Het is belangrijk dat de audiovisuele verslagen van digitale raadsvergaderingen, zogeheten ‘videotulen’, op de juiste manier worden gearchiveerd. De Nederlandse Vereniging voor Raadsleden (NVVR) noemt drie aandachtspunten waar afspraken over gemaakt moeten worden.
Maak afspraken over bewaren ‘videotulen'
Het is belangrijk dat de audiovisuele verslagen van digitale raadsvergaderingen, zogeheten ‘videotulen’, op de juiste manier worden…
Archiefplicht
Het eerste is hoe lang de gegevens moeten worden opgeslagen. Gemeenten houden de archiefplicht, ook al wordt de archivering vaak uitbesteed aan de leverancier van het raadsinformatiesysteem. Na maximaal twintig jaar moeten de beelden verplaatst worden naar de archiefbewaarplaats. ‘Het is belangrijk om te beseffen dat videotulen niet alleen de beelden met geluid zijn, maar ook de verslagen die besproken worden zoals de agenda en de besluitenlijst’, schrijft de NVVR.
Metadata
Er moeten ook afspraken worden gemaakt over de intellectuele eigendomsrechten. ‘Zo voorkom je dat de leverancier opeens kosten vraagt voor het archiveren. Let hierbij ook op dat de videotulen voor burgers toegankelijk moeten zijn.’ Tot slot bepaald worden welk bestandstype wordt gebruikt om de bestanden op te slaan en moet men zorgen dat de metadata op orde is. Metadata is informatie over de ‘videotulen’ en als data verloren gaat, kan het via metadata misschien nog achterhaald worden.
