Zorgplicht thuiswerken ondergeschoven kindje

Na 2,5 jaar corona heeft 40 procent van de gemeenten nog steeds geen goed thuiswerkprotocol. Dat blijkt uit de HR benchmark onder 60 gemeenten van Hekkelman Advocaten. Veel gemeenten geven onvoldoende prioriteit aan een goed thuiswerkprotocol, terwijl dat juist veel steun geeft aan medewerkers en leidinggevenden.  

Sinds het thuiswerkadvies van de overheid, toen de coronacrisis begon, is het thuiswerken sterk toegenomen. Hekkelman verwacht dat het deels thuiswerken een blijvertje is en dat hybride werken zich de komende jaren verder gaat ontwikkelen. Medewerkers verwachten ook van werkgevers dat die het hybride werken omarmen en faciliteren.

Gemeenten hebben soms zelfs moeite om medewerkers weer terug naar kantoor te krijgen. Thuiswerken heeft dan ook voordelen: minder reistijd en een potentieel betere werk-privébalans. Maar er zijn ook risico’s, en de werkgever heeft ook op de thuiswerkplek een zorgplicht. Om het hybride werken optimaal in te voeren, zijn daarom beleid en afspraken nodig. Die leg je vast in een thuiswerkprotocol.

Intussen hebben 6 op de 10 gemeenten al een thuiswerkprotocol en is bijna driekwart tevreden over de bruikbaarheid ervan. Volgens de benchmark is twee derde van de thuiswerkprotocollen ‘klaar voor de nieuwe realiteit na corona’. 40 procent van de gemeenten heeft dus nog geen goed thuiswerkprotocol of heeft dat nog ‘in ontwikkeling’.

Marleen Koeslag, advocaat arbeidsrecht bij Hekkelman, ziet gemeenten nog ‘worstelen’ met wat neer te leggen in het protocol en wat nu wel en niet aan het papier toe te vertrouwen. ‘In de coronatijd waren werkgevers gedwongen medewerkers zoveel mogelijk thuis te laten werken. Toen ontstond discussie of het thuiswerken een recht moest worden, waar een werkgever alleen wegens zwaarwegende bedrijfsbelangen van zou kunnen afwijken. Recent was het advies van de SER om een redelijkheids- en billijkheidstoets te doen en het thuiswerken daarop toeof af te wijzen, maar eigenlijk vooral om het gesprek erover aan te gaan.’

Grove kaders

Gemeenten zijn ook bereid om dat gesprek te voeren, merkt Koeslag. ‘Neem dat mee in het protocol. Stel grove kaders over hoe om te gaan met verzoeken, maar bekijk het ook per afdeling. Het is veel maatwerk.’ Een thuiswerkprotocol met een billijkheids- en redelijkheidstoets maken voor gemeenten het gesprek mogelijk, maar ook zorgplicht en privacywetgeving spelen mee, waardoor een werkgever soms strenger moet zijn en duidelijkheid moet scheppen, weet Koeslag.

Stel grove kaders over hoe om te gaan met thuiswerkverzoeken

‘Hoe ga je met medewerkers om die thuiswerken en waar je geen vat op krijgt? Controles op medewerkers die thuiswerken hebben we maar zelden gezien, er is dus wel veel vertrouwen in de medewerkers.’ Controle is ook lastig vanwege die privacy. ‘Je kunt de controle regelen in het thuiswerkprotocol, maar vaak is er ook geen behoefte aan. In een gesprek komt het naar boven en dan blijkt ook dat er meer speelt dan dat enkel de output achterblijft. Dat is vertrouwen. Maar je moet ook overproductie blijven monitoren. Controle is dan vooral een middel om te kijken naar het welzijn van de medewerker.’

Uit de HR benchmark blijkt dat de helft van de gemeenten onvoldoende voldoet aan haar zorgplicht op thuiswerken. Deze gemeenten geven medewerkers wel een onkostenvergoeding en faciliteiten, maar controleren de thuiswerkplek zelf niet op de Arbo-normen. Zeker nu thuiswerken en hybride werken bijna de norm is geworden in gemeenteland, moeten hier stappen in worden gezet, vindt ook Koeslag.

Voor de zomer is er een wet aangenomen die het recht op thuiswerken regelt en ook in de nog af te sluiten nieuwe cao gemeenten 2023 lijken er afspraken te komen. Hekkelman adviseert om die wetgeving op te nemen in het thuiswerkprotocol en ook om gesprekken met medewerkers over thuiswerken te documenteren. Zonder dossier van de afspraken, manier van controleren en de naleving van de afspraken is het lastiger om in te grijpen.

De zorgplicht van de werkgever vereist niet alleen faciliteren, maar ook gesprekken voeren (informeren), vastleggen en wanneer het nodig is maatregelen treffen (controleren en zo nodig sanctioneren). Overigens informeert 95 procent van de gemeenten de werknemers over de inrichting van de thuiswerkplek om te borgen dat ook thuis veilig en gezond kan worden gewerkt.

Positief gestemd

Gemeenten zijn ook positief gestemd over de verzuimcijfers in relatie tot het thuiswerken: 3 op de 10 gemeenten geeft zelfs aan dat het verzuim lager is geworden, en geen enkele gemeente zegt dat het thuiswerken significant meer verzuim oplevert. Slechts 7 procent van de gemeenten meldt dat het thuiswerken beperkt meer verzuim oplevert.

Hekkelman noemt het ‘boeiend’ dat vrijwel alle gemeenten geen hoger ziekteverzuim verwachten als gevolg van het gedwongen thuiswerken tijdens corona en de huidige situatie waarin de meeste medewerkers in ieder geval deels thuiswerken. ‘Het thuiswerken biedt veel mogelijkheden voor gezondheid, maar er zijn ook valkuilen, zoals doorslaan in werk en uit balans raken. Over het algemeen biedt het thuiswerken ruimte en vrijheid, medewerkers kunnen beter inspelen op hun eigen behoeften, waardoor het verzuim vermindert. Of dat ook zo zal blijven, zal nog moeten blijken. De thuiswerksituatie tijdens corona was natuurlijk noodgedwongen.’

Mochten medewerkers toch uitvallen, dan is het maar de vraag of de gemeente als werkgever het thema re-integratie in het oog heeft. Uit de benchmark blijkt namelijk dat bij slechts 15 procent van de gemeenten re-integratie een ‘hot topic’ is. Dit is aan de lage kant, vindt Hekkelman, ‘omdat we weten dat door corona meer mensen met burn-outklachten uitvallen of zijn uitgevallen’. Ook zien de onderzoekers dat door krapte op de arbeidsmarkt een nog groter beroep op zittende medewerkers wordt gedaan.

Zorg dat HR-adviseurs op de hoogte zijn van de verschillende mogelijkheden en risico’s bij aanpassing van de overeengekomen werkzaamheden, is dan ook het devies. Koeslag vindt het lastig om een verklaring te vinden voor het lage percentage. ‘Ziekte en burn-out is een gevoelig onderwerp. Dat vergt aandacht.’ Ze wijst hierbij ook op uitval wegens problemen met de mentale gezondheid tijdens het thuiswerken. ‘Goede re-integratie voorkomt loonsancties en meer uitval.’

Loonsanctie

Met de Wet verbetering poortwachter zijn namelijk werkgever én werknemer verantwoordelijk voor de re-integratie van de werknemer. Maar het voldoen aan deze verplichtingen is voor de werkgever van belang, gelet op die eventuele loonsanctie: een verlenging van de loondoorbetalingsverplichting. Uit de benchmark blijkt dat in de afgelopen drie jaar de helft van de gemeenten een loonsanctie heeft gehad, waarbij dit verhoudingsgewijs bij grote gemeenten vaker het geval is dan bij kleinere gemeenten.

Hekkelman vindt dit ‘best veel’, maar noemt het ook lastig om tijdens de reintegratie de onderlinge verhoudingen goed te houden, terwijl conflicten en discussie vaak de aanleiding zijn voor de loonsanctie. De meest genoemde problemen waar gemeenten tegenaan lopen, zijn de samenloop van ziekte met disfunctioneren en het vinden van passende (re-integratie)werkzaamheden.

Koeslag adviseert gemeenten zich dan ook te verdiepen in het thema re-integratie. ‘Dat is een groot en breed hoofdstuk. Bekijk het en informeer bij het UWV. Hoe concreet moet je zijn op individuele cases?’ Zeker met de huidige personeelstekorten en de grotere druk op het zittende personeel kan dit een heikel onderwerp worden. Blijf vooral monitoren en ga in gesprek met medewerkers.’ Dit is nodig om als gemeentelijke werkgever de regie te houden op de re-integratie en de daarin te verrichten werkzaamheden en om stappen te kunnen zetten per het einde van de wachttijd.

Bijkomend punt is dat gemeenten, anders dan andere werkgevers, nog een derde ziektejaar kennen wanneer sprake is van 35 tot 80 procent arbeidsongeschiktheid. ‘Soms sluiten gemeenten te snel “spoor 1”, het re-integreren in de eigen functie, af. Als het UWV dan na twee jaar constateert dat daar toch nog mogelijkheden waren, wordt automatisch een derde jaar doorbetaling opgelegd.’