Amsterdamse onmacht

‘Het roer moet radicaal om’, schreef de Amsterdamse Chief Information Officer Claudia de Andrade vorig jaar in haar uitvoeringsplan ICT op Open Amsterdams Peil. In 2009 was zij speciaal door de gemeente aangesteld om de ICT-problemen in de hoofdstad aan te pakken. Twee rapporten waren er toen al verschenen over de ‘Amsterdamse ICT-spaghetti’. Het laatste was in 2008 opgesteld door McKinsey. Tot een ontwarring van de knoop hadden die onderzoeken niet geleid. De Andrade moest daar verandering in brengen.

 

In haar uitvoeringsplan onderstreept ze de belangrijkste conclusie uit de eerdere rapporten. De ICT in Amsterdam is zo versnipperd over de gemeentelijke diensten en stadsdelen, dat het bijna onmogelijk is om veranderingen gemeentebreed door te voeren.

 

Het aantal applicaties dat in gebruik is geeft al een aardig idee van die versnippering: het zijn er naar schatting tussen de 10 en 15 duizend. Ook zijn er zeker vijftig verschillende mailservers in bedrijf en bestaan er van sommige programma’s binnen de gemeente wel vijf verschillende versies. De totale kosten van de hoofdstedelijke ICT (128 miljoen euro) zijn mede hierdoor ruim twee keer zo hoog als in veel andere grote gemeenten.

 

Amsterdam geeft per ambtenaar bijna 9 duizend euro uit aan ICT. Uit het uitvoeringsplan blijkt dat andere gemeenten per werknemer gemiddeld 5 duizend euro aan ICT kwijt zijn. Het uitvoeringsplan van De Andrade bevatte een stappenplan om ‘de basis op orde te krijgen’. Alle elektronische werkplekken van de Amsterdamse ambtenaren zouden worden gestandaardiseerd. Het aantal applicaties zou fors gaan dalen en de organisatie van de ICT zou verder worden gecentraliseerd.

 

Open.Amsterdam

 

Maar alleen al het creëren van een standaard werkplek blijkt in de praktijk heel lastig. Ervaringsdeskundige Stephan Wildeboer kan daar over meepraten. Hij was programmamanager van Open.Amsterdam, dat door de gemeenteraad was ingesteld om de gemeentelijke werkplekken minder afhankelijk te maken van grote softwareleveranciers.

 

Wildeboer, tegenwoordig consultant bij Verdonck Klooster & Associates, mocht een pilot doen bij het stadsdeel Zeeburg en bij de dienst Wonen. Zijn missie was om daar gestandaardiseerde ‘open’ werkplekken te creëren, onafhankelijk van welke applicatie dan ook. Volgens Wildeboer stuit je bij het standaardiseren vaak op problemen omdat verschillende applicaties met elkaar ‘verweven’ zijn. Je kunt er dus niet zomaar een programma uithalen.

 

Het raadsinformatiesysteem was bijvoorbeeld direct gekoppeld aan Microsoft Office. En zo heeft elke sectie binnen de gemeente zijn eigen specifieke applicaties die onderling verweven zijn met elkaar. Probeer dat maar eens los te weken.

 

Bovendien zijn er veel te veel applicaties in gebruik. ‘Dat maakt het heel lastig om werkplekken generiek te maken. Pas als het aantal programma’s vermindert, en daarmee de complexiteit, kun je gaan denken aan standaardiseren.’

 

Om dat probleem op te lossen heb je volgens Wildeboer een sterk centraal mandaat nodig, zodat je kunt beslissen met welke applicaties je blijft werken. Dat blijkt er in Amsterdam niet te zijn. ‘In 2007 is de gemeente wel begonnen om de ICT van de acht grootste gemeentelijke diensten te centraliseren in het Servicehuis ICT (later Dienst ICT). Het servicehuis mocht dan wel de gezamenlijke automatisering doen; het had vervolgens geen macht om te beslissen welke applicaties de deur uit gingen.’

 

In dat geval zien de ambtenaren vaak eerder nadelen dan voordelen. Hun eigen helpdesk is er niet meer, en er kunnen storingen optreden door de veranderingen in de automatisering. Bovendien moet je ze goed uitleggen wat er gaat gebeuren, meent Wildeboer. ‘Je kunt ook niet zomaar Microsoft Excel van iemands desktop weghalen, dat moet je goed voorbereiden en ze meteen een goed alternatief bieden.’

 

Politiek vaarwater

 

De versnippering van de macht over de diensten en stadsdelen is lastig te veranderen, denkt Wildeboer. ‘Je zit met een historisch gegroeide organisatie waar 20 jaar lang elke laag zijn eigen ICT-beleid heeft kunnen voeren. Als je dat wilt veranderen is het net of je de bureaustoel waar iemand al jaren op zit wilt weghalen. Dat vinden mensen niet leuk. Bovendien kom je in Amsterdam al snel in politiek vaarwater, dan is het niet alleen meer een kwestie van de ICT beter organiseren.’

 

Wildeboer leerde die les vorig jaar toen zijn pilot bijna af was. De ambtenaren in Zeeburg werkten zelfs al met een open source-mailprogramma, Zimbra, in plaats van met Outlook. Toen kwam de fusie van de stadsdelen, waardoor Zeeburg samenging met Oost-Watergraafsmeer. Het nieuwe stadsdeelbestuur besloot meteen dat de pilot afgebroken moest worden.

 

Wildeboer: ‘Zelfs de centrale gemeenteraad was tegen, maar het gebeurde wel. Jaren werk ging zo de prullenbak in.’ Sinds kort is de Amsterdamse CIO De Andrade ook op een zijspoor gezet (zie kader). Ongetwijfeld zal ze zich nog wel eens afvragen hoe de problemen in Amsterdam wel opgelost kunnen worden.

 

In het uitvoeringsplan deed ze al een suggestie: ‘De versnippering in de aansturing, de dienstverlening, de handhaving en de bedrijfsprocessen, kan niet gecompenseerd worden door ICT. De ICT is eerder een spiegel daarvan. (...) Niet voor niets is als sinds jaar en dag bekend: eerst organiseren, dan automatiseren.’ 

 

---

Alweer een onderzoek

 

Het uitvoeringplan van De Andrade - omgedoopt tot ‘Eén ict voor één Amsterdam’ - is 2 maanden na de offi ciële goedkeuring door de gemeenteraad alweer stopgezet. Dat maakte de verantwoordelijk wethouder Wiebes (VVD) begin februari bekend. De uitrol van de standaard werkplekken leidde eind 2010 tot grote storingen binnen de gemeente. Ambtenaren van de dienst ICT besloten daarop op eigen houtje om de uitrol stop te zetten. Toen wethouder Wiebes dit eind januari te horen kreeg, greep hij direct in. Het ICT-dossier werd per direct ‘onder een regime van crisismanagement’ geplaatst en CIO Claudia de Andrade werd vervangen door een waarnemend directeur. Het nieuwe regime heeft in maart diverse ‘luistersessies’ met externe experts en leveranciers - ‘die hun hulp hadden aangeboden’ - georganiseerd om een actuele probleemanalyse te maken. Hieruit bleek volgens de wethouder dat de dienst ICT het afgelopen jaar te veel vernieuwingen wilde doorvoeren. Dit ging ten koste van de reguliere taken. De gemeente heeft alle vernieuwingen voorlopig in de ijskast gezet. In juni dit jaar zal een veranderplan Dienst ICT worden gepresenteerd. Ook wordt weer een oude truc uit de kast gehaald. De dienst ICT en het ICT-stelsel binnen de gemeente zullen onderworpen worden aan een ‘externe audit’. Weer een onderzoek dus, waarvan de conclusies vast niet zullen verschillen van die uit 2004, 2008 en 2010.