EU-Wob portal in de maak

De Europese Commissie ontwikkelt een IT-systeem om binnenkomende Wob-verzoeken sneller te kunnen afhandelen. Het oude systeem kon het eenvoudigweg niet meer aan. Interessant voor gemeenten en provincies is dat als het nieuwe systeem eenmaal af is, de Commissie het toegankelijk maakt voor andere overheden.

Net als er op nationaal niveau een Wet openbaarheid bestuur (Wob) bestaat, heeft ook de Europese Unie een verordening die burgers het recht geeft om documenten op te vragen. Dergelijke Wob-verzoeken gaan vooral naar de Europese Commissie en het worden er elk jaar meer. In 2019 ontving de Commissie het recordaantal van 7.445 verzoeken. Daarnaast kreeg het 334 verzoeken om een herziening van de oorspronkelijke positie. Die groeiende hoeveelheid Wob-verzoeken heeft de Commissie ertoe aangezet om het systeem waarmee de aanvragen binnenkomen, te moderniseren. Het nieuwe systeem zal de Commissie beter in staat stellen de status van verzoeken te controleren en het aantal vertraagde reacties omlaag te brengen.

Omslachtig
De modernisering van het Wob-systeem was hard nodig. In haar jaarlijks verslag over de toepassing van de ‘Europese Wob’ schreef de Commissie in september 2020 dat het begonnen was met het project Electronic Access to European Commission Documents, EASE. Dat nieuwe EASE-project zou ‘meer transparantie moeten bieden en de burgers dichter bij het besluitvormingsproces van de EU moeten brengen’. Ook zou EASE ‘kosteneffectiever’ worden dan het oude systeem. Hiermee gaf het dagelijks bestuur van de EU dus al in het openbaar toe dat het IT-systeem waar ze nu mee werkt, verre van ideaal is.

Kritisch
In interne documenten was de Commissie nog kritischer op haar eigen systemen. Die documenten zijn openbaar geworden dankzij een Wob-verzoek van Binnenlands Bestuur. We vroegen alle documenten op met betrekking tot het project en kregen die. In een business case voor het EASE-­project, gedateerd op 7 februari 2019, schrijft het secretariaat-generaal van de Commissie wat er allemaal mis is met de huidige manier waarop Wob-verzoeken binnenkomen en worden behandeld: het huidige systeem is ‘omslachtig’, niet gebruiksvriendelijk genoeg en bovendien afhankelijk van een technologie die de Commissie na 2020 zou uitfaseren.

Negatieve gevolgen

In een SWOT-analyse (sterktes, zwaktes, kansen, bedreigingen) van het scenario ‘niets doen’ schreef de Commissie dat het oude systeem ‘het groeiende aantal verzoeken en de complexiteit van de processen niet aankan’. Aan de kant van de wobber mist er een manier om eerder gewobte documenten te doorzoeken, waardoor de Commissie soms verzoeken moet behandelen van informatie die al openbaar is gemaakt. Aan de kant van de Commissie biedt het huidige systeem geen duidelijk overzicht van lopende en afgehandelde Wob-verzoeken. De ambtenaren kunnen verzoeken nu maar beperkt categoriseren en identificeren. Een gevolg is dat het daardoor kan gebeuren dat een document dat in het verleden (gedeeltelijk) is vrijgegeven, aan een andere wobber volledig wordt geweigerd, ‘met negatieve gevolgen voor de samenhang van het beleid van de Commissie, haar imago en haar positie in gerechtelijke procedures’.

Missen deadline

De Commissie heeft geen centraal overzicht om te zien in welke mate wettelijke reactiedeadlines worden overschreden. Statistieken daarover heeft de Commissie niet – juist omdat dit met het huidige systeem niet mogelijk is – maar het is geen geheim in Brussel dat de maximale deadline van 2 x 15 werkdagen met regelmaat ruimschoots wordt gemist. Op verzoek van Binnenlandse Bestuur onderzocht de Europese Ombudsman hoe vaak ze vorig jaar klachten ontving over een gemiste deadline. Van de 29 klachten over Wob-verzoeken aan de Europese Commissie, betroffen er negen een te late reactie – één op de drie.

Deze zomer ‘live’

De bedoeling is dat de nieuwe online portal voor het publiek in de zomer van 2021 live gaat. Vanaf dan zal de Commissie een stuk efficiënter Wob-verzoeken kunnen afhandelen en komt er voor EU-burgers ook een openbare database beschikbaar om eerder vrijgegeven documenten te doorzoeken. De nieuwe portal maakt het voor wobbers ook mogelijk om de voortgang van hun Wob-verzoek(en) bij te houden.

Het nieuwe IT-systeem wordt zo ontwikkeld dat het kan worden hergebruikt door andere overheden, of dat nu gemeenten, provincies, waterschappen of ministeries zijn. Voor de ontwikkeling wordt gebruik gemaakt van open source technologie, waardoor het volgens de Commissie­woordvoerder ‘een generiek platform wordt dat naadloos kan worden gehost op verschillende IT-infrastructuren’.

Lees het volledige artikel in Binnenlands Bestuur nr. 6 van deze week (inlog)