Wob-verzoek te weigeren na wissen mailbox

Als uit 'voldoende representatief' extern onderzoek blijkt dat door de gemeente gewiste mailboxen niet meer beschikbaar zijn, is dat volgens de Raad van State ‘geloofwaardig’ en berusten de mailboxen niet meer onder het college van B&W. Dat is weer voldoende grond om een Wob-verzoek naar e-mails in die mailboxen af te wijzen.

Plan B vs gemeente Amersfoort
Zoveel valt volgens advocaat Cornelis van der Sluis op te maken uit een uitspraak van de Raad van State in een zaak die was aangespannen door ‘Plan B’, gebruikers van het Warner Jenkinson complex in Amersfoort, tegen de gemeente Amersfoort. Nadat chemiebedrijf Warner Jenkinson al een tijdje zijn activiteiten op het terrein had gestaakt, besloot de gemeente Amersfoort de locatie in 2002 te kopen. Vanaf juli 2012 onderzoekt de gemeente of gebruikers van het terrein (gedeelten van) het complex misschien willen kopen tegen een marktconforme prijs. De gemeente onderhandelt twee jaar lang exclusief met Plan B over de verkoop van het terrein om het uiteindelijk te verkopen aan een andere partij. Plan B vroeg daarop alle vanaf 2012 onder het college rustende informatie over de mogelijke aankoop, verkoop of herontwikkeling van de Warner Jenkinson locatie op.

‘Niet geloofwaardig’
Plan B betoogde dat het Amersfoortse college met zijn besluit van 26 maart 2019 onvoldoende had gemotiveerd dat mailboxen van gemeenteambtenaren niet langer onder de gemeente berusten. Daar komt volgens hen bij dat het niet langer beschikbaar zijn van de mailboxen in strijd is met op het college rustende verplichtingen uit de Archiefwet. Even daarvoor, op 7 februari 2019, oordeelde de rechtbank Midden-Nederland dat de stelling van het college dat de mailboxen van medewerkers van de gemeente niet langer beschikbaar zijn, haar ‘niet geloofwaardig’ voorkomt. De rechtbank had al vastgesteld dat de gemeente had erkend dat een deel van de stukken, de inhoud van twee mailboxen geheel en van één gedeeltelijk, waren gewist en dat er documenten die onder de reikwijdte van het Wob-verzoek vielen in een mailbox waren gewist. De rechtbank kon daardoor niet toetsen of openbaarmaking van de documenten terecht was geweigerd. De weigering moest daarom als ten onrechte worden beschouwd.

Onderzoek voldoende representatief
Daarop heeft het college het externe bureau Northwave digitaal onderzoek laten doen. Dat leverde welgeteld één relevante e-mail uit 2017 op die openbaar is gemaakt door het college. Daarbij heeft het college het over het onderzoek opgemaakte rapport ingebracht ter motivering van de stelling dat de mailboxen niet langer onder het college berusten. De Raad van State vindt nu dat met het rapport aannemelijk is gemaakt dat de mailboxen niet langer onder het college berusten. Daarbij nam de Raad van State in aanmerking dat het onderzoek naar de mailboxen is verricht op ‘in deze context essentiële zoektermen’: zoektermen die voldoende representatief zijn voor de locatie en naar alle waarschijnlijkheid resultaat hadden moeten opleveren uit de mailboxen, indien die nog beschikbaar waren. ‘Uit wat Plan B daartegen heeft aangevoerd volgt niet dat de mailboxen nog te achterhalen zijn.’ Van der Sluis concludeert dat nu de mailboxen niet meer onder het college berusten een Wob-verzoek naar e-mails in die mailboxen kan worden afgewezen.