Intern ongewenst gedrag (IOG) op de werkvloer

De Nederlandse Arbeidsinspectie toetst gemeenten actief op hun aanpak van intern ongewenst gedrag (IOG). Hoewel de exacte planning nog niet vaststaat, is wel duidelijk dat de vier grootste gemeenten (de G4) vóór de zomer zijn bezocht door de Arbeidsinspectie. Daarmee verschuift het gesprek van abstract beleid naar de concrete praktijk. En daar wringt het vaak – zo blijkt ook uit de dagelijkse praktijk van Capra Advocaten. Want beleid is er in de meeste gevallen wél. Maar de toepassing? Die laat, ondanks veelal de beste bedoelingen, vaak te wensen over.

Een papieren werkelijkheid versus de werkvloer

Veel organisaties beschikken over gedragscodes, klachtenprocedures en vertrouwenspersonen. Toch blijkt in de praktijk dat deze regelingen niet goed op elkaar aansluiten. Wat zien wij als Capra in onze dagelijkse advisering?

• Regelingen zijn soms innerlijk tegenstrijdig of vormen met elkaar geen samenhangend geheel
• De rolverdeling tussen leidinggevende, vertrouwenspersoon, klachtbehandelaar en bevoegd gezag is niet altijd helder
• Meldroutes zijn te formeel of juist té vrijblijvend, waardoor meldingen niet of verkeerd landen
• Het sanctiebeleid wordt niet altijd consequent toegepast. Het komt ook voor dat, uit angst voor escalatie of juridische risico’s van de toepassing wordt afgezien
• Evaluatie van beleid, regelingen en de toepassing daarvan ontbreekt of vindt alleen op incidentbasis plaats
• Op papier is er veel geregeld, maar de kenbaarheid daarvan is beperkt. Het regelmatig bespreekbaar maken van het onderwerp binnen alle geledingen van de organisatie ontbreekt

Kortom: het systeem is er, maar het werkt onvoldoende, als het écht nodig is. En precies dát is waar de Arbeidsinspectie nu op gaat toetsen.

Waar let de inspectie op?

De Arbeidsinspectie toetst organisaties op 14 thema’s, waaronder:

• Een actuele RI&E waarin IOG expliciet is opgenomen
• Heldere gedragsregels, inclusief voor digitaal gedrag
• Een meldstructuur met formele én informele routesEen onafhankelijk en deskundig vertrouwenspersoon
• Een gedragen klachtenregeling met duidelijke bevoegdheden
• Structurele evaluatie en maatwerkmaatregelen

De inspectie kijkt niet alleen of iets “op papier staat”, maar of het beleid effectief wordt toegepast. Organisaties moeten aantonen dat zij daadwerkelijk zorg dragen voor een veilige werkomgeving – niet alleen bij incidenten, maar als structureel onderdeel van hun organisatiecultuur.

Wat zien wij gebeuren in de praktijk?

Bij Capra worden wij geregeld betrokken bij situaties waarin een medewerker melding maakt van grensoverschrijdend gedrag of (vermeende) misstanden. Vaak blijkt dan dat:

• de organisatie niet goed weet wie het eerst aan zet is;
• informele signalen niet of te laat worden opgepakt;
• leidinggevenden handelingsverlegen zijn of juist te snel doorschakelen naar formele procedures;
• vertrouwenspersonen onvoldoende onafhankelijk opereren, of zelf verstrikt raken in het proces doordat zij als belangenbehartiger gaan optreden.

Deze situaties vragen om zorgvuldigheid, snelheid én juridische stevigheid. Want een slecht gecoördineerd proces kan snel leiden tot beschadigde verhoudingen, vertrouwensbreuken of zelfs aansprakelijkheid.

Wat kunnen wij als Capra betekenen?

Capra ondersteunt organisaties in elke fase van de aanpak van intern ongewenst gedrag. Denk aan:

- Toetsen van bestaande regelingen
Zijn meldstructuren, gedragscodes en klachtenregelingen goed op elkaar afgestemd? Wij analyseren en adviseren hoe dit beter kan.

- Begeleiding bij meldingen
Wij adviseren vanaf het eerste signaal over de juiste route: informeel of formeel? Interne afhandeling of inschakeling van extern onderzoek?

- Onderzoek uitvoeren of toetsen
Capra heeft ruime ervaring in het uitvoeren van feitenonderzoek naar aanleiding van meldingen. Daarbij bewaken wij de onafhankelijkheid, zorgvuldigheid en proportionaliteit.

- Training en bewustwording 
Wij ondersteunen bij het trainen van leidinggevenden, HR en vertrouwenspersonen in het zorgvuldig omgaan met signalen en meldingen.

- Evaluatie van beleid na incidenten
Na afloop van een melding of klacht denken wij mee over wat er beter kan. Hoe kunnen beleid, cultuur en rollen worden versterkt?

Integriteit.nl

Wilt u voldoende aandacht voor intern ongewenst gedrag onder uw personeel borgen, dan verwijzen wij u graag naar Integriteit.nl voor de mogelijkheden.

Van controle naar integriteit: wat vraagt dit van organisaties?

De inspecties zijn een signaal: organisaties worden geacht hun zorgplicht serieus te nemen. Maar meer nog dan controle, biedt dit ook een kans. Een kans om intern het gesprek te voeren over veiligheid, vertrouwen en verantwoordelijkheid.

Goed beleid is niet wat er in het document staat – maar wat mensen ervaren als er iets misgaat.

Daarom is het nu het moment om als organisatie het eigen integriteitsbeleid tegen het licht te houden. Niet in reactie op incidenten, maar vanuit een proactieve verantwoordelijkheid.

Tot slot: integriteit vraagt om voorbereiding én actie

De Arbeidsinspectie komt kijken of het beleid op orde is. Maar in de juridische praktijk zien wij dagelijks wat er op het spel staat als dit onvoldoende aansluit op de werkelijkheid. Wie wacht tot een incident zich aandient, is eigenlijk al te laat.

Capra helpt organisaties graag bij het op orde brengen én houden van hun beleid, processen en houding. Want integer handelen begint met weten wat je moet doen – en het ook durven doen.