Dilemma's om 'de energie erin te houden'

Digitaal werken in teams is voor decentrale ambtenaren zeer belangrijk, maar verloopt vaak niet soepel. De organisatie ‘verzakelijkt’ maar verliest ‘levendigheid’. Een probleem dat ook na corona zal spelen, aangezien digitaal werken niet meer weg te denken is. De Datawerkplaats van de Universiteit Utrecht ontwikkelde een instrument dat samenwerking in digitale of hybride teams ondersteunt. 

Tijdens het digitaal werken in teams is het lastig om de energie erin te houden, creatieve ideeën te ontwikkelen en iedereen goed te betrekken. Met het nieuwe instrument ‘Zinvol digitaal (en hybride) samenwerken’, dat de Universiteit Utrecht samen met de provincie Zuid-Holland heeft ontwikkeld, kunnen gemeente- en provincieambtenaren dat aan de hand van drie waarden en zes dilemma’s verbeteren, vertelt Albert Meijer, hoogleraar publiek management aan de Universiteit Utrecht.

Waarom is het instrument ‘Zinvol digitaal (en hybride) samenwerken’ ontwikkeld en wat was de rol van de provincie Zuid-Holland hierbij?
‘Student Wouter Nieuwenhuijzen deed onderzoek namens de Datawerkplaats, in een samenwerking tussen de UU en drie gemeenten, Almere, Gouda, Woerden, en de provincie Zuid-Holland. Bij de laatste zou hij de digitale transformatie onderzoeken door mee te lopen, interviews, vergaderen, etc. Maar toen gooide corona de organisatie op zijn kop. Voor ons een kans om uniek onderzoek te doen: hoe past een organisatie zich hieraan aan? Hoe kun je toch werken zonder fysiek bijeen te komen? Wat bleek: men was positief over het vermogen om digitaal samen te werken, het lukte goed om de taken te realiseren, de provincie kon grotendeels doordraaien, Maar mensen misten verbondenheid en contact met de organisatie en misten het vermogen om met elkaar geïnspireerd te raken, verder te komen, nieuwe ideeën te ontwikkelen. Dit was etnografisch veldwerk. Daaruit is een instrument ontwikkeld voor ambtenarenteams met een manier om inspiratie en creativiteit te vergroten. In de tweede fase van het onderzoek heeft student Fleur Stalenhoef in de provincie Zuid-Holland en ook in de gemeenten Almere en Gouda getest hoe het instrument het beste is toe te passen.’

Wat kwam er uit die testen?
‘Er kwamen verschillende patronen uit. In het eerste patroon werkte het instrument prima: aan het eind maakte men afspraken over betere manieren om intensiever en creatiever samen te werken. In het tweede patroon bleek het lastig om afspraken te maken, maar er was waardering voor het inzicht in elkaar, er waren verschillende percepties van wat mensen wel of niet goed vinden werken. Het begrip en de gevoeligheid werden versterkt. Bij een klein aantal teams vond vooral de teamleider het instrument nuttig. Daar kwam weinig uit. De houding was: het moet, laten we het maar doorlopen. Uit het gezamenlijk bespreken van de tekortkomingen, bleek daarna geen positieve omgang. Je moet het wel doen met een team dat hier zelf gemotiveerd voor is. Natuurlijk kan enthousiasme worden overgebracht, maar die interventie alleen is niet genoeg. We merkten ook dat online weinig tijd biedt voor reflectie. De mensen waren blij dat we met de dilemma’s punten agenderen die zij belangrijk vinden. Zelf hadden ze geen manier gevonden om dat te agenderen. Er is normaal weinig ruimte voor. Over het algemeen vonden ze het instrument bijdragen aan de tevredenheid over de wijze van samenwerking. Neem op maandagochtend dus even tijd om te praten over het weekend, voordat je de vergadering begint. Of houd een vergadering met één agendapunt: hoe kunnen we het werk beter doen? Die afspraken kun je pas maken door die onderwerpen aan de orde te stellen.’

Effectief, inclusief en creatief werken zijn de drie waarden die we moeten onthouden bij digitaal samenwerken, lees ik. Waarom die waarden?
‘Die kwamen naar boven in het etnografisch onderzoek. Wat werkt en wat ontbreekt? Het ging om drie groepen patronen: taakuitvoering, binding van het team (betrokkenheid, sociale interactie) en innovatie: creativiteit.’

Die waarden conflicteren ook. Hoe ga je daar als team of individu mee om?
‘Er is altijd sprake van conflicterende waarden. Je kunt er wel of niet voor kiezen om die expliciet te bespreken. Je kunt niet elke vergadering een half uur praten over hoe het gaat, dat kost teveel tijd, maar je hoeft ook niet meteen te beginnen met de agenda. Het doel van de dilemma’s is het gesprek aan te gaan over het spanningsveld tussen die waarden en de juiste keuze daarin maken. Het gaat om evenwicht. De dilemma’s zijn er om dat beter te maken. Als je die niet adresseert, dan blijven ze impliciet. De balans was teveel doorgeslagen naar effectiviteit. Andere waarden zijn kwetsbaarder. De organisatie is er natuurlijk voor formele taakuitvoering. Je wordt dan anders aangesproken, het gaat om verantwoording. Dat is het geraamte van de organisatie. Maar als er geen aandacht is voor zachte waarden, dan heb je enkel het geraamte. Het instrument zorgt voor meer vlees op de botten.’

Laten we een paar dilemma’s langslopen: Hoe kan ik spontaniteit in mijn werk houden zonder alles teveel geforceerd te structureren? Kun je daar zelf een antwoord op formuleren?
‘Voor mijzelf was die relevant en uitdagend. Ik houd van structuur en heb de neiging die op te leggen. Door onderzoek en ervaring heb ik mij gerealiseerd: dat is niet alles. Als je in een gebouw werkt, dan gebeurt het informele spontaan: bij de koffieautomaat, even ergens binnenlopen. Sinds we digitaal (thuis)werken ben ik veel bewuster met individuele mensen gaan bellen of gaan wandelen: hoe gaat het, hoe wil je verder komen? Daarnaast ben ik meer gaan vergaderen zonder agenda, dus zonder structuur, maar met de vraag: wat gaan we het komende jaar verbeteren voor ons werk? In een meer creatieve digitale omgeving, zoals bij Jamboard, gebeurt er iets heel anders dan in een formele vergadering. Een derde punt is dat je in een vergadering een beetje andersoortige agendapunten kunt plaatsen, zoals: welke film heeft jou geïnspireerd? Een andere vraag die wel ideeën kan opleveren. Daar kun je spontaniteit mee organiseren.’

Een ander dilemma: hoe zorgen we ervoor dat het werk niet alleen door, maar ook vooruit gaat? Kun je daar een voorbeeld van geven?
‘In het verzorgen van vakken voor opleidingen, gebruiken mensen vaak het onderwijsprogramma van het vorige jaar voor het volgende jaar. Als je op afstand werkt, dan is dat nog logischer om te doen. Er is geen creatieve input. Neem dan eens de ruimte om een specifiek vraagstuk te verbeteren. We hadden een probleem: de excursie naar het buitenland kon niet doorgaan. Dan doen we het niet, was de eerste gedachte. Maar toen zeiden we: laten we het eerst breder bespreken. Daaruit kwam een interessante oplossing: een virtuele expeditie. Die ruimte nemen was nodig voor een oplossing.’

Laatste dilemma: hoe zorg ik ervoor dat (deels) digitaal werken voor mij een kans wordt zonder de negatieve aspecten te negeren? Kun je daar een voorbeeld van geven?
‘De neiging bestaat om alleen de beperkingen van digitaal werken te zien of een hoorcollege geven, maar dan online, zonder aanpassingen. En dat terwijl er veel nieuwe mogelijkheden zijn: in een grote vergadering is het best ingewikkeld om even in subgroepen te werken en dan weer terug te komen. Je moet naar een apart zaaltje, men gaat koffie halen, naar de wc, kennismaken, etc. Online ben je met één klik in groepjes van vijf, die kunnen samen nadenken en dan kun je ze weer terugbrengen. Je haalt zo de ruis eruit. Offline is dat moeilijk te doen.’

In hoeverre gaat digitaal of hybride werken meer deel uitmaken van het werk na de coronatijd?
‘In de Datawerkplaats krijgen we van organisaties terug dat ze niet meer terug willen naar de oude situatie van vijf dagen van 9 tot 5. Digitaal werken is here to stay horen we van de provincie Zuid-Holland. Er zijn minder files, minder milieubelasting. Het zal een blijvende verandering zijn. Online vergaderen zal normaler worden, fysieke momenten zullen anders worden ingevuld. De vraag die op tafel ligt is: wat wordt de balans tussen productief en creatief? Op de lange termijn zal gebrek aan creativiteit leiden tot afnemende motivatie van mensen. Een organisatie moet zich vernieuwen, zeker als er wicked problems spelen. Je moet dan out of the box denken. Dat is bij de focus op efficiënt vergaderen niet zo en dan ondermijnt dat organisatie.’

Hoe wordt dit instrument verder uitgerold?
‘Het is algemeen toegankelijk voor iedereen en dus ook voor alle overheidsorganisaties. We voegen nog een handleiding toe om een teamsessie te begeleiden. Dat is best ingewikkeld als een team dat zelf moet doen. Het is beter om er iemand bij te halen, ook om afspraken te maken, vreemde ogen hebben effect. Met de online handleiding kan een trainer, een hr- of communicatiemedewerker of zelfs de gemeente- of provinciesecretaris, binnen de gemeente of provincie optreden om te helpen. Ervaringen binnen een team kunnen inzichten opleveren voor de hele organisatie.’