Virus versnelt digitalisering overheid wereldwijd

De strijd tegen het corona-virus wordt wereldwijd gevoerd. Wereldwijd wordt intussen ook één positief effect van de crisis alom omarmd: de digitalisering van het werk.

In eigen land gaat het werk in de publieke sector redelijk gewoon, ondanks de makke dat veel ambtenaren noodgedwongen vanuit thuis hun taken moeten oppakken. Uiteraard, zo blijkt uit een enquête van Binnenlands Bestuur onder ruim 6.000 ambtenaren, blijft er werk liggen. Maar volgens pakweg de helft van de respondenten lijdt de eigen productiviteit er niet veel onder – 51 procent van de gemeenteambtenaren stelt zelfs dat die juist hoger is komen liggen.

Vooruitgang
Ook vanuit buitenlandse gemeenten klinken positieve geluiden over het noodgedwongen thuiswerken. Diverse gemeentesecretarissen getuigen daarvan op de site van de internationale vereniging van die beroepsgroep, ICMA. ‘Telewerken en hulp op afstand worden met de tijd gemakkelijker en comfortabeler. We hebben 100 jaar op zo'n uitdaging gewacht; het kan jaren van vooruitgang op de werkplek aankondigen’, zegt Barry Reed die in de Oekraïne vanuit ICMA een professionaliseringstraject voor overheidsmanagers leidt.

Kortere reactietijden
In Italië is directeur Elena Gamberini van Bassareggiana – een regio met acht gemeenten aan de oevers van de rivier de Po – al even enthousiast. Als resultaat van het noodgedwongen web-vergaderen, confereren via Skype – al dan niet met virtuele koffie – en chatten via WhatsApp zijn volgens haar de reactietijden en het oplossen van problemen aanzienlijk verbeterd. Het leidt tot andere samenwerking. ‘Op de lange termijn is slim werken een goed pad’, zegt ze. ‘COVID-19 heeft geen grenzen, maar ook professionele netwerken blijken die niet te hebben.’

Cheerleader
Het gemis van direct contact met collega’s wordt wel overal gevoeld. Als leidinggevenden voelen veel gemeentesecretarissen dat ze daarin een rol hebben. Barry Reed begint daarom elke dag met een bericht aan het team. ‘Ik heb mezelf veranderd in een cheerleader en bied zoveel aanmoediging en positiviteit als ik kan. Ik sluit de dag ook af met een positieve boodschap. Ik bel ook elke dag een paar mensen en chat gewoon met ze. Alsof je in de keuken van het kantoor staat.’

Jim Malloy, stadsmanager van Lexington in Massachusetts (VS) en ICMA-president organiseert om die reden ‘happy hour’ Zoom-vergaderingen met al het personeel van zijn gemeente. Daar wordt met name gesproken over de angst en stress die veel medewerkers doormaken. ‘Het is een grote hit en een van de beste resultaten is dat we ontdekten dat veel van onze medewerkers hun collega’s misten. We werken nu aan de beste manier om medewerkers in deze periode verbonden te houden’, aldus Malloy.