De gemeentelijke werkplek kraakt

Hybride werken is inmiddels gemeengoed. De ambtenaar van vandaag werkt net zo makkelijk thuis als op kantoor of onderweg. Tegelijkertijd groeit het aantal applicaties en digitale hulpmiddelen waarmee hij of zij moet werken. Het resultaat? Steeds meer complexiteit, steeds minder overzicht. De gemeentelijke werkplek begint te kraken onder zijn eigen gewicht.

Een werkplek vol frictie

Veel gemeentelijke organisaties kampen met dezelfde uitdaging: de werkplek bestaat uit een lappendeken van systemen, portalen en tools. Medewerkers moeten meerdere keren per dag inloggen, schakelen tussen applicaties en weten vaak niet waar ze bepaalde informatie of meldingen kunnen vinden. Dit leidt tot frustratie, inefficiëntie en - op termijn - lagere tevredenheid.

Daarnaast komt er druk vanuit andere kanten:

• IT-beheer ervaart toenemende complexiteit
• Gebruikers verwachten hetzelfde gemak als bij appstore-apps
• Bestuurders vragen om meer inzicht in security en compliance
• En ondertussen staat AI op de deur te bonzen met alle risico’s van dien

De 4 grote werkplek-uitdagingen voor gemeenten

De afgelopen maanden hebben gesprekken met gemeentelijke IT-professionals één ding duidelijk gemaakt: de gemeentelijke werkplek moet anders. Vier uitdagingen komen steeds terug:

1. Wildgroei aan applicaties en portalen: elke afdeling heeft zijn eigen tools en voorkeuren. Daardoor ontstaat er een onoverzichtelijk landschap van software, waardoor medewerkers verdwalen, IT veel tijd kwijt is aan ondersteuning, en securityrisico’s toenemen.
2. Gebrek aan standaardisatie: zonder duidelijke werkplekrichtlijnen ontstaat versnippering. Lokale keuzes leiden tot hogere kosten, verminderde samenwerking en beperkte schaalbaarheid.
3. Steeds hogere eisen aan security en compliance: met de komst van NIS2, de BIO en andere wetgeving is het securitylandschap drastisch veranderd. Gemeenten moeten kunnen aantonen dat zij hun informatiebeveiliging en toegang tot systemen goed hebben geregeld.
4. AI: kans of risico?: AI-toepassingen kunnen het werk van ambtenaren ondersteunen en versnellen. Maar zonder regie dreigt wildgroei. Welke tools mogen gebruikt worden? Waar worden prompts opgeslagen? Hoe voorkom je dat AI gevoelige informatie verwerkt?

De moderne ambtenaar verlangt gemak

Naast de technische kant is er ook de menselijke kant. De moderne ambtenaar wil snel en intuïtief kunnen werken. Eén centrale plek waar alles samenkomt: documenten, applicaties, notificaties. Geen tientallen inlogmomenten meer, geen wirwar aan tabs. Gewoon: overzicht, eenvoud en productiviteit.

Voor communicatieprofessionals is er nóg een extra dimensie: hoe zorg je ervoor dat interne communicatie landt, als medewerkers al dagelijks overspoeld worden met digitale prikkels?

Standaardisatie als sleutel

De oplossing ligt niet per se in nieuwe technologie, maar in het slimmer inzetten van bestaande middelen. Gemeenten die hun werkplekken standaardiseren - zonder het maatwerk volledig los te laten - creëren meer grip, lagere beheerkosten én een betere gebruikerservaring.

Een standaard gemeentelijke werkplek:

• Biedt eenvoud in beheer én in gebruik
• Zorgt voor een consistente digitale ervaring
• Maakt het mogelijk om centraal beleid (zoals security of AI-regels) sneller door te voeren
• Ondersteunt hybride werken zonder frictie

Een moment van herijking

Is jullie werkplek nog gebouwd op losse componenten? Hoeveel tijd verliezen medewerkers aan inloggen en zoeken? Is de IT-afdeling vooral brandjes aan het blussen? Dan is het tijd voor herijking.