Overheden ontdekken voordelen prestatie-inkoop

Een groeiend aantal Nederlandse overheden ontdekt ‘prestatie-inkoop’ als alternatieve aanbestedingsmethode. Het werkt, stellen de goeroes uiteraard, maar het vergt wel een forse cultuurverandering.

Aanbesteden is een vak, maar blijft voor overheden ook een kopzorg. Het is moeilijk om los te komen van het beeld van het openscheuren van een aantal ingezonden enveloppen waaruit op hoop van zegen een onbekende partij moet worden gekozen die het gevraagde toevallig het goedkoopst zegt te kunnen leveren. Toch loopt Nederland voorop in het veranderen van die praktijk, zegt de Amerikaan Dean Kashiwagi, bedenker van de methodiek Best Value (alhier vertaald als prestatie-inkoop).

Met prestatie-inkoop gaat de aanbestedende partij ervan uit dat niemand de in te kopen oplossing zo goed kan uitwerken als de leverancier. De aanbesteder zegt wat hij hebben wil, maar laat de uitwerking daarvan zoveel mogelijk over aan de leverancier(s), waar tenslotte de expertise ligt. Transparantie over verantwoordelijkheden en resultaten is in het proces erg belangrijk. Er ligt een planning voordat het contract wordt getekend. Het zijn vooral de bestuurlijk of technisch complexe projecten die in aanmerking komen.

Dokteren
“De traditionele aanpak veronderstelt dat de degene die de opdracht geeft ook de expert is. Met name IT-projecten zien we daardoor vaak pijnlijk verlopen”, zegt Kashiwagi, die regelmatig in Nederland spreekt. “Zeker daar is de expert-leverancier degene die het meest in staat is het risico op mislukking te minimaliseren.” De neiging van opdrachtgevers te veel van tevoren uit te dokteren wreekt zich daar bij IT-projecten des te meer, omdat er tussen leverancier van hard- en software ook nog implementatiepartijen zitten. Bij prestatie-inkoop mag de feitelijke expert-partij in een ‘clarification’-fase zelf precies uitleggen hoe hij de bedoelingen van de klant daadwerkelijk gaat realiseren. Hij legt zich vast op cijfers over zaken als: hoeveel gebruikers, hoeveel transacties, wie gaat het beheren, hoeveel training is er nodig.

Maar prestatie-inkoop is voor elk soort aanbesteding te gebruiken, benadrukt Kashiwagi. De Europese aanbestedingsregels zijn geen beperking. “Het is vooral een kwestie van aanbestedingscultuur. Dat is een drempel, maar je ziet overheden die drempel vooral passeren waar kostenbesparingen een issue worden. De Nederlanders zijn tot dusver vrij doortastend met prestatie-inkoop.”

Gemeenten
In 2009 nam Rijkswaterstaat het voortouw met deze aanpak bij het versneld aanbesteden van het verbreden van een aantal snelwegen in Nederland. Het succes daarvan trok andere overheden over de streep, ook gemeenten. Consultant Jeroen van de Rijt, dé expert op dit gebied in Nederland, kwam bij een recente inventarisatie tot 27 prestatie-inkooptrajecten in 17 gemeenten. Zeven van de tien grootste proberen het, evenals de helft van de waterschappen. Inmiddels zijn al meer dan 200 projecten in de publieke sector met prestatie-inkoop uitgevoerd. “Je ziet het nu steeds meer in de aankondigingen terugkomen. Het zit enorm in de lift.”

De vele aanbestedingstrajecten die gemeenten vanwege de decentralisaties moeten doorlopen, ziet Van de Rijt niet echt als gelegenheden voor het toepassen van de principes van prestatie-inkoop. “Je moet er echt de tijd voor nemen. Het is een heel andere manier van denken. Bij de decentralisaties is die tijd er eigenlijk niet. Het gaat ook nog eens om nieuwe taken, dat maakt het dubbel zo complex.” Op termijn kan een prestatie-inkooptraject juist wél sneller verlopen. “Aan de voorkant kan het veel sneller. Het schrijven van een uitgebreid bestek hoeft immers niet meer, dus daar win je tijd.” Maar er zijn (nieuwe) fasen die meer tijd kosten. “Het belangrijkste is dat je eraan moet wennen.”

Risico’s
Het vroeg onderkennen van expertise van de leverancier is niet nieuw; verschillende ‘precompetitieve’ benaderingen gaan daarvan uit. Van de Rijt waarschuwt daar een beetje voor. “Daar moet je voorzichtig mee zijn. Wat er kan gebeuren is dat je als aanbesteder die kennis oppakt en dan dáár alsnog een uitgebreid bestek van maakt. Dan gebruik je de kennis van de aanbieders om te gunnen aan een partij die het misschien toch niet zo goed snapt.”

Kashiwagi ziet nog een andere bedreiging voor zijn methode: ‘agile’ projectmanagement. Die in populariteit groeiende en uit de softwareontwikkeling afkomstige aanpak haalt ook verantwoordelijkheden weg bij een ‘projectmanager’. “In die benadering is het makkelijk een project binnen te halen. Alleen, aan het eind is het door gebrek aan transparantie lastig om een leverancier als schuldige aan te wijzen als het fout gaat. Het is vreemd dat het wordt gebruikt.”

Kashiwagi en Van de Rijt spreken beide donderdag 24 april op de Masterclass Delivering Best Value in het Okura Hotel in Amsterdam.