Burgerlink, de organisatie die de link vormt tussen overheid en burger in de digitale samenleving, wil een richtlijn voor out-of-office replies ontwikkelen. Dat zegt directeur Matt Poelmans tegen Binnenlands Bestuur.nl toen deze hem confronteerde met een out-of-office reply van een ambtenaar uit Eindhoven. Een inwoner uit die stad kreeg op zijn mailtje het volgende antwoord: ’17 augustus ben ik weer aanwezig. Uw bericht wordt niet gelezen en direct verwijderd. Indien u wenst dat ik uw bericht in behandeling neem, stuurt u het dan na 17 augustus nogmaals. Hartelijke groeten.’
Out-of-office reply moet beter
Burgerlink, link tussen overheid en burger in de digitale samenleving, wil een richtlijn voor out-of-office replies.
‘Zeer klantonvriendelijk’, oordeelt Poelmans. Dat beseft de gemeente zelf ook. De spelregels voor afwezigheidsmelding zijn naar aanleiding van het akkefietje nog eens onder de aandacht gebracht van alle gemeente-ambtenaren, meldt het Eindhovens Dagblad. In een fatsoenlijk out-of-office staat niet alleen de duur van de afwezigheid vermeld, maar ook de naam van de vervangende collega.
Het kan geen kwaad om dat van hoger hand nog eens onder de aandacht van ambtenaren te brengen, vindt Poelmans. Eerder stelde Burgerlink algemene emailgedragslijnen op om de communicatie tussen burger en overheid te vergemakkelijken . Ook pakte zij de ‘disclaimer’ onderaan elektronische boodschappen aan, die dreigde te verworden tot een bureaucratisch abracadabra. Die is nu vervangen door een zogenaamde ‘proclaimer’. Veel gemeenten maken daar gebruik van.
Gemeenten zijn niet verplicht om de richtlijnen van Burgerlink te volgen. ‘Dat is de verantwoordelijkheid van organisaties zelf en zal van stedelijke tot plattelandsgemeente verschillen’, aldus Poelmans. ‘Maar als ik dit zo hoor, denk ik dat het goed is om aandacht te vragen voor een goede out-of-office reply. Wellicht ontwikkelen we een standaard tekst.’ (Binnenlands Bestuur)
