Leren en verbeteren móét met hart en ziel

Dat leren en verbeteren – en dus veranderen – geen sinecure is, dat weten we inmiddels wel. Alleen al omdat we vaak genoeg meemaken hoe organisatie-ontwikkelplannen stranden op het gedrag van medewerkers en hun bazen. Mensen laten zich nu eenmaal niet zo maar veranderen alleen omdat de organisatie dat ineens zo nodig vindt.

Sterker nog; ons aller oer-menselijke systeem is er in eerste instantie op gericht om de status quo in stand te houden. Dat geeft ons veiligheid, rust en overzicht. Alles anders dan deze status, vreet van onze energie en laat het angstcentrum in onze hersenen oplichten. Tja, dan moet er wel heel wat gebeuren om de oermens in ons te laten bewegen!

Toch zijn er veel organisaties die vol trots vertellen hoe lean zij de afgelopen jaren zijn geworden. En hoe zij inmiddels – na het voeren van allerhande klantreizen – aan het omslaan zijn naar agile werken. Ook in overheidsland nemen stand up meetings onder leiding van leancoaches en scrummasters het over van de oude vertrouwde vergader- en bilacultuur die in onze wereld zo welig tierde. Deze discrepantie tussen ‘verandermoeite’ en het gemak waarmee organisaties zeggen over te schakelen naar volstrekt andere werkprincipes, besprak ik met Mascha van de Kuit. Een bevlogen programmamanager Continu Leren en Verbeteren, topper in allerlei vormen van methodisch werken en voorheen mijn collega bij de Gemeente Amsterdam.

Wat zij in haar werkpraktijk ziet is dat – juist bij het werken volgens methodes als lean en agile – organisaties zich kunnen verliezen in de rituele kant ervan. De standup meetings, het werken in tribes en het spreken in termen van waardetoevoeging… deze woorden en rituelen vormen slechts de buitenkant van wat er écht moet gebeuren. En toch worden ze al snel gezien als ‘the real thing’. Kijk ons eens goed agile bezig zijn! Maar volgens Van de Kuit is de enige beweging die je écht moet willen maken een veel diepere. Namelijk die van oprecht, intrinsiek en continu willen leren en verbeteren. Voor veel mensen dus dat angstaanjagende gebied van onzekerheid en ruis, waar het ook weleens pijn kan doen. Om daar te komen is er veel meer nodig dan alleen de uiterlijkheden.

Te beginnen met een goed te begrijpen doel waarom de organisatie de boel zo helemaal op z’n kop wil zetten. Medewerkers kunnen hier vaak prima in mee, als het ze maar goed wordt uitgelegd. Van de Kuit spreekt momenteel veel collega’s die ervoor zorgen dat allerlei uitkeringen correct en op tijd worden uitbetaald. Ze vertelt hoe deze medewerkers zó de vinger kunnen leggen op knelpunten in hun dagelijkse werkprocessen. Daar hebben ze namelijk ook elke dag opnieuw veel ongemak van. Wil een organisatie haar mensen echt continu laten leren en verbeteren, dan móét er een link worden gelegd met deze dagelijkse werkpraktijk. En het doel is dan – steeds opnieuw – om die praktijk beter en nog beter en vervolgens nóg beter te krijgen.

Alleen op zo’n manier krijg je mensen mee in dat oh zo spannende gebied van het leren. Maar als ze daar dan eenmaal zijn dan heb je ze, in 99% van de gevallen, ook met hun hele hart en ziel. Want wie wil er nu niet meewerken aan het gemakkelijker en zelfs leuker maken van het eigen werk? Van de Kuit weet het antwoord wel. Ik inmiddels ook.

Melissa Schouman (programmamanager leren & ontwikkelen bij de Amsterdamse School)
Meer columns van Melissa Schouman vindt u hier.