Een Wob-portal voor de 21e eeuw

IT-systeem EU straks ook beschikbaar voor gemeenten

Net als er op nationaal niveau een Wet openbaarheid bestuur (Wob) bestaat, heeft ook de Europese Unie een verordening die burgers het recht geeft om documenten op te vragen. Dergelijke Wob-verzoeken gaan vooral naar de Europese Commissie en het worden er elk jaar meer. In 2019 ontving de Commissie het recordaantal van 7.445 verzoeken. Daarnaast kreeg het 334 verzoeken om een herziening van de oorspronkelijke positie.

Die groeiende hoeveelheid Wob-verzoeken heeft de Commissie ertoe aangezet om het systeem waarmee de aanvragen binnenkomen, te moderniseren. Ook de achterkant wordt grondig onder handen genomen. Het nieuwe systeem zal de Commissie beter in staat stellen de status van verzoeken te controleren en het aantal vertraagde reacties omlaag te brengen.

De modernisering van het Wob-systeem was hard nodig. In haar jaarlijks verslag over de toepassing van de ‘Europese Wob’ schreef de Commissie in september 2020 dat het begonnen was met het project Electronic Access to European Commission Documents – dat zoals gebruikelijk in Brussel een afkorting kreeg dat niet helemaal perfect aansluit p alle beginletters, maar  wel een toepasselijk woord opleverde: EASE.

Dat nieuwe EASE-project zou ‘meer transparantie moeten bieden en de burgers dichter bij het besluitvormingsproces van de EU moeten brengen’. Ook zou EASE ‘kosteneffectiever’ worden dan het oude systeem. Hiermee gaf het dagelijks bestuur van de EU dus al in het openbaar toe dat het IT-systeem waar ze nu mee werkt, verre van ideaal is.

In interne documenten was de Commissie nog kritischer op haar eigen systemen. Die documenten zijn openbaar geworden dankzij een Wob-verzoek van Binnenlands Bestuur. We vroegen alle documenten op met betrekking tot het project en kregen die.

In een business case voor het EASEproject, gedateerd op 7 februari 2019, schrijft het secretariaatgeneraal van de Commissie wat er allemaal mis is met de huidige manier waarop Wob-verzoeken binnenkomen en worden behandeld: het huidige systeem is ‘omslachtig’, niet gebruiksvriendelijk genoeg en bovendien afhankelijk van een technologie die de Commissie na 2020 zou uitfaseren (ColdFusion- software van Adobe). In een SWOT-analyse (sterktes, zwaktes, kansen, bedreigingen) van het scenario ‘niets doen’ schreef de Commissie dat het oude systeem ‘het groeiende aantal verzoeken en de complexiteit van de processen niet aankan’.

Aan de kant van de wobber mist er een manier om eerder gewobte documenten te doorzoeken, waardoor de Commissie soms verzoeken moet behandelen van informatie die al openbaar is gemaakt. Aan de kant van de Commissie biedt het huidige systeem geen duidelijk overzicht van lopende en afgehandelde Wob-verzoeken.

De ambtenaren kunnen verzoeken nu maar beperkt categoriseren en identificeren. Een gevolg is dat het daardoor kan gebeuren dat een document dat in het verleden (gedeeltelijk) is vrijgegeven, aan een andere wobber volledig wordt geweigerd, ‘met negatieve gevolgen voor de samenhang van het beleid van de Commissie, haar imago en haar positie in gerechtelijke procedures’.

Missen deadline
Die samenhang is op wel meer vlakken in gevaar. De Europese Commissie bestaat uit ongeveer dertig directoraten-generaal (DG’s) en elk van die afdelingen heeft zijn eigen manier om Wob-verzoeken te behandelen. Die decentrale werkwijze kan tot grote onderlinge verschillen leiden. Zo hebben sommige DG’s zelf systemen opgezet om bij te houden wanneer de termijn om te reageren verstrijkt. Maar de Commissie heeft geen centraal overzicht om te zien in welke mate die wettelijke reactiedeadlines worden overschreden. Statistieken daarover heeft de Commissie niet – juist omdat dit met het huidige systeem niet mogelijk is – maar het is geen geheim in Brussel dat de maximale deadline van 2 x 15 werkdagen met regelmaat ruimschoots wordt gemist.

Zo kreeg de Ombudsman in 2018 een klacht van een Duitse wobber die ruim een jaar moest wachten op documenten over lobbyontmoetingen met Eurocommissaris Günther Oettinger. Op verzoek van Binnenlandse Bestuur onderzocht de Europese Ombudsman hoe vaak ze vorig jaar klachten ontving over een gemiste deadline. Van de 29 klachten over Wob-verzoeken aan de Europese Commissie, betroffen er negen een te late reactie – één op de drie.

Ook de gebruikers van de particuliere website AsktheEU klagen over lange wachttijden. Via AsktheEU kunnen gebruikers Wob-verzoeken indienen bij EU-instellingen en hun verzoeken op een centrale plaats beheren. In een peiling onder 95 gebruikers van de site noemde 30 procent van de respondenten dat een vertraagde reactie als een van de meest voorkomende problemen.

Gemiste deadlines zijn geen exclusief probleem voor de EU. Zo meldde AT5 in februari dat de gemeente Amsterdam vorig jaar gemiddeld 19 weken nodig had voor het afhandelen van Wob-verzoeken, bijna vijf keer langer dan de officiële reageertermijn. Eerder signaleerde RTL Nieuws al dat de rijksoverheid vorig jaar bij 68 procent van de Wob-verzoeken te laat reageerde.

Archaïsch
Een andere veelgehoorde klacht onder eurowobbers is de verplichting om hun verzoek te vergezellen van een postadres, waar de Commissie vervolgens een aangetekende brief heen stuurt met de melding dat het verzoek in behandeling wordt genomen. De Commissie doet dit omdat het op die manier een ontvangstbevestiging krijgt dat zo het officiële moment markeert waarop de reageertermijn ingaat. Maar in de interne documenten erkent de Commissie ook dat deze op papier gebaseerde communicatie ‘negatieve effecten heeft op het nagestreefde imago van de Commissie als een modern en transparant bestuur’. En omdat er vaak ook een kopie per e-mail wordt gestuurd, halen wobbers die niet thuis waren tijdens de aangetekende zending, de brief vaak niet eens op van het postkantoor.

De Europese Ombudsman had in 2017 de praktijk als ‘archaïsch in de 21e eeuw’ bestempeld. Dat was in het kader van een klacht die de Ombudsman had ontvangen van Access Info Europe (de actiegroep achter AsktheEU), nadat de Commissie had geweigerd een Wob-verzoek te behandelen vanwege het ontbreken van een postadres. De eis van de Commissie dat wobbers altijd een postadres moesten geven, was volgens de Ombudsman ‘een geval van wanbeheer’. Het Europees Parlement verwees in een resolutie in februari nog naar die uitspraak van de Ombudsman en dat de postadreseis ‘duidt op een gebrek aan eerbied voor de grondrechten van de burgers’.

Onder de vrijgegeven documenten van de Europese Commissie zat een briefwisseling uit april 2020 tussen de afdeling transparantie van haar secretariaat-generaal (SG) en de juridische dienst van de Commissie. Daarin zegt het SG dat het nieuwe online portal het tijdstip zal registreren waarop gebruikers reacties van de Commissie hebben gedownload. Het SG vraagt of met die nieuwe methode de Commissie kan stoppen met de praktijk van aangetekende brieven sturen.

‘De Commissie moet digitaal worden en in de voetstappen volgen van andere instellingen en agentschappen die hun besluiten al jaren elektronisch meedelen,’ aldus het SG. De juridische dienst meldt dat als het technisch allemaal werkt, ‘er geen rechtvaardiging voor lijkt te zijn’ om postadressen te blijven vragen.

Dat bespaart ook nog eens flink op porto, hoewel een woordvoerder van de Commissie zegt dat ze dat niet kan kwantificeren. Een bierviltjesberekening is wel te maken. In 2019 verstuurde de Commissie 8.449 initiële antwoorden (soms meerdere per Wob-verzoek) en 319 antwoorden in beroepszaken. Bpost vraagt voor een aangetekende zending met ontvangstbewijs 8,59 euro. Je komt dan al uit op zo’n 80.000 euro per jaar (en dat is nog een conservatieve schatting omdat 70 procent van de antwoorden naar buiten België gaat).

Deze zomer ‘live’
Ook verwacht de Commissie dat er arbeidskosten zullen worden bespaard met het nieuwe systeem. In de business case stond dat de Commissie ‘aanzienlijke middelen’ besteedt aan de verwerking van verzoeken om toegang tot documenten, maar nergens stond een totaalbedrag. De Commissiewoordvoerder zegt dat de kostenpost voor het behandelen van de ruim zevenduizend verzoeken per jaar ‘niet te kwantificeren is’. De Commissie heeft dan ook niet uitgerekend hoeveel het EASE-systeem zal besparen, hoewel besparingen wel verwacht worden: taken die nu handmatig worden uitgevoerd, zullen worden geautomatiseerd. Wel duidelijk is dat de totale kosten voor het EASE-project zijn geschat op 1,8 miljoen euro, verspreid over vijf jaar (2019-2023).

Na de bedrijfsanalysefase, die in juli 2020 werd afgerond, zit het project momenteel in de ontwikkelingsfase, die naar verwachting dit jaar zal worden afgerond. De invoering van het nieuwe IT-systeem heeft wel vertraging opgelopen, erkent de woordvoerder. ‘Sommige functies die tijdens de bedrijfsanalysefase zijn bepaald, zijn zeer complex gebleken om te ontwikkelen, wat resulteerde in een vertraging van een paar maanden.’ De bedoeling is dat zowel het nieuwe verwerkingssysteem aan de achterkant als de nieuwe online portal voor het publiek in de zomer van 2021 live gaan. Vanaf dan zal de Commissie een stuk efficiënter Wob-verzoeken kunnen afhandelen en komt er voor EU-burgers ook een openbare database beschikbaar om eerder vrijgegeven documenten te doorzoeken. De nieuwe portal maakt het voor wobbers ook mogelijk om de voortgang van hun Wob-verzoek(en) bij te houden.

Het nieuwe IT-systeem wordt zo ontwikkeld dat het kan worden hergebruikt door andere overheden, of dat nu gemeenten, provincies, waterschappen of ministeries zijn. Voor de ontwikkeling wordt gebruik gemaakt van open source technologie, waardoor het volgens de Commissiewoordvoerder ‘een generiek platform wordt dat naadloos kan worden gehost op verschillende IT-infrastructuren’. De broncode en handleidingen voor installatie zullen worden gepubliceerd op de website van de Europese Commissie. Die website biedt nu al allerlei IT-gereedschap gratis aan.

‘De EASE-oplossing is ontworpen om standaard meertaligheid te ondersteunen, wat betekent dat het zonder extra ontwikkel- inspanningen in elke EU-taal kan worden vertaald,’ aldus de woordvoerder. Wel zijn natuurlijk enige technische vaardigheden vereist om EASE te integreren met de bestaande systemen. De planning van de Commissie is om het softwarepakket in 2022 beschikbaar te maken.