Medewerker Informatiebeheer

Hbo | Max. € 4.464,-  | Schaal 8  | 32-36 uur  | Vast

Wij zijn OVER: de werkorganisatie van de gemeenten Oostzaan en Wormerland. Twee gemeenten die bestuurlijk zelfstandig zijn. OVER is een kleine maar fijne organisatie. Maar we zijn tegelijkertijd groot in onderwerpen. Dit komt door onze ligging, dicht bij de grotere steden Zaandam en Amsterdam. Door die nabijheid kennen we veel van de uitdagingen van een grotere stad. Die tackelen we met een hecht team. Bij OVER heerst een vertrouwde sfeer: collega’s helpen elkaar.

Ben jij dit?
Ben jij super gestructureerd en hou je ervan om alle gegevens in onze organisatie goed op te slaan zodat wij ze weer kunnen terugvinden? Heb jij een beetje kennis van de Archiefwet en wil je daar nog veel meer over leren? Wil jij een bijdrage leveren aan de digitalisering van onze gemeenten en bijdragen aan de inrichting van een goed digitaal dossierbeheer en de controle daarop? Wil jij daarmee een baan die er echt toe doet voor de inwoners van onze gemeenten? Dan ben jij de medewerker Informatiebeheer die wij zoeken!

In ’t kort:

• Je hebt Hbo werk- en denkniveau;
• Je hebt ervaring met werken in archieven of met opslag en vernietiging van dossiers en gegevens;
• Je bent enthousiast over archiveren en kunt het belang hiervan bij andere collega’s overbrengen;
• Fantastisch zou zijn als je kennis van de archiefwet of Wet Open Overheid hebt en al eens bij een gemeente hebt gewerkt;
• Jij vindt het fijn om structuur aan te brengen in alle digitale dossiers en alle stukken die opgeslagen moeten worden;
• Je werkt heel precies en secuur en je kunt goed organiseren.

Wat ga je doen?
Eerst even een korte introductie over het cluster: Het cluster Informatiebeheer richt zich op het registreren, archiveren, ordenen en beschikbaar stellen van digitale en papieren documenten van OVER-gemeenten, gemeente Oostzaan en gemeente Wormerland. Het cluster bestaat uit zeven medewerkers en maakt deel uit van het team Informatievoorziening. Wanneer je ons cluster Informatiebeheer komt versterken, dan ga jij samen met jouw collega’s een bijdrage leveren aan de digitale transitie.

Als medewerker Informatiebeheer ga jij aan de slag met alle belangrijke dossiers in onze organisatie. Jij zorgt dat ze zo geordend worden opgeslagen, dat ze weer goed vindbaar en toegankelijk zijn. Jij zorgt dat gegevens en documenten conform de Archiefwet geborgd blijven. Natuurlijk zorg jij er ook voor dat alles AVG proof is. Je gaat daarbij georganiseerd en gestructureerd aan de slag. Je bent precies en secuur, jij kunt jouw talenten hier echt in kwijt.

In ’t kort:

• Jij beheert het digitale archief, jij zorgt dat alle dossiers opgeslagen of vernietigd worden;
• Je registreert en controleert alle binnenkomende post en e-mail in het zaaksysteem;
• Je bent een van de ambassadeurs van het zaakgericht werken en de applicatie waar we mee werken;
• Je controleert zaakdossiers op volledigheid en kwaliteit. Signaleert fouten of ontbrekende stukken en draagt zorg voor verbetering van de dossiervorming;
• Je ondersteunt de organisatie bij zaakgericht werken. Je dient als vraagbaak en geeft gevraagd én ongevraagd advies over het gebruik van het zaaksysteem en archivering;
• Je ondersteunt bij vernietigingsrondes en overbrenging van dossiers naar het Waterlands archief en het gemeentearchief Zaanstad;
• Je houdt je bezig met opzoekvragen voor interne medewerkers en externe verzoeken;
• Je assisteert bij het functioneel beheer van het zaaksysteem Mozard (zoals testen, meldingen coördineren, gebruikersvragen beantwoorden);
• Je voert steekproeven uit en sorteert fysieke post ten behoeve van blijvende bewaring;
• Je zorgt voor vernietigingsrondes in Mozard na volledige implementatie van het project;
• Je overlegt regelmatig binnen het cluster Informatiebeheer over het structureren, opslaan en de vindbaarheid van dossiers.

Wat bieden wij?
Wij zijn een leuke, ambitieuze werkorganisatie met lef. We bieden jou de ruimte om je talenten in te zetten, te ontwikkelen en om eigen ideeën in te brengen.

In ’t kort:

• Een bruto maandsalaris van maximaal € 4.664,- (maximaal schaal 8 Cao SGO bij een 36-urige werkweek, afhankelijk van opleiding en ervaring)
• Een extra budget van 17,05% per jaar, dat je kunt gebruiken voor een fiets, opleidingen/trainingen, extra verlof of een maandelijkse uitkering;
• Een goede pensioenregeling bij het ABP;
• 28 verlofdagen met de optie om bij te kopen;
• Reiskostenvergoeding woon-werkverkeer € 0,23 per km (vanaf 10 km). Er is geen maximum, dus we betalen ook de reiskosten als je verder dan 20 kilometer van de standplaats (Wormer) woont;
• Of een volledige ov-vergoeding (2e klasse, vanaf 10 km);
• Een jaarlijkse tegemoetkoming in jouw zorgverzekeringskosten;
• Een jaarcontract met na wederzijdse tevredenheid een vast dienstverband;
• Een functie van 32-36 uur per week;
• En natuurlijk, een hecht team en een fijne werksfeer!

Heb je interesse?
Wil jij ons team versterken? Solliciteer dan direct of als je even wil sparren kan dat geheel vrijblijvend met Marlies Driessen (Recruiter) via de telefoon of Whatsapp (06 – 27 45 75 77).

Mocht de geschikte kandidaat zich aanmelden, dan gaan wij direct met elkaar in gesprek. De vacature wordt na invulling eerder offline gehaald. Wees er dus snel bij, wij leren je graag kennen!