Heb meer ideeënseks!

Ambtenaren Fleur Pullen en Esther van der Storm waren de ingesleten patronen op de werkvloer beu. Ze zegden hun baan op en schreven het ideeënboek Let’s Ynnovate om de overheid drastisch te vernieuwen. Werken hun voorstellen in de praktijk? Gemeentesecretarissen van Emmen, Hoorn en Tilburg geven hun oordeel.

Niet te benauwd zijn
‘Je moet niet te benauwd zijn om het anders te doen’, zegt gemeentesecretaris Frans Mencke van Hoorn over innoveren. ‘Als het niet lukt, is dat jammer, maar dan zijn we weer wijzer geworden.’ Is trial and error de kern van innoveren binnen organisaties of valt er ook iets op te steken van gerichte innovatiemethodes? Samen met gemeentesecretarissen Ida Oostmeijer van Emmen en Marcel Meijs van Tilburg reageert Mencke op de Ynnovate-methode van oud-ambtenaren Fleur Pullen en Esther van der Storm. Die bestaat uit zes stappen: van de eerste intake tot het concreet opzetten van experimenten. In dat proces onderscheiden ze drie rollen: de opdrachtgever (probleemeigenaar, grootste belanghebbende), de begeleider (neutraal ten opzichte van de inhoud) en de deelnemers (specialisten, generalisten en ‘wilde ganzen’). Voor een goede innovatiesessie is de ideale groepsgrootte acht tot twaalf mensen.

Gemoedsrust
Van Meijs mag de methode wel wat scherper. Hij kijkt bij innovatie altijd naar drie dingen: een enthousiaste initiatiefnemer en betrokken medewerker, de wijze waarop de Tilburgers bij het idee zijn betrokken, en hoe het management kan aansluiten. ‘Dat moet het idee vertalen naar het werkproces. Innovatie moet onze normale aanpak worden. Daar blijft deze methode wat ver vanaf: zonder probleem, geen innovatie.’ Volgens Meijs moet er een cultuur zijn waarin mensen worden uitgenodigd buiten de gebaande paden te gaan en zich veilig voelen om dat te doen. ‘Er moet ruimte in het hoofd zijn om daarover na te denken. Dat is een belangrijke voorwaarde. Met gemoedsrust ben je in staat te leren en te innoveren. Ik ben het er niet mee eens dat dit in een grote organisatie niet kan.’

Kleurrijke methode
In Emmen is de Ynnovate-methode op een aantal plekken toegepast. Oostmeijer noemt de methode ‘kleurrijk’. ‘Je maakt op een andere manier kennis met mensen en verkent problemen anders. Ze werken veel met geeltjes en out-of-the-box-denken. Medewerkers kijken vaak eerst de kat uit de boom, maar worden snel enthousiaster. Het levert onverwachte oplossingen op en verruimt je blik. In onze dienstverlening zijn ook veranderingen op basis hiervan doorgevoerd.’ Oostmeijer vindt het belangrijk veranderingen of verbeteringen in de organisatie bij voorkeur met eigen mensen te doen. ‘Mensen die dat leuk vinden, moeten ook toegerust zijn om dat te doen. Wij vragen onze ‘Transvormers’ om deze processen te begeleiden. Eén is Ynnovator en meer ambtenaren doen die opleiding.’

Ideeënseks
Vaak willen mensen te veel als ze willen veranderen. Een advies in hoofdstuk 3 van Let’s Ynnovate: neem kleine stapjes. Spreek met de manager die te veel praat af dat hij het eerste half uur van de vergadering zijn mond houdt. Deel ook onaffe ideeën en heb ‘ideeënseks’: maak ideeën zo snel mogelijk openbaar, zodat ze zich kunnen vermengen met andere ideeën’: een accelerator om nieuwe dingen uit te vinden en te doen. In Hoorn ontwikkelen ze een aantal eerder aangedragen en onderzochte ideeën verder in een speciaal designlab, vertelt Mencke: ‘De teams rapporteren regelmatig terug en houden de ontwikkeling bij in het lab op borden. Daar vindt ideeënseks plaats. Bij de doelgroep wordt getoetst en gevalideerd of het product kan worden uitgerold. We onderzoeken nu een Airbnb-systeem voor sportorganisaties die ruimte in de gemeente willen gebruiken.’

Lees het hele artikel in Binnenlands Bestuur nr. 5 van deze week (inlog)