De waarde van marktconsultatie bij aanbestedingen

Bij aanbestedingen is het van groot belang om vooraf een marktconsultatie uit te voeren. Want iedere partij wil goede inschrijvers, toch? Dit proces, waarbij potentiële inschrijvers worden geraadpleegd over de haalbaarheid en uitvoerbaarheid van een aanbesteding, kan een cruciale rol spelen in het succes van het traject.

Zonder een gedegen marktconsultatie loop je het risico op onnodige vragen en misverstanden, wat uiteindelijk kan leiden tot vertragingen en herzieningen.
Of … in het ergste geval, geen enkele inschrijver. Hieronder bespreken we drie belangrijke aspecten waarvoor marktconsultatie van toegevoegde waarde is.

1. Prijsbepaling en loonsomopbouw

Eén van de grootste uitdagingen bij aanbestedingen is het vaststellen van een realistische en marktconforme prijs. De beste manier om een marktconforme prijs te bepalen en appels met appels te kunnen vergelijken, is door inzicht te krijgen in de loonsomopbouw. Dit betreft de verdeling van kosten zoals het loon volgens de cao, toeslagen, sociale lasten en andere componenten die deel uitmaken van het arbeidskostenpakket. Deze opbouw kan regelmatig wijzigen, afhankelijk van cao-afspraken en andere wettelijke veranderingen. Omdat de markt het beste inzicht heeft in deze opbouw, is het logisch om deze informatie op te vragen tijdens een marktconsultatie. Het helpt aanbestedende diensten om een realistische raming te maken en voorkomt dat inschrijvers later voor verrassingen komen te staan. Dit kan leiden tot hogere inschrijfprijzen of zelfs het afzien van deelname aan de aanbesteding. Daarnaast is het belangrijk om zaken als de mogelijkheid om tarieven aan te passen bij wettelijke wijzigingen en de overnametermijn duidelijk vast te leggen in de aanbestedingsdocumenten.

2. De juiste perceelopbouw

Het opdelen van een aanbesteding in percelen kan voordelen hebben, zoals het vergroten van de concurrentie en het aantrekkelijk maken voor zowel grote als kleine aanbieders. De keuze voor de juiste perceelindeling is afhankelijk van de specifieke markt en de te leveren diensten. Door de markt vooraf te consulteren, kan worden bepaald of een bepaalde perceelindeling realistisch en werkbaar is. Bijvoorbeeld, in het onderwijs kan het opsplitsen van onderwijzend personeel en onderwijsondersteunend personeel als logisch worden gezien, terwijl er bijvoorbeeld bij gemeenten onderscheid kan worden gemaakt tussen administratief en technisch personeel. Marktinzichten helpen om een efficiënte en doelgerichte indeling te bepalen die de uitvoering en kosteneffectiviteit ten goede komt. 

3. Inhoudelijke eisen en wet- en regelgeving

Het programma van eisen moet niet alleen aansluiten op de behoeften van de aanbestedende dienst, maar ook in lijn zijn met wet- en regelgeving, cao-bepalingen en de realiteit van de markt. Regelgeving en cao-afspraken kunnen complex en sectorafhankelijk zijn, en de arbeidsmarkt kan sterk variëren. Bijvoorbeeld, in een krappe arbeidsmarkt is het onrealistisch om binnen één dag vijf cv’s op te vragen of een onhaalbare deadline te stellen voor het aanleveren van documenten. Dit soort eisen kan, zonder een marktconsultatie, leiden tot onrealistische verwachtingen en een stroom van verduidelijkingsverzoeken tijdens de aanbestedingsprocedure. Door vooraf de markt te bevragen, kunnen dergelijke onduidelijkheden en onhaalbare eisen worden voorkomen. De markt kan waardevolle input leveren waardoor de aanbestedingsprocedure efficiënter verloopt en de kans op misverstanden afneemt.

Mondelinge vragenronde als aanvullende stap

Een aanvullende tip bij het uitvoeren van een marktconsultatie is het inbouwen van een mondelinge vragenronde. Dit biedt inschrijvers de mogelijkheid om direct met de aanbestedende dienst in gesprek te gaan en verduidelijking te krijgen over specifieke aspecten van de aanbesteding. Hierdoor kunnen misverstanden vroegtijdig worden weggenomen, wat bijdraagt aan een soepeler proces en minder vragen tijdens de formele aanbestedingsprocedure.

Praktijkvoorbeeld: een aanbesteding die herzien moest worden

Een treffend voorbeeld van het belang van marktconsultatie is een aanbesteding die door een gemeente werd uitgeschreven. De aanbesteding was complex opgezet en bevatte eisen die niet gebruikelijk zijn binnen de uitzendbranche, waardoor veel partijen niet konden inschrijven. Dit leidde tot een enorme hoeveelheid vragen van potentiële inschrijvers. Uiteindelijk besloot de aanbestedende dienst de aanbesteding tijdelijk terug te trekken waarna een herziening van de eisen volgde. Dit resulteerde in een vertraging van zes maanden met gevolgen voor de planning, werkdruk en kosten van zowel de gemeente als de inschrijvers.

Voorkom onnodige vragen en vertragingen

Een aanbesteding zonder marktconsultatie levert vaak veel vragen op van inschrijvende partijen. Dit leidt niet alleen tot vertragingen in de procedure, maar kan er ook voor zorgen dat de aanbestedende dienst overweldigd wordt door een stortvloed aan vragen en verzoeken tot wijziging. En hoewel het misschien niet de bedoeling is, kom je zonder marktconsultatie misschien wel terecht in de top 10 van TenderNed met de meeste gestelde vragen - niet bepaald een eretitel! Door vooraf de markt te raadplegen, kunnen aanbestedende diensten een soepeler en efficiënter proces waarborgen, met als resultaat een beter passende en beter uitvoerbare opdracht.