Ankers in ’t IJ

Mijn vorige column ging over de verkwanseling van jong talent in overheidsland. Onder de prachtige naam onboarding gebeurt er in veel publieke organisaties te weinig om mensen goed te laten landen. Uit de vele reacties die ik hierop kreeg, bleek dit vaak ook de ervaring van oudere ambtelijke instromers te zijn.

Ai! Je kunt het beestje dan wel een hippere naam geven, maar als het al een sloom ding was, en je doet er verder niks aan, blijft het gewoon een sloom ding. Terwijl het echt geen rocket science is om je nieuwe personeel een goede introductie in je organisatie te geven. De ‘Ankers in ’t IJ’-benadering van de Amsterdamse gemeentedirecteur waar ik lang voor heb gewerkt, was hier 20 jaar geleden al een mooi voorbeeld van. Bij de gemeentelijke projectenclub waarvoor hij aan de lat stond, was het besef groot dat nieuwe mensen, naast de binding met hun project, zich ook verbonden moesten voelen met de héle organisatie. Projecten kennen nu eenmaal een eindigheid, waardoor medewerkers snel hun weg op een volgende plek moeten vinden. Een goede introductie werd hier niet gezien als nice to have, maar als need to have. Zonder dit ‘voegmiddel’ zouden we een veredeld uitzendbureau zijn waar medewerkers in- en uitvliegen.

We namen destijds elke maand meerdere mensen in diverse functies aan, die dan enige tijd later, op dezelfde datum, van start gingen. Anker nummer 1: het clubje waarmee je tegelijk bent binnengekomen. Ervaren, onervaren, projectmanager of ondersteunende rol… dit clubje werd ieders eerste houvast voor de toekomst. En niet alleen omdat de eerste introductiedagen met elkaar werden doorgebracht, maar ook omdat men werd gestimuleerd om op gezette tijden nog meer gezamenlijks te doen. Bepaalde trainingen, intervisie, maar ook excursies naar interessante projecten in binnen- en buitenland. Had men een goed idee ter versterking van de onderlinge band, dan werd dit vrijwel altijd goedgekeurd.

Voor de contacten met andere, al langer werkende, collega’s waren ankers 2 en 3 bedacht: de koffiecoach en de vakmentor. Wetend dat nieuwkomers zich in hun projectomgevingen zo snel mogelijk nuttig willen maken, de projectentrein rijdt nu eenmaal ferm op koers naar z’n einddoel, werden coaches en mentoren juist buiten het eigen project gezocht. Hoe fijn is het om met een ervaren, maar onafhankelijke collega over het vak te kunnen praten wat je onder de knie moet zien te krijgen? Of met je koffiecoach al je ‘stomme’ vragen door te nemen, waardoor je steeds beter leert aanhaken op de organisatiecultuur. Mooie bijvangst is trouwens dat veel ervaren collega’s dit soort rollen er heel graag bij doen. Ook als onderdeel van hun eigen ontwikkeling.

De overige organisatie-ankers werkten niet alleen goed voor de nieuwkomers, maar vormden stevige verbindingen voor álle medewerkers. Een goed systeem van interne trainingen, in veel gevallen (mede)verzorgd door de eigen mensen, wekelijkse lunchthema’s, maandelijkse borrels, jaarlijkse kennisdagen en excursies. Altijd inhoudelijk én gezellig en bovenal: verbindend.

Onboarding of introductie, what’s in a name, de truc is om van iets slooms iets enerverends te maken en dan… heb je goud in handen!