksbedrijfsvoering. Kunnen gemeenten en Rijk dit realiseren door de kaasschaaf over de piofach te halen? Of kan dit alleen door éérst te investeren in verandertrajecten van een jaar of vier, vijf en daarnaast ook te innoveren?
De kaasschaaf levert in de regel geen betere publieke dienstverlening op, eerder een verschraling daarvan. Is het niet verstandiger om bezuinigingen de uitkomst te laten zijn van verbeteringen in de bedrijfsvoering? Kunnen we de komende jaren gaan bouwen aan een overheid die in 2020 slimmer en duurzamer werkt en beter functioneert?
Er is nog een andere urgente reden, of beter gezegd een noodzaak, om voor een andere benadering te kiezen. Dat is de vergrijzing en de ontgroening van de bevolking. Als gevolg van pensionering vertrekken de komende tien jaar 275.000 agenten, onderwijzers, militairen en gevangenisbewaarders. In 2020 zijn van elke tien actieve werknemers drie uit dienst getreden om met pensioen te gaan. In het onderwijs geldt dat voor vier op de tien werknemers. Bij sommige scholen, gemeenten en politiekorpsen zal meer dan de helft van het personeel door pensionering vertrekken.
Het onderwijs en de sector veiligheid worden het hardst getroffen. Laat dit nu precies de thema’s zijn waarover burgers zich de meeste zorgen maken. Om te kunnen anticiperen op de vergrijzing zal de arbeidsproductiviteit in de komende tien jaar enorm moeten toenemen. Daarnaast kunnen mensen van 65 jaar en ouder nog veel waarde (blijven) leveren als gezorgd wordt voor aangepaste en aantrekkelijke arbeidsomstandigheden. De overheid zal, zoals de industrie dat al decennia doet, moeten leren om processen, systemen en bedrijfsvoering voortdurend te rationaliseren en daarnaast ook te verduurzamen.
Hoe ziet zo’n slimme overheid er in 2020 uit? Kenmerken zijn een vereenvoudigde besturings- en managementstructuur, processen die op basis van doelgroepen en professionals zijn herontworpen, een minimale administratieve bureaucratie en ondersteuning met duurzame middelen, zoals groene ICT. Dit moet zorgen voor een aanzienlijk hogere arbeidsproductiviteit. Met minder personeel kan dan effectiever, efficiënter en duurzamer worden gepresteerd. Hier en daar wordt al aan de vormgeving van de slimme overheid gewerkt.
Een aantal gemeenten heeft de sociale diensten en de gemeentelijke belastingen samengevoegd. Clustering gebeurt ook al voor ondersteunende diensten in regionale shared service centra. Als dit gepaard gaat met een lager energieverbruik en minder kantoorruimte dan is dat ook duurzamer.
Het resultaat kan zijn: minder ambtenaren, minder gebouwen, minder energie, minder ICT en daarnaast een betere professionaliteit en dienstverlening en dat tegen lagere kosten. Als de kosten dalen, hoeven de betrokken gemeenten hun burgers minder te belasten. De bedrijfsvoering van zowel primaire als ondersteunende processen kan aanzienlijk slimmer, effectiever en duurzamer terwijl zo ook aan de bezuinigingsopgave wordt gewerkt.
Met slimme, groene ICT en nieuwe werkvormen kunnen medewerkers effectiever samenwerken en onafhankelijk van plaats en tijd werken. Web 2.0 technologieën, zoals virtuele kennisnetwerken, kunnen medewerkers helpen bij het vergaren en uitwisselen van kennis en ervaring. Als het ook mogelijk is om processen opnieuw in te richten, kan de arbeidsproductiviteit aanzienlijk toenemen. Ook voor beleid zijn er nieuwe kansen. Met social media en een faciliterende opstelling kunnen politici en beleidsmedewerkers samen met burgers oplossingen genereren voor vraagstukken in de wijken.
Een overheid die met perspectief op verbeteringen bezuinigt is beter op de toekomst voorbereid dan wanneer grote maatschappelijke vraagstukken vooruit worden geschoven. Bij ‘bezuinigen met perspectief’ gaat het om het nemen van maatregelen die zorgen voor betere prestaties met minder mensen, duurzame bedrijfsvoering en lagere kosten. Als de overheid zich zo op de toekomst voorbereid, zal de waardering van burgers voor de overheid groter worden en de kloof met de burgers kleiner. Laten we tien jaar uittrekken voor “Overheid2020”.
Toon Jansen, adviseur van Het Expertise Centrum
