Financiële jaarverantwoording snel en eenvoudig indienen

Bijdrage van Mathilde Wonders, Remco van Dijke en Vivianne van Yperen.

Een SiSa (single information, single audit) jaarverantwoording: lastig, ingewikkeld en een flinke klus om in te vullen. De benodigde informatie staat niet op één plek, maar moet op verschillende manieren gevonden worden en soms nog handmatig opgeteld worden. Wij hebben dit vorig jaar zelf ervaren tijdens het aanvragen van de specifieke uitkering voor de Hersteloperatie Toeslagenaffaire in Roosendaal. Het is echter wel belangrijk om de SiSa goed in te vullen: zonder SiSa geen recht op de Specifieke Uitkering (SPUK) en dus geen geld terug van de Rijksoverheid. Gelukkig hebben wij gekeken naar oplossingen en hebben wij een manier gevonden om het proces een stuk eenvoudiger te maken.

In de praktijk

Van Dam Datapartners is betrokken bij de uitvoering van de Brede Ondersteuning voor het herstel van de Kinderopvangtoeslagaffaire in de gemeente Roosendaal. Op dit moment hebben wij een projectleider en -ondersteuner gedetacheerd en een team opgericht voor de uitvoering hiervan. Ook wij moesten de SiSa invullen, waarin naar voren kwam hoe verspreid de benodigde informatie hiervoor was. Mede daarom is samen met het DataLab van de gemeente Roosendaal een dashboard ingericht. Projectleider Remco van Dijke maakt dankbaar gebruik van het dashboard:
“Ik gebruik het dashboard voor financiële gegevens die ik nodig heb om te kunnen verantwoorden richting het Rijk, en om basisgegevens in beeld te brengen, zoals aantallen gedupeerden, de caseload van mijn collega’s en de status van dossiers. Hierdoor heb ik een snel overzicht van gegevens, waardoor dossiermonitoring makkelijker wordt. Daarnaast gebruik ik het dashboard om te rapporteren aan de bestuurders en andere betrokkenen, het dashboard maakt mijn werk als projectleider gemakkelijk. Omdat we de data binnen de Hersteloperatie goed bijhouden, is het bijhouden van het dashboard voor ons geen extra werk, maar biedt het overzicht.”

Onze ervaring na twee jaar KOT

Het gebruiken van een dashboard lost meerdere problemen op. Ten eerste wordt het gemakkelijker om de SiSa-jaarverantwoording in te vullen. In plaats van zoeken naar alle cijfers, zijn deze gemakkelijk te vinden en door het selecteren van gegevens kan een jaarverantwoording snel en adequaat ingevuld worden. Er kan een koppeling worden gemaakt tussen de kostenplaats en de bijbehorende grootboeknummers in het financiële systeem (zoals SAP). Vervolgens kunnen kostenplaatsen worden ingericht op basis van de SPUK-componenten. Willemijn van Eijck, werkzaam bij de afdeling Financiën en Subsidies van Roosendaal, werkte dit jaar met het dashboard om de SiSa van de Brede Ondersteuning in te vullen.

Dit jaar duurde de SiSa-invulling minder lang dan vorig jaar. Het is zeker aan te raden aan andere afdelingen of gemeenten.

Door het gebruik van het dashboard is het zeker dat de juiste gegevens worden ingevuld. Je bent niet meer afhankelijk van een los Excel-bestand waarin per categorie handmatig opgeteld moet worden hoeveel uitgaven in een bepaalde component zitten, maar dit wordt door het dashboard voor jou gedaan. Vervolgens kunnen alle op te voeren componenten binnen de SiSa automatisch worden bijgehouden. Wij hebben dit gedaan voor de SiSa voor de Hersteloperatie Kinderopvangtoeslagenaffaire, maar een dashboard kan voor andere jaarverantwoordingen ook helpend zijn. Onderstaand hebben wij uitgewerkt hoe het dashboard in Roosendaal helpend is voor de SiSa van de Brede Ondersteuning.

Normbedragen

Binnen de SiSa van de Hersteloperatie Kinderopvangtoeslagenaffaire worden normbedragen toegekend voor elke aanmelding (A), elk dossier (B), elk afgerond dossier (D) en elk driegesprek (F). Het te ontvangen bedrag voor component A bestaat uit de formule van het normbedrag * het aantal aangemelde gedupeerden. De formule wordt ingevuld in het dashboard en de bedragen worden automatisch berekend aan de hand van de beschikbare data. 

Component	Omschrijving	Normbedrag
A	Registratie, eerste contact en inventarisatie hulpvraag	€ 120
B	Opstellen van een overeengekomen plan van aanpak en begeleiding ouder/ex-toeslagouder, gezin en kind	€ 5.500
D	Nazorg	€ 3.500
F	Driegesprek	€ 800

De bedragen zijn fictief

Werkelijke bedragen

De werkelijke bedragen (bedragen die al zijn uitgegeven en via de SPUK teruggevraagd kunnen worden) bestaan uit component C: de werkelijke uitgave voor de realisatie van de Brede Ondersteuning (ook wel, materiële kosten) en component E: uitgaven aan personeelskosten. Deze kosten worden direct in het dashboard weergegeven door de koppeling met de kostenplaats en het grootboeknummer weer te geven. Door deze koppeling is het niet nodig om de werkelijke uitgaven te verzamelen middels een uitvraag bij de financiële afdeling. Een Power-BI rapportage maakt het mogelijk om de data direct uit het financiële systeem te koppelen. In onderstaand voorbeeld laten we aan de hand van dummy-data zien hoe dit eruit kan zien.

Dagelijks gebruik van het dashboard

Naast dat het administratief een groot voordeel heeft voor het invullen van de SiSa, zorgt het dashboard ook dat het gemakkelijk is om anderen bij een project te betrekken en rapportages te delen met bijvoorbeeld bestuurders en andere stakeholders. Doordat het cijfers op een toegankelijke manier laat zien, is het, in het geval van de hersteloperatie kinderopvangtoeslagaffaire bijvoorbeeld, te zien hoeveel gedupeerden aangemeld zijn, hoeveel gedupeerden al succesvol geholpen zijn, hoeveel gedupeerden nog wachten op een plan van aanpak en hoeveel geld er nu uitgegeven is. Allemaal relevante informatie die snel en gemakkelijk in te zien is via het dashboard. Doordat de gegevens continu verzameld en bijgewerkt worden, is het mogelijk om hoeveelheden en trends in kaart te brengen. Mede hierdoor is het mogelijk om de benodigde teamcapaciteit te bepalen en tijdig inzichtelijk te hebben op welk beleidsterrein kan worden opgeschaald.