De gemeente Tiel digitaliseert alle papieren stukken voor het archief en bespaart daardoor flink op opslagruimte. Daarbij gaat Tiel pragmatisch te werk; er is geen dwang tot papierloos werken.
Tiel digitaliseert alle papier, maar wel pragmatisch
Tiel digitaliseert alle papieren stukken voor het archief en bespaart daardoor flink op opslagruimte. Daarbij gaat Tiel pragmatisch te…
Niet het werkproces
"Wat vaak mislukt is dat men bij digitalisering meteen het werkproces zelf digitaliseert", zegt Gerda Stolk, projectleider voor het digitaliseringstraject bij de gemeente Tiel. Dat dwingt mensen op een bepaalde manier te werken en sommige mensen kunnen daar niet mee overweg, of lopen tegen onhandige programma's aan. "Wij hebben gezegd: in de organisatie kan men gewoon naar eigen goeddunken zijn ding blijven doen. We gaan dus zelf aan de archiefkant digitaliseren, volgens vastgetelde procedures." Medewerkers kunnen gegarandeerd binnen een week de stukken digitaal op hun scherm krijgen als ze dat willen. "Wij digitaliseren alleen de post en de afgehandelde zaken."
Desgewenst ook processen
Het is dus een pragmatische aanpak, waarmee Tiel de aanmaak van zo'n veertig meter archief per jaar voorkomt. Wel is voorzichtig begonnen met het digitaliseren van Wabo- en BAG-processen. Stolk: "Maar dan komt de vraag uit de organisatie zelf en is het ook makkelijker dat te ondersteunen. Er is geen dwang richting organisatie om op een bepaalde manier te werken."
Eigen software ontwikkeld
De afdeling documentbeheer scant nu de binnenkomende post en de papieren dossiers die vanuit de organisatie worden aangeboden. De gemeente heeft zelf programmatuur ontwikkeld waarmee informatie uit het post- en archiefsysteem aan elkaar gekoppeld wordt. Daardoor kunnen de werkprocessen digitaal of op papier blijven plaatsvinden en kan ondertussen toch het archief gedigitaliseerd worden. De 'substitutie', inclusief vernietiging van papier aan het eind van het proces, gebeurt volgens de strakke richtlijnen van het RODIN (Referentiekader Opbouw Digitaal Informatiebeheer). Na het doorlopen van de toets heeft de streekarchivaris van het Regionaal Archief Rivierenland (waaronder zes gemeenten in de regio vallen) toestemming verleend voor de substitutie.
Reacties: 3
U moet ingelogd zijn om een reactie te kunnen plaatsen.
Mooi, maar er blijven natuurlijk zaken die ook in papieren vorm gearchiveerd moeten worden, zoals brieven en andere oficiële stukken. Ook een belangrijk puntje: hoe zit het met de backup van de digitale archieven? En dan niet zeggen: wah bedoeluh?
Beste Lady,
het hele punt van substitutie volgens het RODIN is dat papieren stukken niet langer meer als originelen worden beschouwd en dus vernietigbaar zijn. Immers het digitale stuk is voortaan het originele stuk.
Met betrekking tot de backup van digitale archieven ; als het goed is geeft het streekarchief geen goedkeuring voor substitutie als dat ook niet goed is geregeld. Backups maken onlosmakelijk deel uit van het hele substitutieproces.
Beste Rob,
Jouw toevoeging 'als het goed is' is belangrijker dan je denkt. Ik heb helaas vaak gezien dat het niet goed was en dan is het te laat. Backups zijn helaas geen logisch onderdeel van het leven en ook backups hebben een kort leven, maar ik laat me graag verrassen.