‘Innovatief’ vindt GovUnited zijn midofficeaanbesteding. Volgens Centric ‘rammelt’ hij aan alle kanten. Het is niet de enige ICT-aanbieder die steviger opdrachtgeverschap aan gemeentezijde ziet doorslaan naar vrijblijvendheid en vaagheid, maar wel een van de weinige die daaraan een gang naar de rechter verbindt. Die mocht weer eens het verlossende woord spreken over een, potentieel zeer omvangrijke, overheidsopdracht.
GovUnited-aanbesteding: innovatie of roulette
‘Innovatief’ vindt GovUnited zijn midofficeaanbesteding. Volgens Centric ‘rammelt’ hij aan alle kanten. Het is niet de enige…
GovUnited, samenwerkingsverband van 70 gemeenten, noemt zijn eerste aanbesteding ‘GU-1’. En het is er een ‘volgens ANDEZ-formule’, om welke reden GU-1 ook ANDEZ-3 wordt genoemd. In twee eerdere ANDEZ-ronden gunden vijftien gemeenten (zie tabel 1) opdrachten aan vier bedrijven. Nu kunnen enige tientallen gemeenten aanhaken. Verschil is ook dat de midofficecomponenten niet op gemeentesystemen worden geïmplementeerd, maar van afstand als SaaS (Sofware as a Service) worden aangeboden.
ANDEZ-3 kent zes onderdelen. Er is een ‘dunne’ midoffice (GU-MO) met enige basisfuncties. Als je daaraan een klantcontactcentrum (GU-KCC) toevoegt, heb je een ‘dikke’ midoffice, die complexere dienstverlening aan burgers en bedrijven aankan met veel backofficeinteractie. Daarnaast zijn er vier aparte componenten: contentmanagement, producten-/dienstencatalogus annex kennisbank, een voorziening voor document-/record-/workflowmanagement en een geo-magazijn.
GovUnited-‘leden’ hebben vooraf hun belangstelling kunnen aangeven. Per onderdeel meldden ze ‘geen interesse’, ‘interesse’ of ‘voornemen’, en bij de laatste twee varianten of ze dat in 2008, 2009 of 2010 gaan concretiseren. In het bestek leverde dat een uitgebreide tabel op.
Nauwkeurige beschouwing van die gegevens leert dat van de elf GovUnited-oprichters er maar drie een ‘voornemen’ hebben tot afname. Haarlem wil in 2008 een dunne midoffice, Leiden de vier losse componenten en Zaanstad een dikke midoffice met twee extra componenten. Zeven andere founding fathers hebben hooguit ‘interesse’. Dat betekent: geen afname, tenzij de gemeente dit heroverweegt. Volgens het bestek kan dat ‘afhankelijk van het aanbod en de fit daarvan met de gemeente’.
De elfde, Utrecht, heeft voor alle zes onderdelen ‘geen interesse’ (omdat het al in ANDEZ-2 meedoet), wat ook geldt voor Heerenveen, Leidschendam-Voorburg en Uden, die aan hun al lopende midofficetrajecten genoeg hebben. De verdeling van de verschillende maten van belangstelling over de zes onderdelen (tabel 2) laat zien dat 66 maal een gemeente een voornemen tot afname van een onderdeel uitspreekt.
Centric noemde het voor de rechter allemaal veel te vaag en vrijblijvend. Niet alleen weten inschrijvers niet hoeveel gemeenten uiteindelijk meedoen en wat ze dan afnemen, maar ook niet welke gemeenten het zullen zijn en met welke bestaande systemen midofficeonderdelen moeten worden gekoppeld. Naar aanleiding van onrust onder haar leden heeft brancheorganisatie ICT~Office in juni een bijeenkomst gehouden, waarop GovUnited zijn plannen heeft toegelicht en van de onrust, over marktwerking en leveringszekerheid, kennisgenomen.
Mede naar aanleiding daarvan zijn enkele maatregelen genomen. Zo worden de SaaS-voorzieningen door de winnaar van de aanbesteding ontwikkeld, voor vijf jaar gehost en geïmplementeerd bij vier pilotgemeenten. Een nieuwe aanbesteding moet aanbieders opleveren die verdere implementaties verzorgen. Ook als de omvang van afnemende gemeenten samen de drie miljoen inwoners overschrijdt, volgt een nieuwe aanbesteding. Ook zijn nog enkele ondergrenzen vastgesteld. Als in 2008 minder dan twintig gemeenten een midoffice afnemen of minder dan tien een klantcontractcentrum beschouwt men de aanbesteding als mislukt.
Het kon Centric niet overtuigen. Verbonden met de vraag naar het gemeentelijk commitment is de vraag wie contractpartij is. Daarover ontspon zich maandag een uitgebreid dispuut. In tegenstelling tot beide eerdere ANDEZ-edities zijn niet gemeenten aanbestedende dienst, maar ICTU, waarvan GovUnited een programma is. Alle GovUnited-gemeenten hebben met ICTU een ‘programma-overeenkomst’, waarmee ze zich committeren aan de GovUnited-spelregels. Voor de aanbesteding hebben ze nu in diverse gradaties hun belangstelling geuit. In het eerste kwartaal van de daarbij aangegeven jaren moeten ze zich definitiever uitspreken.
Bestuurlijke goedkeuring (door B&W en eventueel de raad) kan alleen om zeer bijzondere redenen aan het nu uitgesproken voornemen tot afname worden onthouden. Met ICTU/GovUnited sluiten gemeenten een nadere overeenkomst over de details van de midofficelevering. En eventueel rechtstreeks met leveranciers als ze zaken willen die buiten de aanbesteding vallen. Advocaat Gerard ’t Hart van Centric vond het dubieus dat contracten niet zoals bij de eerder ANDEZ-ronden met gemeenten werden afgesloten, maar ICTU’s advocaat Reinout Rinzema zei dat ICTU het ene contract sloot om tot een gestandaardiseerde oplossing te komen en dit deed mede namens de gemeenten. Voor ’t Hart bleef het twijfelachtig of dat dezelfde status heeft als een contract met de handtekening van elke gemeente apart.
Om inschrijvers tegemoet te komen had GovUnited op basis van de eerste twee ANDEZ-ronden een kansberekening gemaakt. Maar daaraan mochten ze geen rechten ontlenen. Gezien het antwoord op vraag 112 in de Nota van Inlichtingen (“Kunt u aangeven hoeveel inwoners de vier pilotgemeenten vertegenwoordigen?”) misschien niet zo gek: “Naar verwachting ca. 300.000, dus gemiddeld ca. 60.000 per pilotgemeente.”
(Peter Mom)
[Bijschrift]
Tabel 1. Vijftien gemeenten gunden vier bedrijven in ANDEZ-verband een midofficeopdracht.
[Bijschrift]
Tabel 2. In GovUnited participeren 70 gemeenten. In de aanbesteding trekken twee groepjes (van drie en van vier gemeenten) samen op. Aangezien Oegstgeest in het bestek ontbrak en een vraag aan ICTU naar de gegevens van deze gemeente onbeantwoord bleef, is dit overzicht gebaseerd op 64 deelnemende partijen.
Met zes midofficeonderdelen levert dat 384 uitspraken op over de midoffice-belangstelling. Dit overzicht laat zien dat minder dan een vijfde van al die uitspraken een voornemen tot afname bevat. In een kwart van de gevallen zegt een gemeente geen interesse te hebben. Het merendeel houdt het afwachtend op ‘interesse’.
