GovUnited: kogel door de schuilkerk

Het bestuur van GovUnited voelt zich gesteund door de leden voor zijn ‘go’ met Logica’s midoffice.

Over drie weken moet, op straffe van een boete, de midofficesuite van Logica voldoen aan de laatste 24 van 462 auditnormen van de zwaarste categorie en moet de leverancier een plan gereed hebben voor het halen van 97 normen in twee minder zware categorieën. Maar het GovUnited-bestuur had er zoveel vertrouwen in dat het goed komt, dat het maandagavond 7 september zijn leden voorstelde het product al te accepteren. Aan het eind van een ‘programmaraad’ in Utrecht, volgens voorzitter Peter van der Terp bezocht door zo’n veertig gemeenten (tweederde van het geslonken ledenbestand), concludeerde het bestuur dat het genoeg steun heeft in de achterban.

De agenda vermeldde dat de bijeenkomst, belegd in de Gertrudiskapel, een voormalige schuilkerk uit de laat-zeventiende eeuw, van zeven tot negen uur zou duren. Maar toen om kwart over negen na hun presentatie drie heren van Logica naar buiten kwamen, zodat de GovUnited-leden vervolgens tot een uitspraak over de acceptatie konden komen, was het al duidelijk dat dit hun zwaar viel. Dat bleek temeer toen om vijf over tien het drietal zich weer bij de kapel vervoegde en tevergeefs naar witte rook zocht. Om kwart over tien ging de kerk uit. Van de gezichten was eerder bekommernis dan opluchting af te lezen, al riep ook iemand in de duisternis dat ze ‘zéér positief’ was. De meesten echter wilden niets kwijt over de uitkomst of hoe ze zelf daartegen aankeken.

Tjisse Stelpstra wel. De gemeentesecretaris van Midden-Drenthe, in juli afgehaakt als GovUnited-pilotgemeente, zei dat leden soms geagiteerd, dan weer volgzaam waren geweest. Samen met Wim Blok, directeur van de dienst Publiek van Zaanstad, dat in juni uit de pilot was gestapt, had hij vooraf een brief naar bestuur en leden van GovUnited gestuurd. In een ‘terugblik’ stelden ze dat gaandeweg ‘bleek dat er sprake was van een ontwikkeltraject in plaats van een inkoop-traject en dat hieraan een significant ander risicoprofiel was verbonden’, dat ‘talloze malen harde afspraken niet nagekomen, deadlines niet gehaald en toezeggingen niet nagekomen’ waren en dat ‘ongeveer elke eerste van de maand sinds 1 november 2008 er iets niet gehaald is’. In mei, toen Logica een hersteltermijn tot 1 juni kreeg omdat het nog niet de helft van de normen had gehaald, had het bestuur gezegd dat daarna geen nieuwe herstelperiode zou volgen, maar eind juni had de leverancier niettemin weer extra tijd gekregen. Zaanstad en Midden-Drenthe waren ‘erg lang meegegaan met het door GovUnited gevraagde uitstel’, maar zagen zich enige maanden terug genoodzaakt hun eigen plan te trekken en de midofficesuite niet af te nemen.

“GovUnited wil ons nu juridisch dwingen tot afname van het product van Logica,” ging de brief verder. De organisatie sprak van ‘collegebesluitgemeenten’ (die aangaven het voornemen te hebben een of meer modules af te nemen) en van ‘beheermaatregelen’. Daarbij worden die gemeenten ‘gehouden aan de verplichting die is aangegaan’. Zaanstad en Midden-Drenthe, die het ‘stelselmatig niet conform afspraak leveren van de midoffice suite’ kwalificeerden als ‘wanprestatie’, vonden dat ‘juridisch uiterst discutabel’.

Ze vonden ook dat maandag niet besloten kon worden tot acceptatie. De ex-pilotgemeenten hekelden ‘het ontbreken van een objectieve test- en auditrapportage’ en achtten dat ‘reden genoeg om op dit moment de midoffice suite niet te accepteren’. Ze moesten het doen met een ‘advies’ van het bestuur met een bijlage, waarin dat weliswaar voluit meldde dat ‘de drie cruciale bevindingen ten aanzien van stabiliteit, performance en beveiliging zijn opgelost’, maar het ook wat zuinig aangaf dat het systeem bij pilotgemeente Winterswijk ‘een aanzienlijke verbetering is en naar het zich laat aanzien nagenoeg productierijp’. (Steenwijkerland, enig andere overgebleven pilotgemeente, werd niet genoemd.) Ook kon het ‘in gebruiksvriendelijkheid aan kracht […] winnen’. Het testteam van GovUnited stelde vast ‘dat er nog steeds bevindingen openstaan’, zowel nieuwe als eerdere, en het auditteam van Deloitte dat ‘Logica haar afspraken grotendeels is nagekomen’. Briefschrijvers meenden al dat ’2 x geel rood’ was en stelden nu: “3x geel is niet groen.”

Ook het voorstel tot ‘overheveling van het “eigenaarschap” van de GU1-exploitatieopzet naar de afnemende gemeenten’ viel in de Zaanstreek en Drenthe verkeerd: “Enige informatie omtrent wat deze overheveling behelst (b.v. acceptatie van financiële risico’s, intellectueel eigendom), op welke wijze en wanneer dit wordt geformaliseerd en met welke consequenties en/of risico’s […] dit gepaard gaat voor de afnemende – en reguliere GovUnited gemeenten ontbreekt.”

Het besluitvormingsproces kreeg kritiek vanwege de ‘stelselmatig’ te late beschikbaarstelling van stukken, waardoor geen ruimte resteert om ‘het college van burgemeester en wethouders nog te informeren, laat staan mandaat te vragen’ en omdat ‘door het GovUnited bestuur slechts minimale informatie [wordt] verstrekt en een zeer beperkte keuzevrijheid geboden; namelijk 1 keuze ten aanzien van de acceptatie’. Voorts hielden Zaanstad en Midden-Drenthe hun medeleden voor dat ze eerder hadden vastgesteld ‘dat de programmaraad op zich niet tot besluitvorming gerechtigd is, maar dat de enige bevoegdheid tot het nemen van beslissingen bij ICTU ligt’. ICTU is formeel de aanbestedende dienst. “De programmaraad neemt geen besluiten! Dit is toen van de zijde van uw GovUnited bestuur bevestigd. Het mag duidelijk zijn dat met dit alles voor de deelnemende gemeenten tot op heden de ‘besluitvorming’ op geen enkele wijze bindend is. Daarvoor hebben het GovUnited bestuur en ICTU vanuit ons in ieder geval geen mandaat.”

De gemeenten wensten vóór de programmaraad helderheid. Anders ‘zullen wij ons, mede afhankelijk van het verloop van de programmaraad en de reactie van het GovUnited bestuur op deze brief, helaas moeten beraden op ons lidmaatschap en daarover indien nodig buiten GovUnited uitleg geven ten aanzien van ons handelen.’

Midden-Drenthe’s gemeentesecretaris Stelpstra wilde na afloop dus wel iets zeggen, zij het onder de kanttekening dat hij ‘partijdig’ was en zijn gemeentebestuur nog formeel moest beslissen. Maar volgens hem had geen stemming plaatsgevonden, meer een meningspeiling, waaruit het bestuur had opgemaakt dat het kon doorgaan met Logica. De brief was ‘voor kennisgeving aangenomen’.

Zaanstad, initiatiefnemer tot het schrijven, liet (een dag later via een voorlichter) weten ‘van de andere leden veel begrip voor ons standpunt’ te hebben ervaren en van het bestuur de aankondiging te hebben ontvangen ‘graag met ons over de ontstane situatie te willen overleggen’. Zaanstad wacht dit overleg nu af.

Wie na afloop ook iets wilde zeggen, graag zelfs, was GovUnited-voorzitter Peter van der Terp. Hij was opgelucht, meer nog opgetogen over de mijlpaal die was bereikt. Logica was ‘eerder gemaakte afspraken’ nagekomen en ‘verdere afspraken’ waren schriftelijk geborgd, had het bestuur al geschreven. Nu benadrukte Van der Terp dat gemeenten een geweldig mooie voorziening tot hun beschikking krijgen, die hun in één klap een forse stap vooruit helpt in de dienstverlening aan hun burgers. Over de acceptatie was gestemd, zei hij, maar de stemverhouding wilde hij niet noemen. Wat telde, was dat een meerderheid akkoord was gegaan. De volgende dag meldden GovUnited en Logica: “De leden van GovUnited hebben maandagavond 7 september 2009 de Midoffice Suite geaccepteerd die door Logica en Green Valley is ontwikkeld”, en voegden er ‘Nieuwe standaard voor gemeentelijke dienstverlening’ aan toe.

Het ‘go’-besluit dat het GovUnited-bestuur, gehoord de leden, heeft genomen, wordt volgens een ICTU-woordvoerder automatisch door deze organisatie bekrachtigd. GovUnited-leden gaan dus Logica’s midofficesuite gebruiken. Winterswijk en Steenwijkerland, die in november live willen gaan, voorop. Welke leden daarna volgen, is nog onzeker. Er waren 25 ‘collegebesluitgemeenten’, maar daarvan heeft een aantal, zie Midden-Drenthe en Zaanstad en ook ex-pilotplaatsen Zuidhorn en Leiden, laten weten zich niet verplicht te voelen tot afname en dat ook niet te zullen doen. Van der Terp schat het aantal trouwe klanten op ‘dertien à zestien’. Als hij bij de ferme woorden in de vergaderstukken de daad voegt, moet hij dus negen à twaalf gemeenten juridisch dwingen iets te kopen, wat ze niet willen. Geadviseerd door een advocatenkantoor, voelt GovUnited zich sterk staan in dit voornemen.

Maar Van der Terp zegt tegelijkertijd dat de eerste 25 gebruikers, op welk aantal de exploitatieopzet is gebaseerd, niet per se die collegebesluitgemeenten moeten zijn. Die hebben een commitment afgegeven, bevestigt de voorzitter, ‘maar de praktijk is weerbarstiger’. GovUnited gaat nu (ook) werven onder andere leden. De vergaderstukken kondigen een ‘marketingcampagne’ aan gericht op gemeenten onder 25.000 inwoners, waarvoor 50.000 euro opzij is gelegd (en waarna de post ‘relatiemanagement’ met 100.000 euro is overschreden). Wanneer GovUnited weer 25 afnemers wil hebben, is niet vastgelegd. De exploitatieopzet voor 25 gemeenten (er zijn ook opzetten voor een ‘afnamevolume’ van 36 en 59 gemeenten, maar die zijn ‘in dit kader buiten beschouwing’ gebleven) vermeldt overigens als ‘uitgaven aan Logica’ 900.000 euro, evident met een 0 te weinig

Het overhevelen van het eigenaarschap licht Van der Terp als volgt toe. Tot op heden waren GovUniteds inkomsten beperkt tot contributiegelden, zo’n negen ton per jaar. Aangezien meer werd uitgegeven, betaalde ICTU de facturen. Nu het systeem is geaccepteerd, gaan afnemende leden betalen: 150.000 euro entreegeld ongeacht de gemeentegrootte en naargelang van het aantal modules 1 tot 5 euro per inwoner per jaar. Dan kan ICTU, dat nu ook de rekening van Logica zal moeten voldoen, geleidelijk worden terugbetaald. Stonden voor de gemaakte kosten eerste alle GovUnited-deelnemers garant, nu zijn dat alleen afnemende gemeenten.

Intussen werkt GovUnited met Logica aan de inrichting van een beheerorganisatie. Technisch beheer doet Logica, GovUnited het functioneel beheer en release-/changemanagement. Ook maakt GovUnited zich op voor losmaking uit de ICTU-organisatie. Genoemd advocatenkantoor heeft de oprichting van een nieuwe juridische entiteit haalbaar bevonden. (Peter Mom)