Samen verder na het nulpunt

In een leeg gemeentehuis vertelde het Aalsmeerse gemeentebestuur twee jaar geleden waarom zij de stekker trok uit de ‘ongelijkwaardige’ ambtelijke samenwerking met grote buur Amstelveen. De scherven werden opmerkelijk snel gelijmd. De gemeenten werken nu nauw samen én het Aalsmeerse gemeentehuis wordt straks weer bemenst.

Tweede leven voor Amstelveen en Aalsmeer

’t Kan verkeren, was de lijfspreuk van de zestiende-eeuwse Amsterdamse dichter Bredero. Ruim 400 jaar later wordt die spreuk weer bewaarheid. ‘Relatietherapie voor Aalsmeer en Amstelveen’ kopte Binnenlands Bestuur eind 2019. En laat die therapie onder leiding van twee ‘procesversnellers’ zowaar zijn geslaagd. ‘Niet eerder is het gelukt om een knellende ambtelijke samenwerking te behoeden voor een scheiding en het tij te keren. Aalsmeer krijgt weer een eigenstandige kern organisatie met volledige publieke dienstverlening uit eigen raadhuis én gezamenlijk behouden we de voordelen van de schaalvergroting.

En dit alles binnen bestaande budgetten!’, zegt een enthousiaste burgemeester Oude Kotte van Aalsmeer. Hij was het die twee jaar geleden samen met zijn wethouder Robert van Rijn (VVD) de plannen voor ambtelijke samen werking de nek om draaide.

Als we via beeldbellen spreken over hoe die hernieuwde samenwerking tot stand kwam, zijn de Aalsmeerse wethouders Van Rijn en Bart Kabout (CDA) en de Amstelveense wethouder Frank Berkhout (D66) aanwezig. Plus de beide gemeente secretarissen Sjoerd Vellenga van Aalsmeer en Bert Winthorst van Amstelveen. Waar precies lag de kiem van de hernieuwde samenwerking tussen het ‘dorpse’ Aalsmeer en de zoveel meer ‘stadse’ grote broer Amstelveen?

In 2019 wilde Aalsmeer al een andere samenwerking, maar eerst moest een onafhankelijke geschillencommissie uitspraak doen over de toenmalige ‘ict-ruzie’. Kortweg kwam die erop neer dat Aalsmeer meer moest gaan lappen voor de Amstelveense investeringen in ict-uitbreiding. Het overgenomen advies van de commissie was dat Aalsmeer minder hoefde te betalen dan de 6,4 miljoen die Amstelveen verlangde. Maar dat het toch een substantiële ict-bijdrage moest leveren ten bedrage van 4,1 miljoen. Daarna konden de gemeenten een nieuwe vorm van samenwerken aangaan.

Nulpunt

‘Dat was een nulpunt waarvandaan we verder konden’, vult Berkhout aan. Het rekensommetje van uit elkaar gaan was inmiddels ook gemaakt en dat viel niet mee. Uit elkaar gaan – samenwerking op ambtelijk niveau was er al vanaf 2013 – had grote maatschappelijke gevolgen en was voor beide gemeenten niet goed. De organisatie zou twee jaar op slot gaan. ‘We hebben toen naar elkaar uitgesproken: laten we kijken of er iets anders voor in de plaats kan komen. Dat was een mijlpaal in de discussie.’ De Aalsmeerse wethouder Kabout benadrukt het belang van de meerjarige afspraak (tot 2022) voor die Aalsmeerse ict-bijdrage. ‘Daar zat ook een voorziening voor onvoorziene kosten bij. Voordeel daarvan is dat je dan geen tussentijdse discussies, chagrijn en negativiteit hebt.’

De uitspraak deed recht aan de beide colleges. ‘En handig was dat er een goed uitgeruste ict-organisatie was tijdens de toen net uitgebroken corona pandemie’, zegt Berkhout. ‘We hadden het thuiswerken en de Tozo snel in de steigers en hebben van de nood ook een deugd gemaakt. We waren klaar voor de volgende stap.’

Van die eerste stap naar gelijkwaardigheid voor Aalsmeer is eerst een potloodschets gemaakt, vertelt Van Rijn. ‘We wilden per se zelfstandig blijven. De impact kan groot zijn als je gaat scheiden, maar de gemeenteraad zat er pittig in, zeker hier. Dat speelde ook mee.’ Beide raden stemden deze maand vrijwel unaniem in met de hernieuwde samenwerking. Alleen de Amstelveense GroenLinks-fractie stemde tegen.

De Aalsmeerse raad was betrokken bij het maken van de potloodschets. ‘We wilden meer regie, grip en sturing vanuit Aalsmeer op financiën en op onze opgaven’, gaat Van Rijn verder. Ict, bedrijfsvoering en sociaal domein gingen goed en hoefden niet per se terug naar Aalsmeer. ‘We wilden eigen accenten leggen op onze unieke aandachtspunten op woningbouw en infrastructuur.’ Er komt in Aalsmeer een ambtelijke kernorganisatie van ongeveer 25 fte om het college te ondersteunen, waardoor de bijdrage voor dienstverlening aan Amstelveen 1,5 miljoen lager wordt. ‘En Aalsmeerders kunnen nu weer in hun eigen gemeemte terecht.’

Ook komen ambtenaren, in dienst van de ambtelijke AA-organisatie, op het Aalsmeerse raadhuis te werken. ‘Dat was al de afspraak, maar kwam er acht jaar lang niet van, mede vanwege de coronapandemie. Nu realiseren we dat. Het is fijn dat ze zichtbaar zijn. Loketten met eigen Aalsmeerse ambtenaren – we zijn er blij mee, maar het heeft lang geduurd.’

Toon en taal

Waarom duurde het lang? Er was iets nodig om Aalsmeer comfort te geven, zegt Berkhout. ‘Daar dient de ambtelijke aanwezigheid in Aalsmeer voor. Door die ictinvesteringen kan dat nu ook gemakkelijker dan vroeger. Het is minder belangrijk dat je in één kantoor zit.’ De duur van de gesprekken zat volgens Berkhout ook in interpretatie en de gehanteerde taal over wat je samen wilt bereiken. ‘Hier zijn procesversnellers voor nodig, informateurs die onderzoeken waar de grenzen liggen.’

Dat waren Ben Kokx voor Amstelveen en Huib de Vet voor Aalsmeer. De eigen kernorganisatie bleek een goede stap, aldus Van Rijn. ‘Dat is waar Aalsmeer naartoe wil: nabijheid creëren voor inwoners en ondernemers en die dienstverlening gestalte geven.’ De procesversnellers hielpen met de juiste toon en taal: wat willen de partijen nou precies? ‘Zonder hen waren we niet zo ver gekomen.’ Berkhout: ‘Je hebt externen nodig om woorden op hun gewicht te schatten. Door gesprekken te voeren over welke punten wel en niet bespreekbaar waren, hebben we dat goed kunnen zetten.’

Berkhout denkt dat het wederzijds begrip groter zal worden als Amstelveense ambtenaren vaker in Aalsmeer aanwezig zijn. ‘Inwoners vinden het belangrijk’, vult Kabout aan. ‘Tussen Aalsmeerse bedrijven is meer aansluiting door deze manier van organiseren. En met Amstelveen zijn er minder snel conflicten, ook financieel, omdat meer op hoofdlijnen wordt gekeken en door de egalisatiereserve. We hoeven niet alles op detailniveau uit te vechten. De afspraken staan voor vijf jaar, al zullen we jaarlijks evalueren.’ Bij onvoorziene kosten heeft de gemeentesecretaris het mandaat om er snel over te beslissen. ‘We hoeven niet elke kleinigheid te bediscussiëren’, beaamt Berkhout. ‘Gemeentesecretarissen kunnen over fte’s en de meeste problemen beslissen, behalve als ze te groot worden.’

Klare wijn

Die gemeentesecretarissen hebben het proces van dichtbij meegemaakt. Winthorst (Amstelveen) al van voor de ambtelijke samenwerking en Vellenga (Aalsmeer) als onderzoeker en sinds afgelopen januari als algemeen directeur. ‘Soms was het hard tegen hard’, zegt hij. ‘Het waren grote belangen, maar daar zijn we goed uitgekomen. Het zijn best langdurige onderhandelingen geweest, soms is het ook nodig om klare wijn te schenken, met hulp van buitenaf. Ik ben blij dat we er überhaupt samen uit zijn gekomen.’

Winthorst bevestigt dat het proces spannend is geweest, maar benadrukt dat er ook al acht jaar volledige samenwerking is. ‘Vanaf 2018 kwamen er andere colleges en gemeenteraden en ontstond de wens van Aalsmeer voor meer zichtbaarheid, nabijheid en comfort. We moesten het toch anders doen.’ Dat betekende over de eigen schaduw heenstappen en je verplaatsen in de ander. Het leidde tot een win-winsituatie, vervolgt Winthorst.

‘Wij hoefden niet volledig te ontvlechten en kunnen beide blijven profiteren van de schaalvoordelen, maar we creëerden wel meer gezamenlijke afstemmomenten. Ik ben blij dat we de samenwerking kunnen voortzetten. Externen waren nodig om de emotie eruit te krijgen. Ik ben er trots op dat de bestuurders dat hebben gedaan.’

Lege huls

Vellenga noemt het belangrijk dat de gemeentesecretarissen elkaar wel zijn blijven opzoeken tijdens het hele proces. ‘We hielden de telefoon open, ook als we het niet leuk vonden.’ Hij heeft straks een eigen organisatie van ongeveer 25 mensen die echt in dienst zijn bij Aalsmeer en werken op het raadhuis en circa 60 personen die, regelmatig vanuit het raadhuis in Aalsmeer, voor beide gemeenten werken. Waarom vindt Vellenga die kernorganisatie eigenlijk zo belangrijk voor Aalsmeer?

‘Het is een mooi raadhuis, maar een lege huls’, aldus Vellenga. ‘Er heerst oorverdovende stilte en dat is eigenlijk heel raar.’ Straks is er een klein compact team op de beleidsvelden van de wethouders. ‘Ze kunnen daardoor eigen prioriteiten stellen.’ Andere ambtenaren komen ook vaker naar Aalsmeer. ‘Niet als corvee, maar om hier af te spreken. Er zijn vaak gebiedsvergaderingen. Dat hoeft straks niet allemaal meer in Amstelveen.’

Vellenga benadrukt dat het niet is bedoeld ‘om je eigen weg te gaan’, maar om elkaar te versterken. ‘Dat willen we prominenter naar voren brengen. We moeten de collega’s verleiden. De politiek denkt dat het al klaar is, maar wij zijn er nog druk mee bezig.’ Cultuurverschillen zijn er ook op ambtelijk niveau, maar de ambtenaren zijn ‘al acht jaar samen aan het werk’, relativeert Winthorst.

‘Er zijn verduidelijkte afspraken. Natuurlijk zijn er cultuurverschillen, maar de meeste processen zijn hetzelfde. In Aalsmeer was er van oudsher wellicht meer contact met de inwoners. Aalsmeer heeft een hechtere gemeenschap, wij hebben meer expats. Dan dien je als ambtenaar inlevingsvermogen te hebben: zo gaat het in Aalsmeer. Ik bepleit dat ook hier: samen, snel en bereikbaar. We gaan naar dezelfde voorzieningen.’ Vellenga is niet zo bang voor culturele verschillen, maar heeft meer zorgen over het verwachtingenmanagement naar de gemeenteraad. ‘We kunnen niet voor gemeente spelen met 25 mensen. Je moet de relativiteit ervan zien. Er is beperkte slagkracht. We moeten goed aangesloten blijven met Amstelveen. Niet alles is anders. Het is hard werken en we moeten het waarmaken. Het is een spannend proces om te bewerkstelligen.’

De gemeentesecretarissen hebben het mandaat over een substantieel potje geld, aldus Vellenga, om over fte’s en problemen te beslissen. ‘Dat kunnen we samen oplossen. Het staat in de begroting, het is slimme haarlemmerolie.’ Winthorst noemt het potje ‘belangrijk’. ‘Het is fijn dat we het hebben en dat niet alles meer naar de bestuurlijke tafel hoeft te gaan.’ Er is weliswaar de verdeelsleutel van 25/75 voor gezamenlijke kosten, maar ‘je kunt het niet met een schaartje knippen’. ‘We hebben een hele diverse organisatie. Daarvoor is dat potje.’

Verwachtingen

Hoe kan dit samenwerkingsproces een voorbeeld zijn voor andere ambtelijke samenwerkingen? Volgens Winthorst zijn duidelijke afspraken en het goed creëren van verwachtingen erg belangrijk. ‘Durf een stip op de horizon te zetten en wees duidelijk of er een bestuurlijke fusie of herindeling moet komen. Bij ons ging dat mis met de wisselende colleges, maar wij hebben het toch weten te redden.’

Daarnaast is het belangrijk om steeds met elkaar in gesprek te blijven. ‘Emoties moet je durven laten liggen. Dat lukt voornamelijk bij de ambtenaren, in de politiek is van nature meer emotie.’ Vellenga benoemt eveneens het helder zijn over afspraken. ‘Het was ongetwijfeld met goede bedoelingen, maar we hebben er wel last van gehad dat het niet altijd gebeurde. Het helpt enorm als je daar scherp in bent.’

En recht doen aan de wederzijdse culturen is ook belangrijk. ‘Ik heb veel fusies meegemaakt. Je moet alles zo realistisch mogelijk omschrijven en bij beide partijen niet te hoge verwachtingen wekken. Bestuurders zijn vooral bezig met de bestuurlijke agenda en de actualiteit. Ambtelijk moet je dan scherp durven te adviseren. Dat zal er bij ons niet aan ontbreken.’