Bespaar tijd: betrek de markt bij planfase project

Grote infrastructurele projecten aanbesteden? Betrek de markt al in de plan-fase bij het project en je boekt zo maar een jaar tijdwinst. Het lukte Rijkswaterstaat met vier projecten uit het Ruimte voor de Rivierprogramma, het kan ook gemeenten en andere overheden tijd en geld besparen.

Tegenvallers voorkomen
De vier projecten langs de Nederrijn werden vorige week opgeleverd,  ruim een jaar eerder dan aanvankelijk gepland. En dat zonder dat er haastwerk is geleverd of dat er is ingeleverd op kwaliteit, zo benadrukt Roger Mol, directeur Inkoop  en Contractmanagement van Rijkswaterstaat. ‘Integendeel, door de markt er vroeg bij te betrekken voorkom je tegenvallers in de uitvoering en wordt het eindresultaat alleen maar beter’.

Slim combineren

De truc is om planstudie, ontwerp en realisatie van een groot werk samen te brengen in één integrale contractvorm, waardoor de opdrachtnemer al vanaf het begin meedenkt. Rijkswaterstaat combineerde deze contractvorm – genaamd Plan Design Construct PDC - met een andere relatief nieuwe aanpak: Best Value Procurement. 'Hierbij benutten we optimaal de expertise van opdrachtnemer gericht op het bereiken vande projectdoelstellingen'.

Efficiënte logistiek

Juist de combinatie van beide maakt volgens Mol dat de marktpartij alle ruimte krijgt om tijdens het plannen van het project creatief mee te denken en ruimte voor innovaties te houden. Zo kan de opdrachtnemer al in het voortraject aangeven hoe bijvoorbeeld de grondstromen en andere logistieke zaken zo effectief mogelijk kunnen lopen. Daar kan dan in de planvorming al rekening mee worden gehouden. Ook nam de opdrachtnemer Rijkswaterstaat langs de Nederrijn werk uit handen door de procedurele kant (deels) voor zijn rekening te nemen, tot aan het aanpassen van het bestemmingsplan toe. ‘Maar natuurlijk wel onder onze regie en binnen alle richtlijnen en kaders die de overheid stelt’, aldus Mol.

 
Trend

Volgens Mark Elbers van internationaal consultancy- en ingenieursbureau ARCADIS, directeur van de marktsector Contractors, past PDC in een trend die al langer aan de gang is: ‘Als Rijkswaterstaat, een gemeente of provincie vroeger bijvoorbeeld een weg wilde aanleggen, dan maakte men een kant en klaar bestek, waar de aannemer zich precies aan te houden had. Tegenwoordig geven ze bij wijze van spreken aan wat de eisen zijn en waar de weg ongeveer moet komen. Vervolgens is het aan de uitvoerder om te beslissen of hij beton of asfalt kiest. Een aannemer die zich minimaal aan de eisen houdt krijgt in de aanbesteding een zesje. De concurrent die aangeeft waar het beter kan krijgt extra punten en zal de aanbesteding winnen’.

Bestuurlijke rust nodig

Zowel volgens Mol als Elbers kunnen ook kleinere overheden als gemeenten en waterschappen de kennis uit de markt in een vroeg stadium mobiliseren. ‘Bij de bouw van het basispark voor de Floriade in Venlo en bij het recreatieproject Bodelaeke in Giethoorn werd en wordt er al zo gewerkt. Wij waren voor alle aspecten verantwoordelijk: ontwerp, planprocedures, kostenramingen en uitvoering en de kwaliteit van al deze zaken. De overheden faciliteerden alleen maar’. Voorwaarde is wel dat er ‘bestuurlijke rust’ is, zo stelt Mol. ‘En je moet als bestuurder het lef hebben om niet alles dicht te willen timmeren,  anders smoor je de creativiteit in de kiem en heeft het geen zin’.

Geen verkapte bezuining

Elberts ziet wel een mogelijk gevaar: je moet als overheid de nodige kennis in huis houden. ‘Om de markt maximaal uit te dagen, is het wel nodig dat je de prestatie goed kunt beoordelen. Dat is nodig om als partners te kunnen werken, anders ontstaat er toch een soort wantrouwen. Die regierol kun je alleen vervullen als je de sleutelfuncties voor beoordeling van het werk in eigen huis houdt.  De rest van het werk doet de markt immers.’Mol denkt niet dat overheden zich al te snel zullen overleveren aan de markt. ‘Het moet natuurlijk geen verkapte bezuiniging op het ambtelijke apparaat zijn.’ De winst moet volgens hem worden gezocht in een efficiëntere en slimmere manier van werken: zolang opdrachtgever en uitvoerder gelijkwaardige partners blijven, is iedereen beter af als alle beschikbare expertise al vanaf het begin op tafel ligt.