Van circulaire ambitie naar een aanbesteding die werkt

Circulair bouwen begint niet pas bij materiaalkeuzes op de bouwplaats. Veel belangrijke keuzes worden al eerder gemaakt: op het moment dat een opdrachtgever bepaalt wat hij aan de markt vraagt, waarop partijen worden geselecteerd en hoe gemaakte beloften uiteindelijk contractueel worden vastgelegd.

Aanbestedingen kunnen daarmee een belangrijke impuls geven aan circulair bouwen. Maar dat vraagt om een andere benadering dan alleen het toevoegen van enkele duurzaamheidseisen. De markt moet ruimte krijgen om met oplossingen te komen, terwijl de opdrachtgever tegelijkertijd zorgt voor duidelijke, transparante en juridisch houdbare spelregels.

Hoe pak je dat aan? Vijf aandachtspunten.

1. Vraag niet alleen naar ervaring, maar ook naar visie

Bij een niet-openbare aanbesteding kan de selectiefase worden benut om marktpartijen uit te dagen hun visie op circulariteit te laten zien. Daarmee krijgt een opdrachtgever niet alleen inzicht in wat een partij eerder heeft gedaan, maar ook in de manier waarop zij circulaire ambities naar het project denkt te vertalen.

Wanneer zo'n visie als kwalitatief selectiecriterium wordt gebruikt, moet het criterium uiteraard proportioneel, transparant en objectief toepasbaar zijn. Ook gelijke behandeling en non-discriminatie blijven uitgangspunt.

Goed gekozen criteria kunnen zo méér doen dan partijen beoordelen: ze kunnen de markt stimuleren om circulaire kennis en oplossingen verder te ontwikkelen.

2. Zorg dat iedereen hetzelfde vertrekpunt heeft

Circulariteit kan voor iedere partij iets anders betekenen. Gaat het om hergebruik van bestaande materialen? Losmaakbaarheid? Biobased bouwen? Een langere levensduur? Of om toekomstige aanpasbaarheid van het gebouw?

Een gezamenlijke kick-off aan het begin van de gunningsfase kan helpen om de ambitie en uitgangspunten van het project helder te maken. Alle deelnemende partijen moeten daarbij over dezelfde relevante informatie kunnen beschikken en op gelijke wijze worden behandeld.

Dat voorkomt verschillende interpretaties en maakt de kans groter dat inschrijvers oplossingen ontwikkelen die daadwerkelijk aansluiten bij de bedoeling van de opdrachtgever.

3. Geef de markt ruimte om met betere oplossingen te komen

Wie vooraf iedere technische oplossing volledig voorschrijft, beperkt mogelijk juist de innovatie die voor circulair bouwen nodig is.

Het kan daarom waardevol zijn om ruimte te creëren voor alternatieve circulaire voorstellen, binnen vooraf duidelijk vastgelegde randvoorwaarden voor bijvoorbeeld kwaliteit, budget en planning.

Daarbij is een belangrijke vervolgstap nodig: een goed idee uit een inschrijving moet niet verdwijnen zodra de opdracht is gegund. Geaccepteerde voorstellen moeten waar nodig worden vertaald naar concrete contractuele verplichtingen. Zo wordt innovatie onderdeel van de uitvoering in plaats van alleen een belofte tijdens de aanbesteding.

4. Gebruik dialoog om ambities concreter te maken

Afhankelijk van de gekozen aanbestedingsprocedure en de ruimte die deze biedt, is de ervaring van HEVO dat interactie met marktpartijen kan helpen om ambities, risico's en haalbaarheid beter te doorgronden.

Wanneer gesprekken onderdeel zijn van de procedure, moeten transparantie en gelijke behandeling zorgvuldig worden geborgd. Het doel is niet om bepaalde partijen een informatievoorsprong te geven, maar om tot beter passende en uitvoerbare voorstellen te komen.

Ook vóór de aanbesteding kan marktcontact waardevol zijn. Een marktanalyse of marktconsultatie geeft inzicht in wat technisch en organisatorisch al mogelijk is en waar de markt ruimte nodig heeft om te vernieuwen.

5. Maak van circulariteit een contractuele prestatie

Een ambitie in een aanbestedingsdocument heeft weinig waarde wanneer na gunning niet duidelijk is wat een opdrachtnemer daadwerkelijk moet realiseren.

Vertaal relevante circulaire uitgangspunten daarom naar concrete afspraken in de contractstukken. Denk aan overeengekomen prestaties, een plan van aanpak, planning, rapportageverplichtingen en afspraken over monitoring en toetsing.

Wanneer gebruik wordt gemaakt van meetmethoden of certificeringen, moet bovendien vooraf helder zijn welke prestaties worden verlangd, hoe deze worden vastgesteld en wat er gebeurt wanneer afspraken niet worden nagekomen.

Zo ontstaat een duidelijke lijn van ambitie naar aanbesteding, contract én uitvoering.

Vergeet risico's en verantwoordelijkheden niet

Circulaire projecten kunnen andere materialen, bouwmethoden en samenwerkingsvormen introduceren dan partijen gewend zijn. Dat kan ook nieuwe vragen opleveren over garanties, kwaliteit, aansprakelijkheid, beschikbaarheid van materialen en verantwoordelijkheden.

Breng die risico's daarom vroeg in beeld en leg vast welke partij waarvoor verantwoordelijk is. Tegelijkertijd moet een contract niet zo dichtgetimmerd worden dat iedere mogelijkheid voor innovatie verdwijnt.

De uitdaging is om juridische zekerheid te combineren met voldoende ruimte om gedurende het project betere circulaire oplossingen mogelijk te maken, binnen de grenzen van het aanbestedingsrecht en de gemaakte afspraken.

Circulariteit vraagt om sturen én ruimte geven

Circulair aanbesteden betekent dus niet simpelweg meer duurzaamheidseisen opnemen. Het vraagt om een doordachte uitvraag waarin ambitie, marktkennis, juridische kaders en uitvoering met elkaar verbonden zijn.

De opdrachtgever bepaalt daarbij in belangrijke mate de speelruimte. Door vooraf goed te onderzoeken wat de markt kan, circulaire prestaties zorgvuldig uit te vragen en beloften vervolgens juridisch te borgen, kan een aanbesteding daadwerkelijk bijdragen aan circulaire bouw.