Staphorst kan het sneller

Nieuwe werkwijze voor efficiënte afhandeling vergunningen

Even een bestemmingsplan wijzigen voor een inwoner die zijn huis wil splitsen, kost de gemeente zomaar tweehonderdvijftig ambtelijke uren aan het doorlopen van ruimtelijke procedures en begeleiden van de aanvraag. Omgerekend zo’n 25.000 euro. Dat kan goedkoper, sneller en met meer regie voor de initiatiefnemer, stelt Staphorst. De gemeente ontwikkelde er een nieuwe werkwijze voor, waarin sleutelrollen zijn weggelegd voor een ruimtecoach en de Omgevingskamer. Juist voor initiatieven die strijdig zijn met het bestemmingsplan levert dat veel tijdwinst op.

Wie door Staphorst rijdt, kan zich niet direct een voorstelling maken van grootse bouwdrift. De drie kerkdorpen en een handvol buurtschappen in de Overijsselse gemeente tellen samen nog geen 17.000 inwoners. Hoofdkern Staphorst heeft een gedeeltelijk beschermd dorpsgezicht en de gemeente telt bovendien bijna zeshonderd monumenten. De tijd heeft er een beetje stilgestaan.

Toch wordt er lustig geklust in Staphorst, zegt Jaap van den Berg, coördinator ruimtelijke ordening van de gemeente. Zelf regie voeren en eigen verantwoordelijkheid nemen zit volgens hem diep ingesleten in de Staphorster volksaard, ook waar het huisvesting betreft. Zelfbouw is in de gemeente bijzonder populair; de gemeente doorloopt er komend jaar naar verwachting zo’n zeventig r.o.-trajecten voor door. Die trajecten gaan er voor zowel de aanvragers als de ambtenaren wel anders uitzien met de nieuwe aanpak van Staphorst. EPOS heet de werkwijze, een afkorting die precies zegt wat het moet doen: Efficiënte Procesinrichting Omgevingsrecht Staphorst.

Meer verantwoordelijkheid
Bijzonder eraan is dat ambtenaren, in opdracht van de gemeenteraad, zelf een nieuw, modern proces van intake tot en met handhaving ontworpen, licht Dave Schut toe. Vanuit NCOD heeft hij hen bij het traject begeleid. Staphorst heeft daarvoor beproefde werkwijzen uit andere gemeenten aangevuld met nieuwe elementen. Door EPOS ontstaan nieuwe functies (de ruimtecoach), nieuwe instrumenten (Omgevingskamer, Collectief van professionals, Bundelplan) en nieuwe werkprocessen.

Het gemeentebestuur van Staphorst is positief over EPOS. Het sluit aan bij de wens van college en raadsleden om inwoners meer verantwoordelijkheid te geven voor hun eigen plannen en past bij de ambities van de nieuwe Omgevingswet. College, directie en gemeenteraad hebben hooggespannen verwachtingen van de werkwijze, die nu stapsgewijs wordt ingevoerd. Zo moet de doorlooptijd van een vergunning van gemiddeld twaalf naar vijf weken omlaag gaan en nemen de legeskosten voor initiatiefnemers substantieel af. Schut en Van den Berg lichten de hoofdlijnen van de aanpak per onderdeel toe.

1) Online informatie ontsluiten
EPOS maakt een splitsing tussen het formele en het informele proces. Voordat een plan formeel wordt ingediend, faciliteert de gemeente initiatiefnemers door goede informatie te verstrekken. Er komt daarvoor een overzichtelijke website met alle belangrijke informatie over de leefomgeving. Ambtenaren moeten de informatie die zij hebben actief gaan delen, zegt Schut. ‘Alleen zo kun je de burger meer regie geven. Nu moeten ze informatie op duizend plekken zoeken en een halve deskundige zijn om het allemaal te snappen. Met het online Omgevingsplein is straks snel duidelijk wat nodig is om de aanvraag compleet te krijgen om te kunnen indienen.’ De benodigde aanpassingen aan de ict lopen vooruit op de nieuwe eisen die de Omgevingswet straks stelt aan de digitale informatievoorziening van gemeenten.

2) De ruimtecoach
Staphorst introduceert de nieuwe functie van ruimtecoach, naar het voorbeeld van de wijkregisseur in het sociale domein. De ruimtecoach gaat op locatie met de initiatiefnemer in gesprek en wijst ze de weg naar informatie. ‘Het moet echt een zichtbaar figuur zijn, die met een autootje door de gemeente rijdt en bij mensen aan de keukentafel komt informeren over de mogelijkheden, de kosten en de procedure’, legt Van den Berg uit. Het hoeft niet per se één persoon te zijn die de functie bekleedt, misschien is het niet eens een volledige fte, licht hij toe. ‘Maar het moeten wel collega’s zijn die over vaardigheden beschikken voor dit soort keukentafelgesprekken. Het is wel iets anders dan toetsen.’ Staphorst verwacht dat met stap 1 en 2 het aantal ontvankelijke aanvragen wordt vergroot.

De ruimtecoach is een soort ANWB-bord; hij wijst waar je naartoe moet, maar vervolgens moet de initiatiefnemer zijn plan zelf in overeenstemming brengen met de omgeving. ‘Het gemak waarmee mensen nu een bouwplan indienen en ervan uitgaan dat de gemeente zorgt dat het in de omgeving past, daar willen we vanaf.’ De gemeente vraagt meer eigen inzet van initiatiefnemers. Werkzaamheden die nu nog door de gemeente worden gedaan, liggen straks op het bord van de initiatiefnemers. Zo wordt van de initiatiefnemer verwacht dat hij zelf bij de welstand- en monumentencommissie langsgaat, de onderzoeken laat uitvoeren en een ruimtelijke onderbouwing laat maken, inspraak en vooroverleg voert met de buurt en toezicht houdt op de uitvoering.

3) Vertrouwen geven aan professionals
Dat kunnen de inwoners van Staphorst niet allemaal zelf. Om hun plannen goed en snel door de nieuwe procedure te loodsen, is het noodzakelijk dat zij een professional in de arm nemen die hen daarbij begeleidt. De kosten daarvan verdienen ze terug met de lagere legeskosten, zo is de bedoeling. Staphorst richt daarvoor een Collectief van Professionals Omgevingsrecht Staphors (C-POS) in; een lijst van architecten, ontwikkelaars, bouwers en adviseurs die bewezen kwaliteit leveren en zich aan procedures en afspraken houden. Nu is het nog zo dat de gemeente verantwoordelijk is voor de diverse toetsen van een bouwplan. Onder EPOS gaat dat anders. De door de initiatiefnemer ingeschakelde professional moet verklaringen geven over bijvoorbeeld de ontvankelijkheid van een vergunningaanvraag, de strijdigheid met het bestemmingsplan, de onderzoeken en het toezicht. Vervolgens wordt de vergunning verleend, zonder inhoudelijke toetsing.

Schut licht toe dat de eerste drie aanvragen van professionals worden getoetst. ‘Als die goed zijn, komen ze in de categorie waar we nog maar een op de drie aanvragen toetsen. Een aanvrager die met deze professional in zee gaat, krijgt korting op de leges. Over een paar jaar zitten de meeste professionals in deze lijst van betrouwbare partners. Ik heb er groot vertrouwen in dat dat goed gaat, want als blijkt dat een verklaring niet klopt – er is bijvoorbeeld geen bodemonderzoek gedaan, terwijl in de verklaring staat dat het wel is gebeurd – dan gooien we die adviseur uit het systeem. Zo iemand is voor inwoners dan geen interessante partij meer.’

4) De omgevingskamer: snelle en eenduidige besluiten
Het instellen van een Omgevingskamer is in diverse gemeenten (waar het vaak Regiemaker heet) een beproefd concept. De behandeling van aanvragen die strijdig zijn met het bestemmingsplan verloopt via de Omgevingskamer planmatiger, sneller en de advisering is eenduidiger, verwacht Staphorst. Er komt een onafhankelijke voorzitter die samen met vakspecialisten een advies opstelt over de haalbaarheid van de initiatieven. Het college zal dat advies in de meeste gevallen waarschijnlijk overnemen en ter kennis brengen aan de raad.

De Omgevingskamer krijgt een belangrijke rol in het benutten van de afwegingsruimte die voor gemeenten ontstaat met de Omgevingswet, legt Van den Berg uit. De initiatiefnemer en zijn professional geven daar in hun aanvraag een voorzet voor. ‘Zij moeten met een goed onderbouwd verhaal komen, waarom de kap van een boom, of het splitsen van een woning toch kan worden toegestaan in het algemeen belang. Bijvoorbeeld omdat het plan werkgelegenheid oplevert, of bijdraagt aan woonopgave.’ De Omgevingskamer, het schakelpunt waar alle kennis en gemeentelijke visies liggen, beoordeelt of de afwegingsruimte kan worden benut en houdt in de gaten dat alle afzonderlijke plannen niet ontwikkelingen in gang zetten die strijdig zijn met de gemeentelijke visies. In een jaarverslag legt de kamer daarover verantwoording af aan college en raad.

5) Efficiënt: bundeling van (bestemmings-)plannen
Binnen EPOS worden plannen die afwijken van het bestemmingsplan op twee formele momenten per jaar (bijvoorbeeld in het voor- en najaar) gebundeld en in procedure gebracht. Dat betekent dat voor elk plan niet een afzonderlijk eigen proces wordt gevoerd, maar dat ze gezamenlijk ter inzage worden gelegd en door de raad worden behandeld. In diverse gemeenten (Buren, Dalfsen, Gemert- Bakel) is dit Bundelplan een bewezen efficiëntere werkwijze, weet Staphorst.

Te goed van vertrouwen geweest, wat dan?
De Staphorster aanpak heeft nog één onbeantwoorde vraag. Stel, een “bewezen vertrouwde” professional heeft doelbewust een onjuiste verklaring afgegeven. Gelogen over de uitkomsten van een Flora- en Faunaonderzoek, bijvoorbeeld. Wat gebeurt er met het bouwwerk waarvoor de gemeenten ten onrechte een vergunning heeft verleend? Moet het worden afgebroken? Kan de schade op de professional worden verhaald? ‘Dat is voer voor juristen, we zijn het aan het uitzoeken’, zegt Van den Berg. ‘Bij de nieuwe Wet kwaliteitsborging voor het bouwen speelt straks dezelfde vraag. Het antwoord zal dus wel komen, maar daar willen wij niet op wachten.’