‘Mensen missen de ontmoeting’

Gemeentesecretaris in coronatijd

Hoe je binnen twaalf uur algemeen directeur kunt zijn van een organisatie waar twee derde van de medewerkers thuis aan het werk is. Daarover schreef de Bredase gemeente secretaris Cees Vermeer op de eerste thuiswerkdag van de coronacrisis in zijn eerste coronablog op de site van Binnenlands Bestuur. De eerste thuiswerkdag voor de rest van Nederland tenminste, want Vermeer en zijn Brabantse collega’s zaten toen al een week in die situatie. Inmiddels zijn we (ruim) 25 blogs verder.

Vermeer heeft de smaak te pakken. ‘Zo ontdek je tijdens deze crisis weer een nieuwe kant van jezelf’, stelt hij vast. Boegbeeld zijn van de organisatie was hij misschien al, maar dat werd hij de afgelopen maanden des te meer. De hoogste leidinggevende moet zijn ambtenaren helpen ‘focus te houden op de stad en wat daarvoor nodig is’. ‘Via vlogs, blogs, Teams, Zoom, ik ben constant aan het communiceren.’

Energie
Vroeger was hij op kantoor, liep hij over de gangen en stond zo in verbinding met zijn mensen. Nu is hij meer met mensen in gesprek, vindt hij, in een-op-een videocalls. ‘Er zijn meer echte verbindingen. Dat valt me op. Betere gesprekken. Je praat dieper met elkaar, over hoe om te gaan met de balans tussen werk en privé, met gezondheid. Je praat over wat er echt moet gebeuren, wat nodig is in de stad.’

Als directeur moet hij het nu meer van vertrouwen hebben. ‘Je bent minder hands-on, stelt waarom en waartoe-vragen.’ Ook spot hij leuke samenwerkingspatronen, zoals het horeca- en terrassenplan, waar de organisatie hard aan heeft gewerkt. ‘Dat hebben de mensen echt zelf georganiseerd. Die ruimte moet je bieden. Iedereen verzamelt zich, vanuit handhaving, ruimtelijke ordening, vergunningverlening; dat is nu gemakkelijk te organiseren.’ Een voordeel van de huidige organisatie, want als je dat per afspraak doet ben je gauw twee weken verder. ‘Je bent met de inhoud bezig. Dat geeft energie. En de gezamenlijke verantwoordelijkheid is groot.’

Hoe is dat in Coevorden? Beatrijs de Vries vindt haar rol niet zo heel veel anders dan anders, afgezien van de context. ‘Vanaf het begin is het een rare crisis, want je zit tegelijkertijd in de ‘warme’ fase en de nafase. Daarom kozen we ervoor zoveel mogelijk in de normale structuren te blijven werken.’ Ze merkt juist ook in deze tijd dat de contacten met maatschappelijke partners en inwoners essentieel zijn, om met elkaar te zien waar extra aandacht nodig is. En waar nodig die extra aandacht te kunnen geven. Als werkgever gaf ze na de persconferentie van premier Rutte van 12 maart de boodschap: werk zoveel mogelijk thuis. Een organisatie op zich. ‘Maar de kracht van deze gemeente is aanpakken. Dat weekend is er flink aangepakt. We hebben iedereen goed geïnformeerd over wat we van hen verwachten en ondersteunende middelen aangeboden. Ook hebben we afspraken gemaakt met mensen waar thuiswerken niet kan. Met leidinggevenden hebben we per team via appgroepen snel al het noodzakelijke geregeld.’

Voordeel daarbij was dat de gemeentelijke organisatie in Coevorden al gebruikmaakte van eigen devices, waar mensen ook thuis mee kunnen werken. ‘Dat is een geluk.’ Buitendienstmedewerkers, (jeugd-)consulenten en het klantcontactcentrum moesten natuurlijk ook op een veilige manier door. Zij kregen veel vragen binnen uit de sectoren waar de corona-maatregelen gelden. ‘Je moet extra zaken regelen, maar we kennen de sleutelpersonen in de gemeente en kunnen inschatten wat het effect is op onze samenleving en in onze publieke taak; dat is in wezen niet anders. Ik ben er erg trots op dat dat is gelukt.’

Weg gevonden
Een aantal mensen uit de organisatie werd afgevaardigd naar de veiligheidsregio. ‘Die zijn daar goed in en hebben er affiniteit mee. Ze hebben bijgesprongen in Assen, zo goed en zo kwaad als het ging. Je maakt daarin afwegingen. Gelukkig hebben we goede, korte lijnen met elkaar. Voor anderen viel het werk even stil. Beleidsmedewerkers en projectmedewerkers die veel in contact waren met inwoners, collega’s of partners moesten een andere manier vinden. Inmiddels heeft iedereen zijn weg gevonden in het gebruik van internetbellen of andere creatieve vormen om door te kunnen.’

Maar in hoeverre is hun rol nou veranderd? Vermeer ziet zijn rol als degene die medewerkers ‘zuurstof geeft’ en die goede voorbeelden uitlicht. ‘Je bent opener met mensen, geeft meer echte aandacht. Je moet meer op iedereen vertrouwen en dat vertrouwen is niet beschaamd.’ Tijdens de schoolsluiting zag hij mensen wel worstelen met de balans tussen werk en privé. ‘Veel mensen zijn hard aan vakantie toe. Je moet begrip hebben voor hun situatie en vooral kijken naar wat ze wel kunnen en daar dan afspraken over maken. Dat geldt ook bij ziek melden: wat kun je nu wel? Het ziekteverzuim loopt trouwens hard terug. Dat komt ook door het afstand houden, denk ik. Alle virussen blijven zo weg.’

‘Thuiswerkers verbonden houden met de organisatie is erg belangrijk. Daar heb ik wel op gehamerd’, zegt De Vries. ‘Blijf in contact met je team, vooral met mensen waarvan je denkt dat die het wel eens moeilijk kunnen hebben zonder collega’s om zich heen, of met het organiseren van het lesgeven aan kinderen en het eigen werk. Om wie dat gaat is niet vanuit mijn rol te overzien.’ Ze wijst op verschillen tussen teams.

‘Voor beleidsmedewerkers spelen andere vraagstukken dan voor de collega’s van belastingen. De risico’s voor mensen achter de balies zijn weer anders dan voor de collega’s uit de storingsdienst. En waar ga je als jeugdzorgconsulent naartoe en waar niet? Dit kun je alleen goed inrichten vanuit de situatie van mensen waar het over gaat. De ene collega heeft net een operatie gehad en voelt zich kwetsbaar. Je kijkt naar het werk en de persoonlijke situaties.’

Ontmoetingsplek
We komen nu in de fase van het op de lange termijn inrichten van het werk volgens de richtlijnen van het RIVM. De Vries: ‘Als het gaat om zoveel mogelijk thuiswerken, ben ik ervan overtuigd dat het ook voor beleidsklussen belangrijk is om collega’s te treffen. Sommigen zeggen: het gemeentehuis wordt de ontmoetingsplek en iedereen werkt thuis. Dat vind ik een mooie gedachte, maar ontmoetingen moeten ook toevallig zijn en niet alleen op afspraak. Je maakt verbindingen tussen taakvelden, dan komt inspiratie los: waar ben jij mee bezig? Er werken hier 300 mensen, allemaal op een verschillend stukje, maar allemaal voor Coevorden. Verbindingen daartussen zijn belangrijk. Wat zijn de gevolgen van de crisis voor het verder denken over de toekomst en de rol die we als gemeente spelen?’

‘Mensen missen de ontmoeting, het gesprek met de benen op tafel’, merkt ook Vermeer. ‘Er zijn wel teams die afspreken om te picknicken of in de tuin gaan zitten met een glas wijn. Of elkaar op afstand treffen. Laatst hadden we onze eerste fysieke vergadering met de afdelingshoofden in drie maanden. Het voelde als jonge koeien in de wei. Je mist dat je elkaar in de ogen kunt kijken en grapjes kunt maken.’ Hij is trots op wat zijn organisatie al improviserend tot stand bracht en roemt het organisatievermogen en de verantwoordelijkheid van zijn mensen. ‘De passie voor de stad. Een goede mix van startende en ervaren mensen. De leidinggevenden met ervaring kunnen beginnende leidinggevenden goed begeleiden. De leidinggevenden hebben ook veel contact met elkaar. Voorheen was bij zo’n overleg soms de helft aanwezig, nu is het bijna 100 procent. Dat is een voordeel.’ Iedereen wordt regelmatig even gebeld, vertelt Vermeer.

‘Sommige mensen bloeien op, anderen hebben het moeilijk. In de privé-situatie, een scheiding, met kinderen. Ik zei meteen: werk thuis, tenzij het niet anders kan. Sommigen gaan dan toch naar kantoor. Die gedijen daar beter.’ De impact van ict moet zeker niet onderschat worden. ‘Ict vormt het zenuwstelsel van de organisatie.’ Vermeer laat mensen zelf de keuze maken of ze weer naar kantoor komen. ‘We kunnen 40 procent van de werkplekken gebruiken en zitten nu onder die norm. De direct leidinggevende maakt de afweging.’ Hij vindt het raar om draaiboeken te gaan opstellen. Het oude kantoorleven komt niet meer terug, denkt hij. ‘Als het te druk is thuis, kun je werken vanuit een hippe koffietent of een bank in het park. Het gemeentehuis is de plek van ontmoeting. Als je binnen twaalf uur thuis kunt werken, kun je ook zelf de keuze terug maken. Je hoeft dat niet op concernniveau te sturen. Mensen hebben de afgelopen maanden laten zien hoeveel verantwoordelijkheid zij zelf kunnen dragen.’

Eigenaarschap
‘We kunnen niet als organisatie bepalen hoe mensen het thuiswerken of weer naar kantoor komen ervaren’, vindt ook De Vries. ‘Leidinggevenden houden een vinger aan de pols.’ Bij beeldvergaderen is de neiging heel snel naar de agenda te gaan. De Vries moet zelf ook opletten wel te blijven vragen: hoe is het? ‘Je kunt even delen dat je er allemaal van baalt.’ Een teamleider stuurt eens een kaartje of organiseert iets gemeenschappelijks. Collega’s bellen elkaar. ‘Werk is meer dan werk. En thuiswerken is heerlijk als je even door wilt, maar nu zit je noodgedwongen thuis. Dat is een groot verschil.’ Wat De Vries interessant vindt, is dat collega’s makkelijker zelf knopen lijken door te hakken.

‘We zetten al een tijd in op het nemen van eigenaarschap door onze mensen: maak je keuzes maar, haal op bij de relevante partijen, leg je overwegingen uit en dan is het aan jou. Soms zijn mensen nog onzeker en willen ze (veel) overleggen, maar nu gaat dat moeilijker. Ze moeten meer zelf beslissingen nemen. Het is mooi om te zien dat de situatie mensen nu dwingt dat op te pakken. Dat willen we graag behouden.’