Verborgen kosten van traditionele kennisdeling

Voor L&D-professionals draait alles om het delen van kennis. Maar de traditionele manieren waarop dit gebeurt, zijn helaas vaak verre van efficiënt en brengen zowel verwachte als onverwachte kosten met zich mee. In dit artikel duiken we dieper in de verborgen kosten en laten we zien hoe je AI kunt benutten om kennisdeling efficiënter, effectiever en leuker te maken.

Waarom traditionele kennisdeling zo kostbaar is

Organisatiebrede kennisdeling die naadloos verloopt tegen een zo laag mogelijke investering van tijd en middelen. Dat willen we allemaal wel. Maar de realiteit is nog vaak anders. Met name het opslaan van kennis vergt namelijk veel tijd en moeite. Vooral als het gaat om sociale kennis uit toepassing in de praktijk (“know-how”) of intuïtieve kennis opgebouwd uit persoonlijke ervaring en context (“know-why”).

Niet iedereen is een schrijver of contentcreator

Handboeken moeten worden geschreven, screencasts moeten worden gemaakt, en video's moeten worden opgenomen als je kennis wilt borgen en delen. En niet elke werknemer is een geboren schrijver of contentcreator, waardoor kostbare tijd verloren gaat in het creatieproces. Bovendien wordt het voor ontvangers daardoor soms ook een uitdaging om informatie snel op te nemen. Suboptimaal geschreven artikelen lezen kost ook tijd! Dit alles kan de groei en innovatie in een organisatie ernstig belemmeren.

Het expliciet maken van kennis vereist vaardigheid

Hoewel het ene type kennis eenvoudiger te delen is dan het andere, is het expliciet maken van kennis een kunst op zich. "Know-what" kan vaak nog wel direct expliciet worden vastgelegd, zoals rationele kennis over wat je met een bepaalde tool kan doen. “Know-how” wordt al wat lastiger. Denk hierbij aan de ervaring van een tuinman met het optimaal onderhouden van een bepaald type tuin, of know-how van een contentmarketingspecialist om een succes te maken van blogartikelen. "Know-why," gebaseerd op persoonlijke ervaring in specifieke contexten, is zelfs nog uitdagender om over te dragen. Hierbij kun je bijvoorbeeld denken aan de kennis van een CHRO die 20+ jaar in diverse HR-disciplines als consultant en als zelfstandig ondernemer heeft gewerkt in verschillende branches. Niettemin kan AI in alle gevallen helpen om boeiende content te creëren die snel begrepen wordt.

AI verandert het spel

AI kan niet alleen helpen bij het efficiënt creëren van boeiende leerinhoud, het kan ook de traditionele methoden verbeteren. Zo kan AI bijvoorbeeld helpen bij het automatisch genereren van aantrekkelijke trainingsmodules op basis van bepaalde gegevens of trends. Het kan ook slimme suggesties doen wanneer je zelf leercontent creëert, zoals onze AI-gedreven Auteurstool dat bijvoorbeeld doet. Hiermee kan iedereen zelf met gemak inspirerende workshops, trainingen en leerlijnen maken. AI helpt je namelijk om sneller de gewenste inhoud te verzamelen en deze beter te verwoorden zodat het begrijpelijk is voor de relevante collega’s. Studytube helpt klanten bovendien bij het opstellen van krachtige prompts om deze briljante leercontent te maken. In een handomdraai.

AI kan dus op meerdere plekken de saaie taken voor jou als L&D-professional wegnemen. Allemaal zodat jij je kunt concentreren op wat echt belangrijk is: het inspireren van leren en ontwikkeling.

Praktische voorbeelden van de toepassing van AI bij kennisdeling

Met de komst van AI kun je kennisdeling dus efficiënter maken dan ooit tevoren. Maar hoe doe je dat? Hieronder volgen enkele concrete voorbeelden.

1. Het opstellen van een P&O-handboek

Stel je voor dat je een P&O-handboek moet opstellen. Met AI kun je dit proces versnellen. Dit doe je in dat geval bijvoorbeeld door een ruwe draft van jouw handboek met een AI-chatbot te delen en een prompt in te geven waarmee je AI vraagt het handboek bij te werken. Je kunt ook vragen om een stappenplan waarmee je het handboek snel en handig opstelt. En je kunt de tool vragen om het zo uit te werken dat je het effectief kunt delen met HR-collega's en het managementteam.

2. Personalisatie van leertrajecten

AI kan individuele leerbehoeften analyseren en de leerinhoud op basis daarvan aanpassen. Dit zorgt ervoor dat je medewerkers gerichter kunnen leren. Je kunt AI onder andere vragen om bestaande content in een andere vorm te gieten, zoals de Studytube Auteurstool dit kan. Zo kan iedere medewerker het tot zich kan nemen op zijn of haar favoriete manier. Je laat de technologie bijvoorbeeld snel en effectief een artikel maken op basis van een bestaande video of andersom. Hoe je dit handig doet, leren we bij Studytube op dit moment al aan de klanten die meedoen aan ons AI-beta-programma.

3. Chatbots voor directe hulp

AI-chatbots kunnen 24/7 beschikbaar zijn om vragen van medewerkers te beantwoorden. Dit verbetert de ondersteuning van kennisdeling. Deze bots kunnen ervoor zorgen dat je medewerkers op elk moment de juiste informatie kunnen raadplegen.