Prestatieafspraken die werken

Gemeenten, corporaties en huurdersorganisaties maken al jaren prestatieafspraken over onder andere de realisatie van nieuwe woningen. De gedeelde ambities zijn helder en worden vastgelegd. Papier is echter geduldig; juist bij de concretisering slaat de twijfel toe. Dan is het makkelijker lastige gesprekken uit de weg te gaan. Bijvoorbeeld over wanneer en waar de woningen moeten worden gerealiseerd. Of over hoe corporaties in positie komen. Door dit scherp te krijgen vóór de handtekeningen worden gezet, geef je prestatieafspraken echt betekenis.

Waar stokt het?   

In dit soort processen zien we vaak hetzelfde patroon. Het gesprek verloopt stroever zodra: 

• doelen moeten worden vertaald naar concrete acties;  
• afgesproken aantallen en teksten worden vastgelegd; 
• verantwoordelijkheden expliciet moeten worden belegd. 

Dan ontstaat terughoudendheid. Deelnemers formuleren afspraken minder scherp en tijdslijnen vervagen. Om het kruit droog te houden – of de autonomie te behouden – verschuiven gerichte acties weer richting procesafspraken. Hierdoor ontstaat vertraging, lekt er energie en daalt het vertrouwen in de samenwerking die zo broodnodig is. 

Scherpte en houvast op het juiste moment 

Vanuit onze ruime ervaring met prestatieafspraken weten we dat het helpt om veel vroeger in het proces de knelpunten op tafel te leggen. En om concrete en SMART geformuleerde voorstellen te doen. ‘Inzetten op meer betaalbare woningen?’ Niemand is het daarmee oneens. Maar op afspraken die beginnen met ‘we streven naar’ of ‘we spannen ons in om’ is ook niemand aanspreekbaar. Niet doen dus! Uitvoering en voortgang zijn er meer bij gebaat wanneer je bijvoorbeeld overeenkomt hoe je als gemeente en corporatie op een concrete locatie de samenwerking vormgeeft. En wanneer je dat met duidelijke mijlpalen zo meetbaar mogelijk maakt.  

Telkens terug naar de kern 

Wil je concrete afspraken maken? Dan houden wij de vinger aan de pols bij de samenwerking tussen gemeenten, corporatie en huurdersorganisatie. We gaan dan steeds terug naar het vertrekpunt; we wilden immers níet interpreteerbare afspraken. We leggen vast van wie het straks iets vraagt, wat partijen dit jaar al doen, en wanneer ze hier samen op terugkomen. Hiermee maak je resultaten – en de sturing ervan – stap voor stap concreter. Bovendien wordt voor iedereen duidelijk waaraan hij of zij zich verbindt. 

Koers houden 

Wanneer wij dit soort processen begeleiden, gaan we niet alleen met beleidsmedewerkers en bestuurders om tafel. Wij betrekken ook het management van gemeente(n) en corporatie(s) bij het gesprek. We geven deze managers ook een rol bij het borgen van de uitvoering. Zij hebben immers zicht op de beschikbare middelen, de planning en eventuele andere prioriteiten. Hiermee bevorder je dat voor afspraken budget kan worden vrijgemaakt en dat uitvoering binnen de afgesproken tijd mogelijk is. 

De kans om wat op papier staat ook waar te maken, wordt groter wanneer je ieders perspectief meeneemt. SMART formuleren is dan geen strak toegepaste methodiek, maar een manier van kijken met een praktische toets op bruikbaarheid en voortgang. Dit geeft prestatieafspraken richting; ook als het spannend wordt.