In de verkiezingsprogramma’s worden nauwelijks woorden vuil gemaakt aan de bedrijfsvoering bij het Rijk: niet sexy genoeg! Maar dat wil niet zeggen dat van het rapport van de werkgroep Heroverweging bedrijfsvoering geen notie is genomen, integendeel. ‘Als de financiële onderbouwingen gepubliceerd worden (na doorrekening door het CPB, red.), zal blijken dat alle partijen een flink deel van de besparingen hebben overgenomen. Alle ¬bezuinigingen die de burger niet raken worden als eerste geïncasseerd. Werkgroep 19 zal één van de populairste rapporten blijken’, aldus Pierre Heijnen van de PvdA-fractie in de Tweede Kamer.
Nagenoeg alle partijen zetten in op het kleiner en efficiënter maken van de overheid, minder departementen, minder taken, minder ambtenaren. Het PvdA-verkiezingsprogramma citeert bijna letterlijk uit het rapport van de werkgroep: ‘Uitvoeringsorganisaties brengen we ¬samen in clusters van samenhangende taken en doelgroepen, bijvoorbeeld de vier rijksdiensten die zich nu bezig houden met inkomens (ondersteuning).’ Volgens Heijnen is in deze tekst de hand zichtbaar van oud-minister van Binnenlandse ¬Zaken Guusje ter Horst. ‘Werkgroep 19 is wat ons betreft het doorzetten van reeds ingezet beleid. Bij de behandeling van de Vernieuwing Rijksdienst hebben wij gezegd dat departementen moeten samenwerken bij bedrijfsvoering én beleid. Dus: weg met de koninkrijkjes. Er is één rijksoverheid en daarbinnen moet je flexibel kunnen werken.’
Met dit meest verregaande scenario denkt de werkgroep per jaar 1 miljard euro te besparen (zie kader). ‘Grote bedrijven maken dezelfde bewegingen’, stelt Heijnen. ‘ICT en automatisering maken dat mogelijk. Maar je moet realistisch zijn in doelen en termijnen want anders ben je aan het eind van de rit meer kwijt aan het repareren van ongelukken.’
Na de verkiezingen gaat het mes in ICT
De besparingsvoorstellen van de ambtelijke werkgroep Heroverweging bedrijfsvoering kunnen rekenen op breed draagvlak bij de politieke…
Ongelukken voorkomen
De VVD wil een kwart minder bestuurders en ambtenaren, beter samenwerken en gezamenlijke inkoop, zegt VVD-Kamerlid Brigitte van der Burg. ‘Wij hebben ons bijvoorbeeld al eerder uitgesproken voor één toezicht- en inspectiedienst. Wij gaan dus voor variant 1 van werkgroep 19, met sterke politieke en ambtelijke sturing op clusters van uitvoerings- en toezichtorganisaties, én centrale sturing op ondersteunende processen. Dus ook op het gebied van ICT. Natuurlijk heeft het Rijk geen beste track record met ICT, maar de afgelopen kabinetsperiode hebben we Kamerbreed gezorgd voor de invoering van de departementale CIO’s. Dat is een eerste stap om de ongelukken uit het verleden te voorkomen. De volgende is de invulling van het opdrachtgeverschap, daar moet een versterkingsslag plaatsvinden. Schaalvergroting naar clusters en shared service organisaties biedt kansen, dan kun je competentere mensen aantrekken.’
Ook het CDA pleit voor het ‘tegen het licht houden en waar mogelijk samenvoegen van ZBO’s en agentschappen’ en het ‘organiseren van overheidstaken naar doelgroepen en werkprocessen’. Het CDA wil naar een kleinere en slagvaardigere overheid, zegt fractielid Margreet Smilde. ‘We willen de departementen zoveel mogelijk bij elkaar onderbrengen en indien mogelijk in elkaar schuiven. Dan kun je ook kijken naar het clusteren van ZBO’s. Als zowel SVB als UWV taken voor ouderen uitvoeren, valt daar te stroomlijnen.’
Van schaven naar sturen
Werkgroep 19 bracht de mogelijke besparingen in kaart op gebied van bedrijfsvoering bij het Rijk, met inbegrip van de uitvoeringsorganisaties. Doelstelling was bovendien te komen tot een beter functioneren van de overheid. Uitgangspunt daarbij is dat de overheid niet moeten worden gezien als dertien verkokerde departementen maar als één Rijksdienst waarbinnen verschillende processen plaatsvinden: beleid maken, uitvoeren, toezicht houden en ondersteunen. De werkgroep schetst drie scenario’s:
variant 1
Sturen op bedrijfsprocessen waarbij uitvoerings- en toezichtorganisaties samengevoegd worden naar primair proces en doelgroep, zoals UWV, SVB, DUO en Belastingdienst Toeslagen die allemaal uitkeren aan burgers. Centrale sturing op ondersteunende processen. Besparingsopbrengst is 1 miljard euro in 2015.
variant 2
Sturen op ondersteuning gaat minder ver. Clustering van bovengenoemde organisaties blijft achterwege. Centrale sturing op ondersteunende processen van het rijk moet 500 miljoen euro opleveren in 2015.
variant 3
Samenwerking in ondersteuning voorziet allen in versterkte samenwerking in de ondersteuning van de departementen. Besparing is 200 miljoen euro in 2015.
Centrale sturing op ondersteuning (variant 1 en 2) vereist onder andere de invoering van een rijksbrede infrastuctuur voor de ondersteunende bedrijfsvoeringsfuncties, shared services, standaardisatie van infrastuctuur en digitalisering van dossiers en communicatie.
Reacties: 7
U moet ingelogd zijn om een reactie te kunnen plaatsen.
Met een bedrijfsmatige blik kijken naar de bedrijfsvoering van het Rijk en de conclusies uitvoeren zal het maximale niveau van efficiency (zowel qua resulaten alswel qua kosten) kunnen worden gerealiseerd. Zou toch moeten kunnen, want bedrijfvoering is ten principale neutraal. Wel gefaseerd doen.
Theoretisch is er veel winst te halen. Wat daarbij vaak vergeten wordt zijn:
de transitiekosten - ook hier gaat de kost voor de baat uit. En goedkoop blijkt dan achteraf duurkoop.
de kosten van opdrachtgeverschap - is vaak een nieuwe functie.
de kosten van opnieuw verbinden waar verbindingen zijn verbroken - een shared service organisatie waar voorheen een staffunctie bestond staat op zodanige afstand dat informatieoverdracht in het primaire proces over die shared services veel minder vanzelfsprekend is. Dat leidt nogal eens tot ongelukken óf moet vooraf weer opnieuw verbonden worden.
Betekent m.i. dóen, maar er rekening mee houden dat de besparingen pas na enige jaren echt zichtbaar worden óf genoegen nemen met een kwalitatief minder overheidsproduct.
Wie variant 1 voorstaat, doet er goed aan nog eens na te lezen wat er alleen al in de (poging tot) "Samenwerking UWV-Belastingdienst" (Walvis, weet u nog?) is misgegaan in het nog niet zo heel verre verleden. Op papier klinkt het mooi, maar de praktijk blijkt weerbarstiger. Wat zou het mooi zijn als net die ambtenaren eruit gebonjourd konden worden die veranderingen tegenhouden, maar ja...
Prima varianten. Wat echter telkemale vergeten wordt is dat de bedrijfsprocessen van de overheid zijn geent op het uitvoeren van 150 jr. wetgeving. Ook al kan op hoog abstractie niveau worden gesproken van procesclusters, zoals bv. Innen en Uitkeren, op detailniveau struikelt de ict-uitvoering over een grote varieteit aan begripsdefinities en uitzonderingen op de regels. Neem bijvoorbeeld alleen al het loonbegrip. Key is 150 jaar wetgeving onder de loep te nemen, te clusteren naar eenduidigheid en begrippen daarbinnen te harmoniseren. Alleen zo komt men tot een effectieve en efficiente overheid. Vraag is of de polititiek, en de burger dit aandurft.
De kop van het artikel dekt volgens mij de inhoud niet. Sterker nog: ik heb Pierre Heijnen nog vorige week in het AO ' ICT bij de Overheid' in de Tweede Kamer horen zeggen dat van alle besparingen die we moeten gaan realiseren we juist niet op ICT moeten gaan besparen. We moeten wel met ICT gaan besparing. Een strakkere blik op de mogelijke besparingen dmv ICT lijkt mij een goede ontwikkeling. En ook in de sturing van de verschillende overheids ICT-projecten kan (moet) de vraag centraal staan in hoeverre het project een besparing voor de overheid oplevert.
Centrale sturing op bedrijfsvoering en versterkte samenwerking in de ondersteuning van de departementen is zeer verstandig, maar de gevaren van ‘one size fits all’ oplossingen liggen op de loer. Ik hoop dat zorgvuldig naar de bedrijfsvoeringonderdelen van de verschillende departementen wordt gekeken, zodat onderscheid word gemaakt in de aard de output, horizontale en verticale integratie en dat per onderdeel nauwkeurig wordt gekozen voor een goede samenwerkingsoptie of eventueel uitbesteding.
Horizontale en verticale integratie
Met betrekking tot de integratie op departements- of rijksniveau worden twee verschillende verschijningsvormen onderscheiden, namelijk:
door middel van verticale integratie. Hierbij worden soortgelijke ondersteunende functies van verschillende eenheden samengebracht in een staffunctie (centralisatie) of in een gemeenschappelijk Shared Service Organisatie (bundeling van krachten). Deze optimalisatiemogelijkheid richt zich op het realiseren van een betere prijs/kwaliteit verhouding door te profiteren van toegenomen schaalgrootte.
door middel van horizontale integratie. Hierbij worden verschillende bedrijfsvoeringfuncties zodanig geïntegreerd aangeboden dat er eenheid in beleid wordt gerealiseerd en er tegelijkertijd een samenhangende ondersteuning van en communicatie naar verantwoordelijken ontstaat. Deze optimalisatiemogelijkheid richt zich enerzijds op betere kwaliteit -door het aanbrengen van meer samenhang- en anderzijds op het verhogen van de efficiency van de lijn door het bieden van een integraal aanbod en een over de bedrijfsvoeringfuncties heen afgestemde communicatie.
De aard van de output
Om beter zicht te krijgen op de organisatorische mogelijkheden, die leiden tot optimalisatie van de bedrijfsvoering is het “ontpellen” belangrijk. Ieder bedrijfsvoeringsonderdeel bestaat in wezen uit een product-, een capaciteits- en een beleidsfunctie die op verschillende wijzes moet worden georganiseerd.
Productfunctie
Bij de productiefuncties gaat het er primair om dat -gegeven een bepaald beleid- de uitvoering zodanig wordt vormgegeven dat aan de volgende randvoorwaarden wordt voldaan:
foutloze productie
een bij het primair proces van de afnemer passend kwaliteitsniveau
marktconforme kwaliteit/prijs verhouding
kostendekkende exploitatie
Bij iedere bedrijfsvoeringsfunctie zijn deze productiefuncties te onderkennen. Goede voorbeelden zijn:
de salarisadministratie
de personeelsadministratie
de catering
de beveiliging
de financiële administratie
Kenmerkend voor deze productiefuncties is dat het geen strategische waarde heeft, maar wel een groot afbreukrisico t.o.v. het primaire proces vertegenwoordigt. De behoefte aan horizontale integratie op dit vlak is gering. Productiefuncties kunnen worden georganiseerd als taakorganisatie (staf/centralisatie) of als marktorganisatie (Shared Service Center) of kunnen worden uitbesteed.
Capaciteitsfuncties
Bij de capaciteitsfuncties gaat het er primair om dat -gegeven een bepaald beleid- het management zodanig wordt ondersteund dat aan de volgende randvoorwaarden wordt voldaan:
toegevoegde waarde voor het management
bijdrages aan de innovatie van het primaire proces
vertaling van het beleid naar de specifieke situatie bij een eenheid
een faire prijs
Bij iedere bedrijfsvoeringfunctie zijn deze capaciteitsfuncties te onderkennen. Het gaat hier om adviesfuncties, zoals:
personeelsadvies,
organisatieadvies
en communicatieadvies.
Kenmerkend voor deze capaciteitsfuncties is dat het geen strategische waarde heeft, maar wel een hoge mate van toegevoegde waarde vertegenwoordigt. Bovendien wenst het management de capaciteitsfuncties in de eigen directe omgeving beschikbaar te hebben en speelt de persoonlijke “klik” een grote rol. Tot slot bestaat op dit vlak vaak de wens om horizontale integratie te realiseren, bijvoorbeeld bij het advies op het gebied van personeelsmanagement, organisatie en interne communicatie.
Capaciteitsfuncties kunnen worden georganiseerd als taakorganisatie (staf/centralisatie) of als marktorganisatie (Shared Service Center) of als hybride organisatie (poolmanagement; hiërarchisch en functioneel vallend onder een staf of Shared Service Center en operationeel onder een manager bij een departement).
Beleidsfuncties
Tot slot is het van belang dat er op alle velden van de ondersteunende functies heldere beleidslijnen geformuleerd zijn, die zowel gelden voor de capaciteits- en de productiefuncties, als ook voor de lijn. De beleidsmedewerkers, die dit beleid voorbereiden zijn ondergebracht in staforganisaties. Het is wenselijk dat er een besturingsmodel wordt ontwikkeld dat op de verschillende bedrijfsvoeringsvelden concerngestuurd de beleidsvoorbereiding en –afstemming organiseert.
De scheiding van product-, capaciteit en beleidsfuncties betekent nieuwe mogelijkheden om de bedrijfsvoering van de overheid zo optimaal mogelijk te organiseren.
Leuk om te lezen over bedrijfsvoering