Gemeente Utrecht verlost van papier

Gemeente Utrecht neemt als een van de eerste grote Nederlandse gemeenten volledig afscheid van papier. Per 2017 wordt het archief vanaf 2013 volledig digitaal beheerd. Wethouder Kees Geldof is trots op de grootscheepse verandering binnen de organisatie, die volgens hem de openbaarheid en transparantie van de gemeente verbetert. ‘Het einde aan 650 jaar papieren archiefvorming betekent het begin van een nieuw tijdperk.’

Digitaal document geldt voortaan als archiefstuk

De overgang betekent dat documenten alleen nog maar digitaal gearchiveerd worden. Papieren documenten die bij de gemeente binnenkomen worden gescand en vervolgens vernietigd. Niet het papieren exemplaar, maar de digitale variant ervan geldt dan dus als ‘archiefstuk’. Het vervangingsbesluit van het college betekent dat -met terugwerkende kracht- het archief vanaf 1 januari 2013 digitaal wordt beheerd.
 

Verbeterplan voor archiefbeheer
Digitaal informatiebeheer verbeteren stond al langer op de kaart, zo vertelt Geldof aan Binnenlands Bestuur. In 2011 stelde de gemeente een verbeterplan op voor haar archiefbeheer, waarbij het van belang was dat er ‘zaakgericht’ gewerkt wordt door de verschillende afdelingen. Door de zaakgerichte aanpak hoeven afdelingen niet meer archiefstukken bij elkaar op te vragen, maar hebben ze bij een zaak zelf toegang tot de informatie van alle afdelingen. De nieuwe aanpak komt de snelheid van de dienstverlening ten goede. ‘De doelstelling van het verbeterplan was uiteindelijk ook om volledig digitaal te gaan werken. Geen papier meer.’
 

Geïntegreerde ICT maakt verandering makkelijker
Enkele jaren geleden zijn alle afdelingen van de gemeentelijke organisatie ondergebracht in het nieuwe stadskantoor. Zodoende werd ook de ICT van de diverse afdelingen geïntegreerd. ‘Dat maakte het makkelijker om één gezamenlijk systeem in te richten voor het archief’, aldus Geldof. Utrecht heeft door het vervangingsbesluit zodoende als een van de eerste grote gemeenten een volledig digitale informatiehuishouding. En dat brengt grote voordelen met zich mee. ‘Dit verbetert de vindbaarheid en de toegankelijkheid van de informatie. Door goede metadata zijn stukken snel terug te vinden en hoeven medewerkers niet meer te grasduinen door boeken of papieren akten om informatie te vinden.’
 

‘Toekomstige generaties kunnen digitaal historie raadplegen’

De verbeterde vindbaarheid en toegankelijkheid zorgen ervoor dat burgers sneller geholpen kunnen worden met informatieverzoeken. Geldof stelt daarnaast dat het gemoderniseerde archief de openheid van de gemeente ten goede komt. ‘De verbeterde vindbaarheid zorgt ervoor dat er sneller aan informatieverzoeken voldaan kan worden. Daardoor neemt ook de transparantie toe.’ Geldof stelt trots te zijn op wat bereikt is. ‘Met dit vervangingsbesluit bieden we toekomstige generaties de mogelijkheid om digitaal onze historie te kunnen raadplegen. Overigens betekent dit besluit niet dat de gemeente niets meer op papier verstuurt. Bewoners zullen altijd nog informatie op papier ontvangen waar dat nog nodig blijft.’

Bestaande archiefbestanden vormen de grootste uitdaging
De overstap naar betekende een flinke klus voor gemeente Utrecht. Gemeentearchivaris Kaj van Vliet legt uit dat het vervangingsbesluit uitgaat van twee perioden: het papier vanaf 2017, en het papier van 2013-2016. De periode na 2017 nog een beperkt aantal uitzonderingen van papieren archiefmateriaal. 'Dit gaat met name over papieren documenten die volgens wetgeving nog niet vervangen mogen worden, of die dermate vertrouwelijk zijn dat ze ongezien door moeten naar de behandelaar.' De grootste uitdaging bij de overgang zit hem echter in de bestaande archiefbestanden van 2013-2016. 'Deze zijn al gedigitaliseerd, maar op verschillende manieren. De organisatieonderdelen doen hier eerst nauwkeurig onderzoek naar, in samenspraak met het Utrechtse Kennis- en Kwaliteitscentrum Documentaire informatie (KKCD). In het Strategisch Informatieoverleg beslissen de concernmanager Informatie- en Procesmanagement en ik of de kwaliteit en toegankelijkheid van deze scans voldoende zijn voor vervanging.'

Volgens Van Vliet is uiteindelijk niet het papier de uitdaging, maar de 'continue golf' van digitale informatie. 'Je ziet elke week wel een paar keer in de krant dat het daarmee makkelijk fout kan gaan bij de overheid. Ook hier in Utrecht hebben we wat dit betreft nog genoeg uitdagingen. De investeringen voor het vervangingsbesluit zijn eigenlijk daarop gericht.'