De essentiële rol van procesonderzoek bij RPA trajecten

Robotic Process Automation (RPA) biedt organisaties de mogelijkheid om repetitieve en tijdrovende taken te automatiseren, waardoor het handmatige werk minder saai wordt en de kennis van de werknemer wordt gebruikt waar die het meest nodig is. Door arbeid te verminderen kunnen processen, sneller en volledig automatisch plaatsvinden, waardoor efficiëntie toeneemt en kosten afnemen.

Het is belangrijk om voor robotica of selfservice programma’s, procesmanagement als fundament te nemen en het primaire werk dat wordt uitgevoerd door de medewerkers bespreekbaar te maken. Misschien voor de hand liggend, maar een proces kan alleen gerobotiseerd worden als het proces bekend is. Een verouderd proces moet nooit zomaar worden geautomatiseerd, maar altijd eerst worden verbeterd.

Stel eerst de volgende vragen

• Kan er een verbeterslag worden gemaakt door samen met de uitvoerende medewerkers procesmanagement technieken toe te passen? Kunnen processen efficiënter worden ingericht en of kunnen processtappen die geen waarde toevoegen worden geëlimineerd?
• Is robotiseren dan nog wel nodig, of zijn de doelen al behaald en verschuift de prioriteit naar een ander proces of naar een ander deel van het proces?

Als deze vragen beantwoord zijn en het proces met bijbehorende uitzonderingen goed in kaart is gebracht en robotiseren nog steeds een oplossing kan bieden, kan de volgende gestructureerde benadering worden gevolgd voor het toepassen van RPA:

1. Proceskosten berekenen: Analyseer bestaande processen om de duurste en meest tijdrovende stappen te identificeren. Door de kosten per processtap te berekenen, kunnen organisaties prioriteit geven aan die processen die het meest kunnen profiteren van automatisering.
2. Personeel laten aangeven welke processen kunnen worden geautomatiseerd: Het betrekken van medewerkers bij het identificeren van te automatiseren processen is van onschatbare waarde. Hun dagelijkse ervaring geeft waardevolle inzichten over repetitieve taken die het meest kunnen profiteren van automatisering, evenals welke taken niet geschikt zijn voor automatisering.
3. Strategische redenen: Bedenk of er strategische redenen zijn die verder gaan dan kostenbesparing om een proces of deel van een proces te automatiseren? Zo kan het aanbieden van selfservice een belangrijke factor zijn om ook in avonden en weekenden service aan klanten te bieden.
4. Processen tot in de detail beschrijven: Nadat de te automatiseren (deel) processen zijn geïdentificeerd, is het essentieel om ze tot in detail te documenteren. Elke processtap moet nauwkeurig worden beschreven, inclusief de benodigde input, de uit te voeren taken en de verwachte output. Dit gedetailleerde overzicht dient als leidraad voor de ontwikkeling en implementatie van de RPA-oplossing.
5. Verantwoordelijkheden vastleggen: eg vast wie verantwoordelijk is voor het beheer en onderhoud van de geautomatiseerde processen. Door verantwoordelijkheden te definiëren, kunnen organisaties ervoor zorgen dat de RPA-oplossing effectief wordt beheerd en dat eventuele problemen snel worden geconstateerd en opgelost.
6. Geautomatiseerde processen inzichtelijk maken voor medewerkers: Maak geautomatiseerde processen zichtbaar voor alle betrokken werknemers. Het is belangrijk dat ze begrijpen hoe de RPA-oplossing hun werk beïnvloedt en hoe ze er optimaal gebruik van kunnen maken. Ook voor continu verbeteren moeten geautomatiseerde processen/procesdelen worden meegenomen bij het overwegen en aanpassen van aanvullende diensten of producten.

Door deze stapsgewijze benadering te volgen, kunnen organisaties RPA effectief implementeren en de voordelen van automatisering volledig benutten. Met een goed begrip van de processen, betrokkenheid van het personeel en duidelijke verantwoordelijkheden, kunnen organisaties efficiëntie en productiviteit stimuleren door middel van RPA. Engage Process kan helpen bij het vastleggen, documenteren en inzichtelijk maken van processen als gebruiksvriendelijk procesmanagementplatform.