Chatbots voor Woo-verzoeken

Drie jaar na de invoering van de Wet open overheid (Woo) loopt de beantwoordingstermijn steeds verder op: gemiddeld 82 dagen bij gemeenten en zelfs 188 dagen bij ministeries. Een gelukkig huwelijk is het nog niet, dat tussen de Woo en de overheid zelf. Sinds 2022 zijn er klachten over trage afhandeling van verzoeken, overschrijding van termijnen en omvangrijke verzoeken. Minister Uitermark wil de werkdruk voor Woo-ambtenaren verlichten.

Hardnekkige problemen

Tim Staal van Woo-expertisecentrum SPOON plaatst vraagtekens bij die werkdruk. Volgens hem ligt het aan de manier waarop processen zijn ingericht. ‘Overheden treden slechts in een kwart van de verzoeken in overleg met verzoekers, terwijl dit contact tot veel kleinere verzoeken kan leiden.’
Voor Cornelis van der Sluis, advocaat en directeur van het Nederlands Kenniscentrum Open Overheid (NKOO), is het glashelder: rond de Woo bestaan hardnekkige problemen. Zo is de informatiehuishouding van bestuurlijk Nederland onhandig ingericht, zegt hij: ‘Die informatie bevindt zich gewoon overal. We laten mensen vrij of ze Whatsapp of Signal gebruiken. Mensen hebben hun eigen mappenstructuur op hun computer. Dan wordt het heel lastig zoeken.’  Ook ontbreekt in overheidsorganisaties de juiste kennis over het Woo-proces.

Volop geëxperimenteerd

Digitale hulpmiddelen kunnen uitkomst bieden. Minister Uitermark wil samenwerken aan een innovatieagenda, met inzet op innovatieve oplossingen zoals AI. Volgens Jelle Clemens van het Adviescollege Openbaarheid en Informatiehuishouding ACOI kunnen AI-tools het Woo-proces versnellen, maar zijn er ook risico’s zoals privacy en AI-modellen die niet in eigen beheer zijn ontwikkeld.

Toch wordt er volop geëxperimenteerd. Van der Sluis ontwikkelde met collega’s WooChat, een AI-chatbot die vragen over het Woo-proces beantwoordt. ‘Het is een digitale vraagbaak op basis van duidelijke afgebakende bronnen die het NKOO beoordeelt als waardevolle en juiste informatie.’ WooChat draait op een taalmodel van OpenAI. ‘Stel, je hebt een verzoek binnengekregen over integriteitsmeldingen rond een wethouder en je weet niets van de Woo. Dan kan WooChat jou helpen via een stappenplan.’

Zwartlakken

Andere AI-tools richten zich op onderdelen van de Woo, zoals het zwartlakken van persoonsgegevens. Door AI kunnen documenten geanonimiseerd worden gepubliceerd. Van de 60 AI-toepassingen in de categorie ‘kennisverwerking, archivering en anonimisering’ bestaat een groot deel uit anonimiseringstools.

In Coevorden richt men zich op gebruikers. De gemeente gebruikt een Woo-chatbot op basis van CustomGPT. ‘We zijn tevreden over de werking, ook omdat we zien dat mensen er gebruik van maken’, zegt juridisch Woo-adviseur Rosalie Hasslacher-van den Broek. ‘Dat gebruikers om een samenvatting kunnen vragen is een groot pluspunt.’

Bij de TU Delft werkt Team Epoch samen met het ministerie van VWS aan een AI-tool voor open.minvws.nl. Felipe Bononi Bello zegt: ‘Gebruikers vinden het moeilijk om efficiënt informatie te vinden.’ De tool moet het aantal Woo-verzoeken met al gepubliceerde data verminderen. De chatbot werkt op basis van open source AI-modellen. Er wordt gewerkt aan een Proof of Concept voor integratie op andere overheidsplatformen.

Er gebeurt dus het een en ander, maar het is versnipperd. Er is nog geen eenduidig beleidsplan voor digitalisering rond de Woo. Van der Sluis: ‘AI is heel goed in het analyseren van grote bergen informatie. Alles valt of staat met een goed afgebakende informatiehuishouding, zodat AI orde in die chaos kan scheppen.’