Samen werken aan betere standaarden en betere integraties

Auteur kennisbijdrage: Johannes Battjes.

De betrokkenheid van Roxit bij Common Ground kent een lange voorgeschiedenis. Zestien jaar geleden onderkende Roxit het strategische belang van goede integraties tussen VTH-applicaties en andere gemeentelijke systemen. In die periode zochten de toenmalige directeuren versterking om deze ambitie vorm te geven: het mogelijk maken van gegevensuitwisseling tussen de VTH-applicatie Squit XO en andere applicaties binnen het gemeentelijk landschap.

Vanaf het begin ben ik, Johannes Battjes, betrokken. Het doel was om Squit XO niet als een geïsoleerde applicatie te positioneren, maar als een volwaardig onderdeel van een breder informatiesysteem. Mijn focus op koppelingen en gegevensuitwisseling vormde daarmee een belangrijk fundament onder de latere betrokkenheid van Roxit bij landelijke standaarden en architectuurprincipes. De vroege keuzes verklaren waarom Roxit vandaag een actieve rol vervult binnen Common Ground en bij de ontwikkeling van nieuwe standaarden voor integratie en samenwerking.

Versnipperde maatwerkintegraties als knelpunt

Ik hield mij bij Roxit primair bezig met het koppelen van de opeenvolgende VTH-applicaties Squit XO, Squit 2020 en later Rx.Mission, in combinatie met de onderlaag OneGround. De integraties werden aanvankelijk gerealiseerd via leveranciersspecifieke interfaces, met name bij documentmanagementsystemen (DMS). Koppelingen werden veelal ontwikkeld in opdracht van afzonderlijke gemeenten of provincies. Deze integraties werden technisch aan Squit XO toegevoegd en uitgevoerd door een gespecialiseerd koppelingenteam. Een voorbeeld hiervan is het CommonBO-koppelvlak met het destijds gebruikte GreenValley-zaaksysteem, dat in opdracht van de gemeente Rheden werd gerealiseerd.

Deze aanpak bood ruimte om in te spelen op organisatiespecifieke wensen, maar leidde tegelijkertijd tot een versnipperd landschap van maatwerk-DMS-koppelingen. Hoewel deze koppelingen grotendeels dezelfde typen gegevens uitwisselden, waren zij onderling niet herbruikbaar en vergden zij afzonderlijk beheer en onderhoud.

Door een aantal gelijktijdige ontwikkelingen ontstond ruimte voor verandering. De introductie van nieuwe en doorontwikkelde standaarden, waaronder ZSDMS, StUF BG 3 en een vernieuwde LVO (OLO)-standaard, maakte het mogelijk om per toepassingsgebied toe te werken naar één generieke koppeling in plaats van meerdere maatwerkoplossingen. Dit werd met name zichtbaar bij DMS-integraties: één koppeling op basis van de ZSDMS-standaard kon meerdere bestaande koppelingen vervangen.

Roxit ontwikkelde daarom een ZSDMS-koppeling en testte deze in samenwerking met andere leveranciers. De intensieve samenwerking tijdens ontwerp, beproeving en implementatie legde de basis voor een meer gestandaardiseerde aanpak van integraties en voor langdurige samenwerkingsrelaties binnen het leverancierslandschap.

Architectuur als keerpunt in integraties

Met de introductie van Common Ground en de ZGW-standaarden kreeg integratie een fundamenteel nieuw karakter. Naast het ondersteunen van nieuwe koppelvlakken, in de vorm van API’s, moesten de VTH-applicaties van Roxit aantoonbaar passen binnen de vijf-lagen-architectuur. Deze architectuurprincipes werden door alle Roxit-teams gevolgd bij de ontwikkeling van Rx.Mission.

Als gevolg hiervan veranderde ook de organisatie van integratieontwikkeling. Het afzonderlijke koppelingenteam werd opgeheven, omdat integraties niet langer als losse toevoegingen werden ontwikkeld, maar als integraal onderdeel van de applicatiearchitectuur. Daarnaast ontwikkelde Roxit een nieuwe onderlaag, OneGround, die voorziet in generieke voorzieningen passend binnen de Common Ground-architectuur.

De nieuwe uitgangspunten hadden impact op bestaande samenwerkingen. Integraties met traditionele leveranciers, die werkten vanuit bestaande systeemarchitecturen, werden complexer en kostten meer tijd. De eerdere samenwerkingsvorm, die uitsluitend gebaseerd was op een koppelvlak, voldeed niet langer doordat de onderliggende architecturen onvoldoende op elkaar aansloten.

Tegelijkertijd ontstonden nieuwe samenwerkingen met leveranciers die hun applicaties vanaf de basis conform de Common Ground-architectuur ontwikkelden. Met deze partijen bleken integraties juist eenvoudiger en sneller te realiseren, doordat architectuur, API’s en uitgangspunten beter op elkaar waren afgestemd.

Hoewel Roxit zeer actief deelnam aan Field Labs en verbeteringen aandroeg voor bestaande standaarden, was de rol bij de ZGW-standaarden in eerste instantie voornamelijk uitvoerend. Roxit implementeerde standaarden die door anderen waren ontwikkeld. In 2025 veranderde deze positie. Roxit nam een actievere rol in de ontwikkeling van nieuwe Common Ground-standaarden, onder meer door samen met leveranciers van ondertekensoftware een standaard voor het digitale ondertekenproces voor te stellen. Deze standaard sluit aan op de ZGW-API’s en past volledig binnen de Common Ground-architectuur.

Ketensamenwerking rond gestandaardiseerde communicatie

Daarnaast is Roxit één van de initiatiefnemers van de Gesprekkenstandaard binnen het Mijn Services-programma van VNG.  Aanleiding hiervoor was de doorontwikkeling van twee op communicatie gerichte applicaties: WoW en JeLeefomgeving. In deze applicaties staat de interactie tussen overheid, inwoners en bedrijven centraal.

Bij de aansluiting van WoW en JeLeefomgeving op de Mijn Services-componenten van Common Ground bleek dat de bestaande standaarden onvoldoende ondersteuning boden voor communicatie tussen zaakbehandelaar en initiatiefnemer. Het was daardoor niet mogelijk om deze applicaties op een gestandaardiseerde wijze te integreren binnen het Common Ground-landschap.

In samenwerking met VNG is daarom gestart met de ontwikkeling van de Gesprekkenstandaard. VNG stelde hiervoor gespecialiseerde medewerkers beschikbaar die samen met Roxit invulling gaven aan de functionele en technische uitgangspunten van de standaard. Tijdens het meest recente Field Lab vond een eerste beproeving plaats, waarbij een bericht vanuit Rx.Mission niet alleen succesvol werd verwerkt in JeLeefomgeving, maar ook zichtbaar werd in een door VNG ontwikkeld demoportaal.

Nieuw in deze ontwikkeling is dat Roxit nadrukkelijk de samenwerking heeft gezocht met andere VTH-leveranciers. Hoewel deze partijen op VTH-gebied directe concurrenten zijn, is samenwerking op dit onderwerp essentieel om tot een breed gedragen standaard te komen. Alle benaderde leveranciers reageerden positief en onderschreven het belang van een gezamenlijke aanpak voor deze ontwikkeling.

Maatschappelijke waarde en lessen uit samenwerking en standaardisatie

Door de implementatie van gestandaardiseerde API’s binnen de vijf-lagen-architectuur heeft Roxit de herbruikbaarheid van integraties aanzienlijk vergroot en het beheer van koppelingen laagdrempeliger gemaakt, ook voor de gebruikers van onze software. Maar de inspanningen van Roxit zijn niet alleen bedoeld om het beheer van koppelingen te vereenvoudigen. Bestaande standaarden zoals de API’s voor zaakgericht werken en nieuwe standaarden zoals de Gesprekkenstandaard zorgen voor betere interactie en communicatie, waardoor inwoners en bedrijven sneller en duidelijker kunnen worden bediend. Ze bieden maatschappelijke meerwaarde door processen tussen overheid, inwoners en bedrijven efficiënter en transparanter te maken.

Een belangrijke les uit de trajecten in de afgelopen 16 jaar is dat samenwerking tussen leveranciers voorwaardelijk is maar niet voldoende voor succesvolle gegevensuitwisseling. Een gedeelde architectuur en het hebben en volgen van standaarden zijn even belangrijk voor het slagen van integratie-inspanningen. Het gezamenlijk werken aan nieuwe standaarden moet daarom de komende jaren worden doorgezet samen met traditionele leveranciers, nieuwe partijen die vanuit Common Ground werken, en organisaties die standaarden ontwerpen en beheren zoals de VNG. Door te investeren in standaardisatie en samenwerking creëren we oplossingen die direct waarde toevoegen voor gemeenten, inwoners en bedrijven. Dit is waar de impact van ons werk echt zichtbaar wordt.