Ambtenaren moeten niet raar opkijken als ze binnenkort vaker post retour krijgen. Steffie.nl ontwierp een sticker die mensen op de envelop van een moeilijke brief kunnen plakken. ‘Retour afzender. Deze brief is te ingewikkeld voor mij. Stuur een versie in makkelijke taal.’ staat erop. Via een QR-code kan de ontvanger lezen aan welke eisen de brief moet voldoen om wél begrijpelijk te zijn.
Succesvolle retoursticker voor moeilijke brieven
Een sticker wijst ambtenaren erop dat hun brief onbegrijpelijk is voor de beoogde ontvanger.
Steeds erger
Het klinkt misschien ludiek, maar de nood is hoog, stelt Jacques de Wit, directeur van Leer Zelf Online. Deze stichting zet zich in voor toegankelijkheid, onder meer door middel van de tool Steffie, waarmee organisaties hun uitingen makkelijker leesbaar kunnen maken. De doelgroep van Steffie bestaat uit ‘mensen die een zetje kunnen gebruiken’, of het nu gaat om moeilijk taalgebruik of om digitale vaardigheden. Er mogen dan wel convenanten voor meer toegankelijkheid worden opgesteld, de praktijk is dat er niets veranderd, aldus De Wit. ‘Het wordt steeds erger met de ingewikkelde brieven en digitale procedures van de overheid!’
Ervaringsdeskundigen
Als voorbeeld noemt hij het Tijdelijk Noodfonds Energie. Voor veel gemeenten is dit een zogeheten ‘voorliggende voorziening’ – een inwoner moet aanspraak maken op deze regeling voordat hij bijvoorbeeld in aanmerking komt voor Bijzondere bijstand voor energiekosten. Maar om een aanvraag bij het noodfonds te doen, moest de inwoner tot voor kort wel in staat zijn om een app te installeren en die te koppelen aan DigiD. De Wit: ‘We hebben het tien ervaringsdeskundigen laten proberen. Het lukte niemand.’ Voor hulpverleners zoals hij is een bijkomend probleem dat hij het ook niet vóór zijn cliënten kan doen. ‘Je hebt er een eigen device voor nodig.’ Onder grote druk van het Gebruikersnetwerk Digitale Inclusie heeft het Tijdelijk Noodfonds Energie inmiddels een desktopversie beschikbaar gemaakt, die De Wit 'nog steeds ingewikkeld en digitaal’ noemt.
Lege koelkast
Hij heeft te maken met cliënten met een lege koelkast omdat ze het niet lukt om een minimaregeling aan te vragen. ‘Er is een groep mensen met een licht verstandelijke beperking die het graag zelf doet en dat ook kan, als ze maar een leesbare brief krijgen. Maar sommige ambtenaren lijken alleen bezig met zich juridisch indekken in hun communicatie. Een groot deel van onze doelgroep haakt af en komt in de problemen door ongeopende brieven.’
Kopie maken
Met de ‘retour afzender’-sticker probeert Steffie de impasse te doorbreken. De sticker is sinds een week beschikbaar en het gaat hard met de bestellingen. ‘Veel zorginstellingen bestellen meteen hele stapels.’ Maar zal het er niet juist toe leiden dat er nog meer brieven ongeopend blijven? ‘We raden mensen wel aan om een kopietje te maken voordat ze hem terugsturen, en om op tijd te betalen.’
Kolenmijn
De Wit beschouwt de ervaringsdeskundigen met wie hij werkt als de kanaries in de kolenmijn. ‘We doen dit ook voor mensen zoals jij en ik. Wij snappen die brieven vaak ook niet. Iedereen houdt van eenvoudig. Organisaties moeten ervan doordrongen raken dat het sturen van moeilijke brieven schade oplevert en handel kost.’
Reacties: 6
U moet ingelogd zijn om een reactie te kunnen plaatsen.
Je plichten zijn je plichten. Kom je echt niet onderuit.
@Bert: dat is ook niet de strekking van het artikel... Een Steffie sticker zou ook jou helpen, schat ik zo in.
Wat nou makkelijke taal. Een stapje verder en we kunnen mensen niets meer sturen want ze zullen het eventueel niet begrijpen en kunnen mensen in bezwaar tegen wat dan ook want ze begrepen het zogenaamd niet. Die uitweg moet je niet willen bieden.
Ik heb nogal beschikkingen opgesteld en dergelijke. Die zijn gestoeld op de enigszins gezwollen terminologie die nu eenmaal verweven is met bestuurders en daarmee met bestuur. Daar kun je hoe dan ook niet omheen of je wil of niet. Helemaal dichtgetimmerd. En nu dan de uitweg.
Gemeentelijke websites en andere uitingen worden niet voor niets geschreven op B1-niveau.
https://b1teksten.nl/artikel/wat-zijn-b1-teksten
Het is duidelijk dat ambtenaren brieven in begrijpelijke taal behoren te schrijven. Brieven schrijven voor ieder opleidingsniveau is echter niet mogelijk en ondenkbaar. Het plakken van retourstickers is daarom zeker geen goede oplossing. Dat vraagt er natuurlijk om dat brieven te pas en te onpas worden teruggestuurd. Steffie kan beter eerst eens even nadenken voor dat het met slechte oplossingen komt.