Substitutie
Oss heeft van het Brabants Historisch Informatiecentrum (BHIC) en de provincie toestemming gekregen voor substitutie. Dat betekent dat archiefstukken niet langer in papieren vorm bewaard hoeven te worden maar onder voorwaarden als digitaal bestand worden opgeslagen.
Gemeente Oss digitaliseert hele archief
De gemeente Oss gaat alle papieren archiefstukken vervangen door digitale bestanden. Het is de eerste gemeente van Nederland die…
Bewaarplicht
De digitalisering is bijvoorbeeld van toepassing op algemene-, milieu- en horeca vergunningen. Het gaat vooral om gemeentelijke stukken die worden gebruikt bij contact tussen de gemeente, burgers en bedrijven. Voor veel van die bestanden bestond een bewaarplicht van het papieren bronbestand variërend van zeven tot dertig jaar. Ook van stukken die eeuwig bewaard moeten blijven volstaat voortaan een digitale versie. Alleen bij een stuk dat historische waarde heeft, kan een archivaris bepalen dat het papieren bestand moet worden opgeslagen.
Vernietigbaar
Een belangrijke basis voor de toestemming voor volledige digitalisering is het handboek digitalisering, daarin staan richtlijnen voor de technische stappen en procedures. Die richtlijnen zijn opgesteld door het BHIC en de provincie. De eisen die aan de digitale archiefbestanden worden gesteld zijn bijvoorbeeld dat de stukken authentiek en onveranderd zijn. Ze moeten tot in lengte van dagen bruikbaar (leesbaar) zijn en bestanden moeten in sommige gevallen vernietigbaar zijn. In het laatste geval gaat het om bestanden die na verloop van tijd gewist worden omdat dit in de archiefwet is vastgelegd.
De machtiging voor substitutie bij de gemeente Oss krijgt waarschijnlijk navolging bij andere gemeenten, provincies en overheden.
Bron: Computable
