15 jaar ICT Benchmark Gemeenten: benchlearning

De ICT Benchmark Gemeenten van M&I/Partners bestaat 15 jaar en trakteert. In de komende weken geven de experts van het Benchmarkteam hun inzichten en ervaringen in een blog cadeau. Deze week vertelt Anton van der Gaag over het belang van het verhaal achter de cijfers.

Inzicht in het verhaal achter de cijfers

Al enkele jaren werk ik vanuit M&I/Partners mee aan de ICT Benchmark voor gemeenten. Een prachtig instrument om meer inzicht te krijgen in de kosten en prestaties van de ICT en deze te vergelijken met andere gemeenten. Maar het is meer dan alleen een benchmark. Het is een instrument ontwikkeld voor en door gemeenten. Samen maken we het verhaal achter de cijfers scherper. Om dat beter te begrijpen, duik in deze blog in de termen van benchmarking en benchlearning. 

Benchmarking

Benchmarking is de laatste jaren een veel gebruikte tool om inzicht te krijgen in prestaties van een product, activiteit, afdeling of organisatie op basis van meetbare indicatoren om deze vervolgens te vergelijken met andere (vergelijkbare) organisaties. Van origine komt benchmarking uit de hoek van kwaliteitsmanagement. Zijn bekendheid zou ontstaan zijn eind jaren '80 toen Xerox, een groot Amerikaans printerconcern, behoefte had om zichtzelf te kunnen meten met concurrenten over een populair kopieer apparaat. 

Een meetspijker

De term benchmark betekent vertaald vanuit het Engels een 'meetspijker', oftewel een meetpunt. Meten is weten. En weten helpt bij het maken van beslissingen. Het verschaft het nodige inzicht in de geleverde prestaties en wordt in veel organisaties gebruikt om te kunnen bepalen of de gestelde ambities en doelstelling ook daadwerkelijk wel tot realisatie komen. Daarmee is benchmarking een steeds meer gebruikte tool in performance management geworden. 

Verschillen

Bij benchmarking is het lastige om de complexiteit te reduceren tot eenvoud en vergelijkbaarheid. Het zogeheten 'appels met appels' vergelijken. In de wereld van de ICT is die complexiteit in de afgelopen jaren aanzienlijk toegenomen. En zitten er nogal verschillen tussen de - momenteel nog 355 gemeenten. Bijvoorbeeld in hoeverre de ICT-ondersteuning is uitbesteedt aan een andere (externe) partij. Of op welk domein er samenwerking plaatsvindt met andere gemeenten. Zo zien wij op het gebied van belastingen veel samenwerkingen en ook in het sociaal domein werken gemeenten - al dan niet wettelijke gedwongen - samen. Dat zorgt ervoor dat elke ICT-ondersteuning vaak anders is georganiseerd. De ene alleszeggende indicator is een utopie en volstaat vaak niet om de gehele situatie goed in beeld te brengen.

Benchlearning

Het is daarom steeds belangrijker om de verschillen te kunnen duiden, te begrijpen waarom er verschillen er zijn, wat ze betekenen en waar ze vandaan komen. Oftewel het gesprek voeren over en met de data. We kunnen samen impact maken als we de gegevens kunnen vergelijken en bespreken met andere gemeenten. Dat is benchlearning. Met behulp van benchlearning ontstaan nieuwe vragen, wordt kennis gedeeld en verrijkt het de deelnemers in de inzichten. Dan pas is handelen verantwoord.

Al 15 jaar met elkaar in gesprek

De ICT Benchmark Gemeenten heeft bijna 15 jaar aan historische data opgebouwd en is naast een inzichtelijk rapport en interactief dashboard, een middel om het gesprek te voeren met elkaar. Wij faciliteren dit door verschillende bijeenkomsten te organiseren voor de deelnemers, zoals Kringbijeenkomsten en Thematafels. Tijdens deze sessies gaan wij in gesprek met elkaar op basis van de cijfers en zoeken we naar de overeenkomsten en verschillen. Het versterkt het inzicht en onderlinge kennis wordt gedeeld. 

De ICT Benchmark Gemeenten is een uitstekende manier om meer (be)grip te krijgen van uw ICT-organisatie. Het helpt om nieuwe manieren te vinden om ICT effectiever en efficiënter in te zetten. Wilt u meer weten of de ICT Benchmark? Neem dan contact op met Pim Freriks, pim.freriks@mxi.nl