IJsselstein en Montfoort geven samenwerking meteen digitaal vorm

De ambtelijke organisaties van de gemeenten IJsselstein en Montfoort zijn begin september samengevoegd. Een belangrijke eerste stap in 'UW Samenwerking' is een digitaliseringsslag: zaakgericht werken in één systeem.

Procesgericht
Voor Jeroen van Delden, gemeentesecretaris van IJsselstein en algemeen directeur van UW Samenwerking, is die nadruk op digitalisering niet zo gek. 'We zijn in hoge mate procesgericht. We sturen alles op processen en we leggen dat massief digitaal vast.' Zaakgericht werken is dan voor de afhandeling van allerlei gemeentetaken de logische keus: 'Het is heel belangrijk dat iedereen per zaak de relevante documenten kan terugvinden.'

In één keer
Het nieuwe zaaksysteem vervangt in één keer de oude post- en documentbeheersystemen, de intranetten en op termijn ook de E-loketten van Montfoort en IJsselstein. Van Delden: 'Je moet niet hebben dat je het ook nog in oude systemen gaat vastleggen. En zaakgericht werken kun je daarnaast ook niet gedeeltelijk doen.' Beginnen met een eenvoudig ingericht systeem en dat vervolgens laten megroeien is wel belangrijk. 'We vragen in het begin wel even wat improvisatietalent van de medewerkers.' Het zaakgericht werken moet goed "tussen de oren" zitten bij medewerkers, maar dat was volgens Van Delden al grotendeels het geval in beide afzonderlijke gemeenten.

Geen afvloeiing
De nieuwe ambtelijke organisatie is per 1 september een feit. Dat is zonder veel personele consequenties gebeurd; niemand is afgevloeid. Schaalvoordelen waren bij het aangaan van de samenwerking ook niet een uitgangspunt; het verhogen van de kwaliteit wel. Van de in totaal 250 formatieplaatsen zijn er volgens Van Delden hooguit vijf bij elkaar gezet. De digitalisering maakt dat immers onnodig. 'Maar medewerkers treffen elkaar wel meer; iedereen heeft toegang tot beide gemeentehuizen.' Die twee gemeentehuizen blijven, evenals de twee klantcontactcentra voor de dienstverlening aan de inwoners. 'Over de precieze inrichting van de organisatie is nog discussie.'