Midden-Drenthe negeert GovUnited-commitment

Midden-Drenthe wil een documentmanagementsysteem (DMS) aanschaffen, terwijl ze geacht wordt in 2008 zo’n systeem via GovUnited af te nemen. De gemeente illustreert daarmee de klacht van Centric dat gemeenten zich weinig aan de nu lopende GovUnited-aanbesteding gelegen laten liggen.

Centric heeft een kort geding aangespannen omdat aanbestedingsdocumenten onvoldoende duidelijk maken wat geleverd moet worden. GovUnited-deelnemers moesten aangeven of ze interesse hebben in dan wel het voornemen tot afname van zes midofficecomponenten. Aldus scoorde een component 93 maal ‘geen interesse’ (24,2 procent), 225 maal ‘interesse’ (58,6 procent) en 66 maal ‘voornemen’ (17,2 procent).

Midden-Drenthe sprak voor drie componenten interesse uit en liet zich voor drie andere noteren met een voornemen tot afname. Voor het DMS staat de gemeente (33.000 inwoners) voor 2008 in de aanbestedingsstukken. Maar leveranciers is onlangs offerte gevraagd voor een DMS, dat ze volgend jaar wil inrichten en per begin 2009 volledig operationeel hebben voor de verwerking van inkomende en uitgaande post en het beheer van het gedigitaliseerd archief.

Het past volgens Maarten Visser, hoofd Dienstverlening, in een meerjaren-informatiseringsplan, dat al enige tijd loopt en gefaseerd wordt uitgevoerd. “Midoffice is een breed begrip en er is nog veel verwarring over wat het moet doen. Daarom pakken we het DMS als eerste aan. Als het met de midoffice een andere kant opgaat, is dit geen desinvestering.” Visser erkent dat Midden-Drenthe zich heeft opgegeven om mee te doen in de midofficeaanbesteding van GovUnited. “Maar voordat ze klaar zijn, zijn we een heel stuk verder. Daar willen we niet op wachten. Het zou ook ongezond zijn om zo’n tijd stil te staan, gezien wat we in de organisatie in beweging hebben gebracht.” Als alles eind 2009 draait en ook GovUnited kan leveren, voorziet hij wel migratie in die richting.

Centric-directeur Karim Henkens reageert: “Het bevestigt ons idee dat gemeenten zich niet gebonden voelen aan wat ze GovUnited hebben gemeld.” Het zou hem niet verbazen als binnen gemeenten niet altijd duidelijk is dat iemand voor GovUnited heeft getekend. Arjen Hof, directeur van GovUnited, wilde niet op de actie van Midden-Drenthe ingaan, omdat hij zich eerst erover wilde informeren. Wel gaf hij aan dat een ‘voornemen’ betekent dat de gemeente afneemt, tenzij bestuurlijke goedkeuring uitblijft en dat daarvoor alleen zwaarwegende redenen gelden. “Gemeenten zijn gehouden aan wat ze afspreken.”
(Peter Mom)