Digitaal welzijn gaat niet over ‘werknemers pamperen’

De start van een nieuw jaar is hét moment om oude gewoontes onder de loep te nemen. Minder op die smartphone kijken. Geconcentreerder werken. Maar meer digitaal welzijn op de werkvloer is vooral een taak voor het management.

Technostress

De helft van het psychisch verzuim is gerelateerd aan technostress. Neuropsycholoog Rita Zijlstra laat het feitje haast terloops vallen tijdens het interview met Binnenlands Bestuur. Samen met sociaal psycholoog Rijn Vogelaar schreef ze vorig jaar het boek Digital Wellbeing @ Work, waarin ze de impact van digitale ontwikkelingen op ons werk en ons leven onderzoeken. Die invloed is diepgaand: de manier waarop we met digitale technologie omgaan, beïnvloedt onze gezondheid, productiviteit en ons geluk.

Dat kan zowel positief als negatief uitpakken. Daarom definiëren ze digitaal welzijn als ‘de subjectieve ervaring van de mate waarin de interactie met digitale middelen ons welzijn helpt of schaadt’. Op organisatieniveau is er nog veel mogelijk om het digitaal welzijn te bevorderen. Het besef begint door te dringen dat dit geen kwestie is van ‘werknemers pamperen’, maar van een serieus probleem.

Overprikkeling

‘Het ziekteverzuim is vrij hoog in Nederland,’ zegt Zijlstra. ‘We spenderen miljarden aan psychische klachten, dus hoe kan het nou dat je geen daling ziet in het verzuim? Dat gaat niet verbeteren zolang je alleen de symptomen aanpakt, maar niet de oorzaken: de technostress en de overprikkeling.’

‘In het zwaarste geval vallen mensen uit’, vult Vogelaar aan. ‘Maar er zijn ook minder ernstige gevolgen, zoals minder concentratie, minder verbinding tussen werknemers, slechter slapen. Daardoor wordt de kwaliteit van werk gewoon minder. Realiseer je dat mensen die overbelast zijn door digitale overload slechtere beslissingen nemen. Ze gaan denkfouten maken, klikken makkelijker op een linkje. Dat heeft rechtstreeks invloed op je cyberveiligheid.’

Actieve rustbrein

Vooropgesteld: vrijwel niemand zou het nog zonder de digitale werkomgeving kunnen of willen stellen. Digitalisering heeft er onder meer voor gezorgd dat veel professionals locatie­onafhankelijk kunnen werken, dat ze veel meer toegang hebben tot informatie en dat ze veel efficiënter werken dan in de tijd van de typmachines. Daar staat tegenover dat ze veel meer prikkels te verwerken krijgen, dat het privéleven de werksfeer binnendringt en dat het werk zelf steeds complexer wordt. Even lekker een kwartiertje voor je uit staren tijdens het kopiëren, is er voor veel ambtenaren niet meer bij.

Dat is jammer, want juist op zulke momenten gaat het ‘actieve rustbrein’ aan het werk en komen reflecties en goede ideeën opborrelen. Maar àls je al een moment iets doet dat weinig aandacht vergt, dan is de neiging groot om naar de smartphone te grijpen. ‘Je aandacht is je goud,’ zegt Zijlstra. ‘Het is zaak om die aandacht niet telkens te laten kapen.’

Microhabits

Digital Wellbeing @ Work beschrijft allerlei microhabits die je jezelf kunt aanleren, kleine gewoonten om je breingezondheid te bevorderen. Meldingen uitzetten om afleidingen te voorkomen bijvoorbeeld. Focustijden inplannen. Op tijd pauzes nemen. Genoeg bewegen. We weten het wel, maar doen we het ook?

‘Zorg in ieder geval dat je ruimte maakt voor concentratie,’ raadt Vogelaar aan. ‘Tussen negen en elf uur ’s ochtends ben ik aan het schrijven of aan het analyseren, want dan is het brein nog vers. Ik open geen apps, ik doe niks anders dan het zwaar geconcentreerde werk afhandelen. Aan het einde van de dag lukt dat niet.’

Het goede voorbeeld

Als ambtenaar moet je wel net in de omstandigheden verkeren dat je kunt zeggen: tussen negen en elf uur mij niet bellen. Digitaal welzijn vraagt om intensieve samenwerking tussen het management, de HR-afdeling en de IT-afdeling, aldus de schrijvers, waarbij de leidinggevende het goede voorbeeld geeft. ‘Het is essentieel dat je manager zich eraan houdt als jij een focusmoment hebt,’ zegt Zijlstra.

Goede appparten en systemen

Wat kunnen organisaties nog meer in gang zetten om het digitale welzijn van hun werknemers te verhogen? Het begint bij goede apparaten en systemen. Weinig is frustrerender dan een halve werkdag kwijt te zijn aan een applicatie die niet wil laden. Zijlstra en Vogelaar citeren uit een onderzoek van Nexthink, waaruit blijkt dat 90 procent van de IT-leiders denkt dat medewerkers tevreden zijn met de beschikbare technologie. In werkelijkheid vindt 84 procent van de medewerkers dat hun organisatie meer zou moeten doen om de digitale werkervaring te verbeteren.

Ook de hoeveelheid schermen die je nodig hebt om je werk te doen, maakt uit voor de mate van technostress die je ervaart – dat weten medewerkers van klantcontactcenters bij gemeenten maar al te goed. Zijlstra: ‘Met al dat schakelen verlies je maar liefst veertig procent productiviteit. Dat vinden mensen moeilijk te geloven, maar er is steeds meer onderzoek dat dit aantoont.’

Digicoaches

Digitale ondersteuning is een andere belangrijke pijler voor productiviteit en het werkgeluk. Opvallend genoeg wordt vooral de ondersteuning van collega’s belangrijk gevonden. Daarom werken veel organisaties inmiddels met digicoaches, directe collega’s die naast hun reguliere werkzaamheden ondersteuning bieden bij digitale vaardigheden. Omdat je ze al kent, ligt de drempel om hulp te vragen laag. Hard nodig, want digitale vaardigheden zijn de derde bepalende factor voor het digitaal welzijn op het werk.

De vierde en laatste factor is digitaal gedrag: een gezonde balans vinden tussen focus, verbinding en rust. Geen schermgebruik op het toilet en in de pauzes – nog zo’n microhabit die iedereen wel snapt, maar lang niet iedereen ook toepast. Overmatig gebruik van digitale middelen door een medewerker is lastig te managen voor een organisatie, maar je kunt er wel degelijk het gesprek over aangaan.

Kleine aanpassing, groot effect

Ander digitaal gedrag is op organisatieniveau makkelijker te verbeteren. Neem het geswitch tussen platforms. Stond de link naar dat onderzoek dat een collega laatst doorstuurde nu op Teams, op WhatsApp, op intranet of toch in de mail? Een goed voornemen op afdelingsniveau is om aantal communicatieplatforms zoveel mogelijk te beperken en duidelijke kaders te stellen over het gebruik ervan. Daarnaast is het belangrijk om af te spreken dat medewerkers twee dagen in de week fysiek aanwezig zijn, om onderlinge verbinding te kweken.

Ook een voornemen dat relatief gemakkelijk is uit te voeren: zorg dat de functie waarmee medewerkers zichzelf zien bij het videobellen standaard is uitgeschakeld. Uit het boek: ‘In de standaardopzet van een online vergadering word je continu geconfronteerd met je eigen spiegelbeeld. Dit wordt ook wel de kappermodus genoemd. Deze intensieve en langdurige zelfevaluatie draagt bij aan een toename van spanning en vermoeidheid’.

AI

Hoe beïnvloedt de opkomst van AI op de werkvloer het digitale welzijn? Enerzijds maakt generatieve AI het makkelijk om snel een rapport te scannen of een mail op te stellen. Anderzijds is het doorvlooien van workslop, inhoudsarme AI-gegeneerde stukken, niemands idee van meer werkplezier.

Zijlstra en Vogelaar geven aan dat het twee kanten op kan gaan. ‘In het ideale geval houdt AI straks rekening met jouw mentale gezondheid’, zegt Vogelaar. ‘Wie weet heb je straks een AI-agent die dient als een poortwachter voor inkomende informatie, die alle notificaties voor je uitschakelt als jij je even twee uur moet concentreren op datgene waar jij goed in bent.’ Blijft de focus van werkgevers echter uitsluitend liggen op de inzet van AI voor meer snelheid en efficiëntie, dan dreigen medewerkers het tempo niet meer te kunnen bijbenen. Dat komt noch het welzijn, noch de kwaliteit van het werk ten goede.

Lees het volledige artikel in de papieren of online versie van BB #1 (inlog).