Coronablog Breda: Terug naar kantoor?

Toen ik een collega vroeg om het opstarten van ons stadskantoor voor te bereiden, kreeg ik als antwoord: ‘Waarom zou je dat willen?’. Waarom zou je als leidinggevende willen dat mensen weer naar kantoor komen? En waarom zou je dat als werknemer willen?

De verschillende onderdelen van de gemeentelijke organisatie zijn vanuit een diaspora, verspreid over de stad, in 1993 bijeengevoegd in één stadskantoor. Het was het jaar waarin de pc’s op MS-DOS draaiden, Netscape verscheen als eerste commerciële webbrowser, communicatie nog grotendeels op papier plaatsvond en de eerste webcam ergens in de USA zwart-wit beelden toonde van een koffiezetapparaat. Enzo Knol en mijn oudste dochter werden geboren. En Kurt Cobain ging dood. En ondertussen trokken recht tegenover de Koepelgevangenis de Bredase ambtenaren in hun moderne nieuwe ‘cellenkantoor’.

Waarvoor kwamen inwoners de afgelopen weken naar ons stadskantoor? De meeste bezoekers moesten bij burgerzaken zijn voor paspoort, ID-kaart, rijbewijs of aangifte burgerlijke stand. Interessant overigens dat we voor sommige zaken net als in 1993 nog steeds fysieke identificatie nodig hebben. Ook het sociaal domein had bezoekers die niet per email, telefoon, Skype of huisbezoek geholpen konden worden.

In en rond onze centrale hal werkten de collega’s die onze bezoekers aan het helpen waren. Buiten deze front office waren de gangen uitgestorven. Zelf ben ik een paar keer langs geweest om de collega’s een hart onder de riem te steken die niet thuis konden werken. Ik sprak collega’s die op kantoor waren vanwege de drukte thuis, vanwege relatiecrisis, vanwege behoefte aan structuur en het ritme tussen werken en vrije tijd. Ook liep ik een hovenier tegen het lijf die vol toewijding de planten in de verlaten kantoortuinen aan het verzorgen was.

Voor sommige leidinggevenden was het best omschakelen van sturen op wat je ziet dat mensen doen, naar sturen op prestaties en het geven van begeleiding via Teams, telefoon, WhatsApp of email. En voor sommige medewerkers was het wennen om niet even bij een leidinggevende langs te kunnen lopen maar om zelf contact op te moeten nemen.

Wat hebben we de afgelopen weken gemist? Het meest hoor ik dat we de spontane ontmoetingen hebben gemist. De gesprekken die leiden tot nieuwe inzichten. Het even met elkaar brainstormen. De gezelligheid en het menselijk contact.

We gaan ons stadskantoor dus nog maar niet afbreken. Het gaat wel een andere plek worden dan het is geweest. We werken thuis als dat kan en zijn op kantoor als dat moet of als we dat willen. Om 1,5 meter afstand te kunnen houden zijn aanpassingen nodig. Eénrichtingsverkeer op gangen, bureaus en stoelen verder uit elkaar, meer vergaderzalen met teleconferencing faciliteiten, en wellicht timeslots voor teams die gezamenlijk een kantoordag willen hebben. De Koepelgevangenis van Breda wacht op herontwikkeling. De cellen in het stadskantoor zijn inmiddels ook verdwenen.