Kantoortuin uit de gratie door corona

Gemeentehuizen moeten worden aangepast aan het nieuwe werken sinds corona. Experts waarschuwen voor verder terugsnijden van het aantal bureaus. ‘Je moet je welkom voelen op kantoor.’

Hybride werken

Voor Krimpenerwaard kwam de ontdekking van hybride werken precies op het juiste moment. De fusiegemeente was immers al bezig met nieuwbouwplannen. In plaats van vier verschillende gemeentehuizen verspreid over de dorpen, moest er één groot en klimaatvriendelijk gemeentehuis komen. Nog tijdens de voorbereidende gesprekken over het nieuwe pand gooide de pandemie het werkritme volledig om en veranderde het perspectief op wat een kantoor moet bieden. ‘Net op tijd’, zegt directeur publiek domein Sylvia Vos-Been. ‘Thuis werken en hybride werken ging veel beter dan we hadden verwacht. Wat wilden we daarvan vasthouden?’

Terugtrekken

Nu alle corona-gerelateerde maatregelen zijn ingetrokken, hoeft zeker niet iedereen weer naar kantoor. ‘Doe wat je thuis kunt doen vooral lekker thuis’, zegt Vos-Been. Om dat goed mogelijk te maken, zijn vooral digitale voorzieningen nodig. Thuis én op kantoor moeten mensen tegenwoordig op allerlei manieren kunnen samenwerken. Dat is soms lastig bij privacygevoelige digitale gesprekken, die kleine afgesloten ruimtes eisen. Vooral de ‘oudere’ kantoren in Krimpenerwaard zijn daarvoor grappig genoeg geschikt met maximaal vier tot zes bureaus per ruimte. De ‘nieuwere’ kantoren zijn in 2015 omgebouwd naar kantoortuinen. Daar is het veel lastiger om je terug te trekken voor een digitale vergadering.

Sociale wezens

Hokjes voor digitale vergaderingen komen er in het nieuwe pand ook, naast ruimtes die nadrukkelijk geschikt zijn voor samenwerken en ontmoeten. Want dat is na corona nog meer dan daarvoor de bedoeling van kantoor. Grote kantoortuinen bleken daartoe niet de sleutel. Ook in andere gemeentehuizen komen er nog steeds minder mensen naar kantoor, ziet Michiel Otto. Hij is directeur van vastgoedadviesbureau Hevo. Gemeenten hielden hun ambtenaren vaak heel strikt thuis tijdens de maatregelen en willen dat soms vasthouden, door werkplekken permanent terug te snoeien. Dat vindt Otto geen goed idee. ‘Vóór corona was er natuurlijk al Het Nieuwe Werken, met zo’n 70 kantoorplekken voor 100 werknemers’, zegt hij. ‘Nu komen er nog minder mensen en gaat het eerder richting 60 plekken voor 100 fte. Dat moet je niet nog verder terugdringen door thuiswerken de norm te maken. We zijn toch sociale wezens die elkaar willen opzoeken, en je moet je wel welkom voelen op kantoor.’

Jonge collega’s

Een aantrekkelijke werkomgeving is ook belangrijk om nieuwe medewerkers te trekken. Vooral jonge mensen hebben daar volgens Otto behoefte aan. ‘Ze willen contact met collega’s, om bijvoorbeeld van oudere, ervaren mensen te kunnen leren. Dat organiseer je niet allemaal via een beeldscherm. Op sommige plekken zag je de jonge mensen ook als eerste terugkomen bij versoepelingen.’ Qua werkplekken voor ambtenaren zijn er naast fatsoenlijke bureaus om lang aan te kunnen werken, ook ‘aanlandplekken’ nodig voor mensen die even iets komen printen of de tijd moeten overbruggen tussen twee afspraken. En er is behoefte aan zitjes voor korte overleggen, kleine ruimtes voor digitale afspraken en hybride vergaderruimtes voor mensen die fysiek of digitaal aanwezig zijn. ‘Als niet iedereen voor een vergadering naar kantoor hoeft te komen, scheelt dat enorm veel reistijd, vooral in gefuseerde gemeenten.’

Kantines

Waar je volgens Otto dan vooral naar moet kijken, is de ict. ‘Veel gemeenten hebben hun ict al flink verbeterd tijdens corona.’ Ook een andere indeling van kantines of bedrijfsrestaurants kan helpen. ‘Daarin kun je veel verschillend los meubilair plaatsen, zoals de treinzitjes waar mensen even met zijn vieren kunnen overleggen. Maak er een echt werkcafé van.’ Met akoestische afscheidingen kun je ook een kantoortuin weer opdelen in afgeschermde ruimtes. Want die kantoortuinen zijn inderdaad te rumoerig. ‘Je wilt niet terug naar eigen bureaus met fotolijstjes erop. Maar ook niet met dertig of veertig man in één ruimte. Tussen elke vier of zes plekken moet een afscheiding komen.’

Lees het volledige artikel in Binnenlands Bestuur nr. 12 van deze week.