Archiefdiensten van overheden zijn onvoldoende aangepast aan de digitalisering. Daardoor ontstaan onnodig gaten in de informatiehuishouding. Dat blijkt uit het ‘Verslag van de Randstedelijke provinciale archiefinspecties 2009-2010’ van de archiefinspecties van de provincies Utrecht, Noord-Holland, Zuid-Holland en Flevoland.
Digitale archivering overheden onvoldoende
Overheden zijn onvoldoende toegerust om de overgang naar digitale archivering in goede banen te leiden, waardoor gaten in de…
Gemeentearchivaris
Voor volgend jaar het interbestuurlijk toezicht in werking treedt, is het benoemen van een gemeentearchivaris en het instellen van gemeentelijk archieftoezicht essentieel, aldus archiefinspecteur Irmgard Broos van de provinciale archiefinspectie Utrecht. ‘Wij opereren dan meer op afstand en zij zitten er meer bovenop, maar dat kan alleen als het intern goed functioneert.’
Zorgen
De archiefinspectie ziet bij de Rijksoverheid overal hetzelfde beeld, zowel bij gemeenten als bij waterschappen en de provincie zelf. ‘We maken ons vooral zorgen over de huidige archivering van overheden op de administratie. Ze zitten midden in de overgang van papieren naar digitale archivering. Er wordt weinig nagedacht over de wijze van beheer van de huidige informatiebestanden en of die over tien jaar nog wel te raadplegen zijn.’
Onvoldoende
Broos merkt bij inspecties dat de archivering onvoldoende is toegerust. ‘Archieven zijn nu deels in papier en deels digitaal. Digitale documenten zijn vluchtig. Het is ander beheer dan papier. Overheden laten veel liggen, waardoor gaten vallen in de informatie. Dat baart ons zorgen.’ Over historische archieven is de inspectie positiever. ‘We merken dat gemeenten langzaamaan meer deelnemen in professionele archiefdiensten. Als iemand oude bouwtekeningen wil inzien is het fijn dat er een goede archiefdienst is met ruime openingstijden.’
Verantwoording
Het valt Broos op dat ambtenaren een heel groot deel van de digitale informatie hebben opgeslagen op hun eigen schijf. ‘Dat gaat dus buiten de archiefmensen om.’ Zo kunnen bijvoorbeeld cruciale documenten ontbreken voor een besluit over een vergunningsaanvraag. ‘Een overheid kan dit dan niet reconstrueren en dat is niet te verantwoorden tegenover burgers. Je moet met bewijzen kunnen komen.’ Een ander voorbeeld is dat bij gemeenten in digitale informatiesystemen geen voorziening is voor duurzame bewaring van gegevens. ‘Er is dan geen garantie dat informatie na tien jaar nog wordt bewaard.’
Dementerende overheid
Broos wijst op het rapport ‘De dementerende overheid’ van de Erfgoedinspectie, waarin zij waarschuwen dat er snel iets moet gebeuren, anders raakt informatie kwijt. ‘Belangrijk is dat gemeenten een archivaris benoemen voor die intern een vinger aan de pols houdt.’ Daarbij moeten archiefmedewerkers in versneld tempo worden klaargestoomd voor digitaal beheer. ‘Overheden moeten op zoek naar een archiefmedewerker nieuwe stijl: een informatiespecialist. Blijf investeren in huidige mensen, maar maak ook een ander profiel bij vacatures. Uiteindelijk heb je ook andere mensen nodig.’
Afknijpen
Broos begrijpt dat veranderingen niet van de ene op de andere dag gaan, maar vindt het noodzakelijk dat overheden die veranderingen wel in gang houden. ‘In economisch barre tijden worden budgetten voor informatisering afgeknepen. Ook voor het behouden en aantrekken van goed geëquipeerde archiefmedewerkers.’
Reacties: 8
U moet ingelogd zijn om een reactie te kunnen plaatsen.
Mevrouw Broos maakt zich terecht zorgen. Interessant is dat het precies 20 jaar geleden is dat de BiZa-publicatie 'Omslag in Opslag' verscheen.
Het voorwoord daarvan merkte op dat de problematiek niet nieuw is, maar ook niet vrijblijvend.
De problematiek bestaat dus al ruim 20 jaar. De meeste veranderingsprocessen gaan sneller.
De vrijblijvendheid is alleen maar minder geworden, zoniet afwezig. Diverse wet- en regelgeving dwingt tot archivering. De verantwoordelijkheid voor de governance & compliance daarvan ligt op bestuurlijk niveau.
Het meest treffend mag dit blijken uit de recente berichtgeving rond persoonsgegevens. Non-compliance zal nu mogelijk leiden tot bestuurlijke sancties door het CBP.
Om dit jaren oude probleem werkelijk daadkrachtig te kunnen aanpakken, heb je vakmensen nodig. De overheid blijkt inderdaad al aan het dementeren als ze haar DIV en DIM afdelingen en medewerkers, onder het mom van bezuinigingen, categorisch blijven afschaffen. Dat is bijdragen aan het probleem, niet aan de oplossing.
Mijn advies= eerst de hand in eigen boezem steken:
Ervoor zorgen dat er duidelijke en eenduidige richtlijnen komen van hoe om te gaan met...... (baselijn + uitwerking ism KING)
Daarna organisaties helpen met het leggen van een solide basis
Dan pas wijzen met het vingertje en zeggen dat het niet goed gaat.
En naast alle fundamenten en richtlijnen uit het verleden bestaan de ISO 30300, 30301 en NEN 2082, 15489, 23081 en 26122 normen ook alweer een tijdje.
Nieuwe richtlijnen dus, gebaseerd op NUP, KING, etc.
Ik werk nu een aantal jaren als archiefmedewerker en heb ook ervaring met digitalisering en merk steeds weer dat men niet nadenkt het moet gewoon als het goed werkt dan is het oke maar als er steeds weer problemen zijn en die zijn er dan begrijp ik echt niet waarom ga je er mee verder het beste voorbeeld is toen ik werkzaam was op het ministerie van Economische Zaken je moest een cursus gaan doen voor digitalisering via KPMG en de cursus was goed gegeven en als je keek naar het resultaat dat zag er ook super uit maar de realiteit was dat het toch niet werkte binnen Economische Zaken het programma was niet de oorzaak wel hoe men ermee omging later heb ik ook nog in Utrecht wat gedaan aan digitalisering en ook bij de Gemeente Den Haag maar de systemen zijn echt niet verschillend.
Ik heb heel veel toch met papier gewerkt en het bevalt me wel maar als er weer reorganisaties plaats vinden ben je als archiefmedewerker meestal vogelvrij je weet ook niet meer of je over een half jaar nog op je plek zit dat vind ik zo jammer het werk moet toch gedaan worden.
Het is goed dat steeds de nadruk gelegd blijft worden op deze problematiek, alhoewel ik verwacht dat er pas echt wat aan gedaan wordt als er zich een ramp voordoet.
@PJ Westerhof
De door u in uw eerste reactie genoemde normen en standaarden zijn beslist niet gebaseerd op NUP, KING enz. Het is andersom (of zou het moeten zijn): deze gehypte programma's en organisaties baseren zich onder andere op deze normen en standaarden.
@Rob Heimering
Uw opmerking snijdt geen hout. Het zijn de conclusies van de archiefINSPECTIE en niet van de archiefBEHEERDERS. Inspecties hebben de taak de vinger op de zere plek te leggen en een oplossingsrichting voor te stellen, indien mogelijk. Ofwel 'met het vingertje wijzen'.
Duidelijke en eenduidige richtlijnen moeten van de wetgever/bestuurder komen, zodat de inspectie ze kan toetsen op naleving. Probleem ligt dus bij de ministeries van OCW en BZK (en wat lagere organen) en niet bij de inspecties.
Het is een probleem dat al JAREN bekend is. Niet om me op de borst te trommelen, maar nav mijn onderzoek bij universitaire archieven heb ik dit al in 2004 bij de toenmalige archiefinspectie aangekaart. En ook toen al was het een problem dat rondzong. De Archiefinspectie had er indertijd helaas weinig feeling mee.
Er is een ander profiel nodig. Een profiel dat digitaal informatiebeheer regelt op basis van de processen in de business en integraal ondersteund door ICT en Recordsmanagers. Vraagt om heldere normen die voor managers en ICT-ers ook te begrijpen zijn. Recordsmanagers DIV moet echt stoppen met navelstaren. Archiefdiensten liever rapporteren over ICT diensten dan over waterkeringen in papieren kluizen en inktvraat. Die inspecties kunnen wel 3 jaar wachten. Nu anders inspecteren en rapporteren aan de zorgdragers. Artikel Binnenlands Bestuur helpt: waar blijft het vervolgartikel ihkv horizontaal toezicht waarbij autistische ICT kan worden 'aangesproken' op grove nalatigheid en (archief)wetsovertreding.