Digitale overheidsinformatie blijft nog vaak buiten archieven

De archivering van digitale informatie van de overheid rammelt nog steeds, concludeert de Erfgoedinspectie in een rapport over de 'duurzame toegankelijkheid' van dergelijke gegevens.

Wat zijn archiefbescheiden?
Terwijl overheidsorganisaties in rap tempo digitaliseren, blijft veel van hun digitale informatie buiten beeld. Die gegevens zijn in de praktijk niet onderworpen aan het uitgangspunt van 'duurzame toegankelijkheid' - gegarandeerde beschikbaarheid voor zolang dat nuttig en noodzakelijk is. Een belangrijke oorzaak is volgens de Erfgoedinspectie het begrip 'archiefbescheiden' in de Archiefwet. Dat blijkt in de digitale praktijk niet goed te gebruiken.

Alleen het DMS
De zorgdragers (degenen die zich met de archivering bezighouden) laten door het ambiguë karakter van dat begrip vaak forse categorieën informatie buiten de archivering. Veel organisaties hebben een document management systeem (DMS) ingevoerd en beschouwen alleen de documenten die daarmee worden beheerd als archiefbescheiden. Ruwe data, informatie in bedrijfsapplicaties, de emailsystemen en de vele harde schijven waarover medewerkers beschikken, krijgen niet de behandeling die de meer voor de hand liggende informatie wel krijgt. Vaak is er ook sprake van hybride archivering; het ene proces digitaal en het andere proces op papier, of allebei tegelijk, waardoor verwarring kan ontstaan.

Geen strategisch onderwerp
De Erfgoedinspectie ziet in het in december verschenen rapport Beperkt houdbaar? te weinig vooruitgang sinds het vorige rapport 'Een dementerende overheid?' uit 2005. Een mogelijke oorzaak is dat archivering nog vaak is ondergebracht bij een facilitaire afdeling, terwijl informatisering en ICT inmiddels is gepromoveerd tot strategisch onderwerp dat wél centrale sturing krijgt. Er is sinds het vorige rapport ook voldoende beleid opgesteld, maar dat is veelal gericht op de beleidskernen van ministeries en veel minder op uitvoerende diensten en zbo's.

Pas dat begrip aan
De Erfgoedinspectie doet een aantal aanbevelingen, waarvan de belangrijkste is gericht aan de overheid zelf (BZK en OCW): pas in de Archiefwet het begrip 'archiefbescheiden' zodanig aan, dat er over digitale overheidsinformatie geen begripsverwarring meer is. In een reactie stelt verantwoordelijk minister Bussemaker (OCW) 'dat de bestaande definitie in de Archiefwet 1995 van archiefbescheiden als bescheiden 'ongeacht hun vorm' voldoende ruim is om daaronder ook digitale bescheiden of bestanden te verstaan.' Zij ziet liever investeringen in kennis en bedrijfscultuur als het om de digitale informatiehuishouding gaat.